Gestion électronique des documents

Entreprise         Le 8/02/2017

Emetteur                Destinataire

Assistante                Manager

Note de synthèse

Objet : La gestion électronique des documents

Qu’est ce que la GED ?

De part votre demande, il a été constitué un dossier portant sur la gestion électronique des documents. Des recherches ont été effectuées dans le but de présenter ce qu’est la GED, ses fonctionnalités, les enjeux, limites, et solutions.

1. Définition

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble de moyens informatiques ayant pour fonction d'organiser et de gérer les informations et les documents électroniques d'une entité afin d'en faciliter la recherche, la consultation, la circulation et le stockage. Il existe différents niveaux de gestion électronique des documents :

• La GED administrative : Vise à numériser des documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis…) pour les classer et les stocker sur un support numérique. Ces fichiers pourront être diffusés grâce à l’intranet de l'entreprise.

• La GED bureautique : Permet l'échanger de document dans leur format d'origine (notamment à partir des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire modifiables, par tout le personnel par n'importe quel poste de travail.

• La GED documentaire : Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son…) selon des critères définis par et pour l'entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritères, index, thèmes…). Elle permet l'accès efficace à l'information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires…).

1. Fonctionnalités du logiciel

La gestion électronique des documents intègre différentes fonctionnalités. Premièrement, l’acquisition concerne aussi bien les documents existants que produits, aussi bien les documents papier (via numérisation) qu'électroniques. Ensuite, le classement se déroule lorsque qu’un document entre dans le système de gestion, il peut ainsi être retrouvé plus facilement. Ce document est donc indexé selon ses métadonnées (type de fichier, date d’ajout, responsable de l’ajout) et de son contenu (recherche en texte intégral).

Concernant  le stockage, il est impératif de garantir l'intégrité, la sécurité et la sauvegarde des documents du système de GED. Il faut donc s'intéresser au stockage initial des documents et à leurs sauvegardes.

De plus, les documents ont souvent vocation à être diffusés, sous forme électronique ou après impression. Il faut dans certains cas les transformer et les faire valider avant cette diffusion.

En somme, certains documents doivent légalement être conservés mais n'ont plus de pertinence pour les opérations courantes. Ils deviennent alors des candidats à l'archivage, ce qui peut avoir des conséquences sur leur accès et leur indexation.

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