Rapport sur les dysfonctionnements liés à la gestion des documents.

Camille GALIOT

Assistante Manager

Louis VANVOORDE

Manager

Lille, le 5 octobre 2017

PJ : QQOQCP, diagramme d’Hishikawa, Tableau calcul de coût

Rapport sur les dysfonctionnements liés à la gestion des documents.

Le programme PERFORGA subit un problème de gestion des documents concernant ces projets. Les acteurs du projet et les salariés de la CIMN en subissent les conséquences, se répercutant sur leurs efficacités mais également sur les ressources financières de l’entreprise. Chargée de cerner le ou les problèmes majeurs auquel le plan d’action devra répondre, j’ai recueilli les témoignages des chefs de projets ainsi que des données statistiques sur la gestion des documents afin de connaître les causes du problème et de vous proposer des solutions.

I- Les dysfonctionnements de la gestion des documents.

A) Recensement des témoignages.

Afin de trouver les problèmes rencontrés dans la gestion des documents, j’ai recueilli les témoignages des chefs de projets.

Les éléments qui sont ressortis sont :

- Les documents sont non conformes, et non sécurisés ;

- Les plateformes sont mal organisés ;

- Les mails ne sont pas conformes ;

- Les documents sont en double exemplaires ;

- Les documents n’ont pas de destinataire ;

- La recherche des documents prennent trop de temps ;

- Les sites sont mal organisés et trop éloignés, entrainant une mauvaise coordination ;

- Les documents sont mal organisés ;

- Il n’existe aucune procédure de suivi ;

- Les procédures existantes sont trop compliquées, à la fois dans le contenu et par leurs nombres.

J’ai également calculé les coûts sur l’année 2008 et 2009, que ce dysfonctionnement occasionné, soit 32 360€ en 2008 et 40 600€ en 2009

B) Les causes possibles du dysfonctionnement.

Grâce au diagramme d’Ishikawa et au tableau de calcul de coût, que vous trouverez en pièces jointes, nous pouvons constater que l’espace collaboratif n’est pas exploité correctement, ce qui entraine une perte d’efficacité et de temps.

De plus, les employés travaillant sur les projets manquent de rigueur et de compétences, car ils ne prennent pas la peine de ranger correctement les dossiers et ne tiennent pas compte des procédures.

Ce dysfonctionnement représente un coût onéreux que nous ne pouvons continuer d’assurer.

II- Proposition

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