Gestion des documents RH

Rapport d’activité 4 : Gestion des documents RH

Présentation entreprise

Actuellement apprentie au sein d’une administration publique, le Centre Ministériel de Gestion de Saint-Germain-en-Laye (CMG-SGL), qui est un service déconcentré du Ministère des Armées, en charge de la gestion de plus de 11 000 agents civils, et localisé sur un site militaire dépendant du Centre Ministériel de Gestion de Saint-Germain-en-Laye. Le Ministère des Armées étant une administration de l’état français relevant du droit public, recrute uniquement des fonctionnaires ou des agents sur contrat de droit public.

Dans le cadre de mon alternance je suis rattaché au sein de la division gestion administrative et paie et nous avons pour mission de :

- Assurer la gestion administrative et la production des actes de gestion individuelle, prévus par la délégation de gestion ministérielle des pouvoirs en matière d'administration et de gestion du personnel civil du Ministère de la défense ;

- Assurer la pré-liquidation des rémunérations et charges sociales des formations et établissements relevant de la compétence du centre ministériel de gestion ;

- Assurer la mise à jour physique des dossiers et du système des ressources humaines civiles pour les agents relevant du périmètre du centre ministériel de gestion ;

Aujourd’hui dans la fonction publique et notamment au sein du Ministère des Armées nous avons l’obligation de constituer un dossier administratif pour l’agent dès l’embauche de l’agent. Le dossier est en format papier et il va suivre l’agent jusqu’à la fin de sa carrière.

Dans ce présent rapport je vous présenterai le parcours d’intégration d’un collaborateur, nous nous concentrons sur les 3 principaux documents RH que j’utilise quotidiennement. Il s’agira tout d’abord d’un arrêté, puis le dossier administratif et pour finir la fiche de paie.

Etape n°1 : l’arrêté de nomination

« L’arrêté est un acte contractuel »

C’est un acte de décision et d’information, il s’avère fondamental dans la gestion des ressources humaines au sein de la fonction publique. Ils ont pour but d’améliorer les droits d’agents et peuvent être utilisés pour faire valoir ses droits en cas de litige.

Suite à la réussite d’un concours de la fonction publique, l’agent se voit affecté dans un établissement et nous démarrons le processus de recrutement et d’intégration.

Je dois premièrement rédiger un arrêté individuel portant nomination sur un grade, un échelon, et un indice. Cet arrêté attestera que le collaborateur est recruté sur tel poste, à partir d’une période, tout en spécifiant son statut.

Afin de rédiger l’arrêté je dois me rendre sur le Système d’information des Ressources Humaines utilisé par le ministère des armées. Dans l’application je sélectionne le candidat qui aura été préalablement enregistré par le service recrutement. Je sélectionne « l’arrêté de nomination » dans le logiciel et je saisie les informations correspondant à l’agent.

Voici ci-dessous une représentation d’un arrêté.

Etape 2 : Le dossier administratif

Qu’est-ce que le dossier administratif dans la fonction publique ?

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées [de façon indélébile] et classées sans discontinuité » (article 18 de la loi n° 83-634 du 13.07.1983). Il est par ailleurs « unique », selon l’article 1 du décret n° 2011-675 du 15.06.2011. « Le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique, soit à partir de documents établis sur support papier et numérisés, soit à partir de documents produits directement sous forme électronique » Les opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques n’y sont pas mentionnées, ainsi que les actions de grève ou de mouvement social.

Selon (article 2 du décret n° 2011-675 du 15.06.2011)

La constitution du dossier.

Le dossier administratif est réalisé lors de l’affectation de l’agent au sein de la Fonction Publique, il suivra le collaborateur tout au long de sa carrière.

Suite à l’embauche de l’agent, nous créons le dossier administratif de l’agent. Pour cela, je récupère les dossiers papiers au bureaux courrier, puis j’écris sur la page de garde le nom, les prénoms, le corps, le grade et l’établissement d’affectation de l’agent.

Chaque agent en fonction de son secteur se voit attribué une RH de proximité, cette personne sera chargé de faire le lien entre les gestionnaires de paie et l’agent.

                                        Pieces justificatives[pic 1]

Une fois toutes les pièces justificatifs en ma possession je me charge de créer le dossier qui est composé en deux parties :

Le dossier personnel : Il reprend tous les éléments concernant son identité : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de sécurité sociales et si besoin un extrait de casier judiciaire.

Lors de l’arrivée de l’agent, je dois m’assurer que son dossier comprend, une copie de sa carte d’identité, une attestation de sécurité sociale, son livret de famille, son arrêté d’affectation ou intégration, son RIB (en cas de paiement par virement) et son abonnement aux transports publics.

Une fois que j’ai effectué la vérification des éléments obligatoires pour la prise en charge, je dois saisir dans le SIRH toutes les informations.

Dans la deuxième parties du dossiers personnels nous retrouvons des informations complémentaires sur l’agent.

• Une copie de ses diplômes et des formations suivies tout au long de sa carrière
• Les récompenses et nominations
• La fiche de poste

Par la suite, le dossier sera complété et enrichit de tous les éléments concernant l’exécution du contrat de travail, c’est-à-dire :

• Les demandes de congés (congés payé, disponibilité…)
• Les absences (congés maladies, congés maternités…)
• Les accidents de travail
• Les sanctions… 

Pour finir, le dossier personnel comprend également les composantes liées au départ du collaborateur.

• La lettre de démission
• Le CCP (certificat de cession de paiement)
• L’attestation Pole emploi

Le dossier paie : il reprend toutes les éléments liées à la paie de l’agent : la salaire net, les primes, le transports, les absences, les congés…Il est principalement composé des fiches de paies, et de chaque élément qui aurait contribué à la variation de la paie sur le mois.

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