Rapport sur le disfonctionnement de gestion des documents du service qualité

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De Marion Lebrun

Assistante Qualité Junior

        A Laurence Méron

        Directrice Qualité

        Tours,

        Le 29 Novembre 2018

RAPPORT SUR LES DYSFONCTIONNEMENTS DE GESTION DES DOCUMENTS DU SERVICE QUALITE

PJ : Diagramme d’Ishikawa

Madame,

Du Lundi 10 Décembre au Jeudi 13 Décembre 2018, nous allons mettre en avant les principaux dysfonctionnements afin de trouver des solutions pour améliorer le processus de stockage, de consultation, de création et de modification de la documentation.

Je vous remets mon rapport qui montre les problèmes dans le service Qualité ainsi que les solutions envisageables.

1. Problèmes

Lors du dernier audit, la gestion des documents avait fait l’objet d’une remarque par l’auditeur. C’est pourquoi le groupe « Gestion documentaire » a recueilli quelques éléments d’analyse concernant les dysfonctionnements.

Vous trouvez ci-joint un diagramme d’Ishikawa. C’est un outil qui permet de représenter de façon structurée les causes d’un problème afin de les analyser.

Ce schéma met en avant plusieurs problèmes :

• Plusieurs documents sont en plusieurs versions
• La base de données n’est jamais modifiée
• Il n’y a pas assez de communication

Les solutions pour remédier à ces problèmes devront aussi prendre en compte le critère de l’environnement puisque l’entreprise souhaite s’engager dans le développement durable. Il faudra donc modifier le fonctionnement du système actuel.

1. Solutions

Il faudrait tout d’abord promouvoir la diffusion électronique afin d’effacer le format papier et donc les déchets. La numérisation des documents en format PDF doit donc être privilégiée.

Pour la circulation l’information, il faudrait mettre en place des réunions pour exposer les évolutions des documents.

Pour que les actualisations soient plus rigoureuses, il est préférable de limiter l’accès à un certain nombre d’utilisateurs pour éviter d’avoir plusieurs versions d’un même document et instaurer une base de données donnant différents droits (complet ou non) sur les modifications.

On peut aussi mettre en place une actualisation automatique des documents comme google docs (modification, ajout ou suppression d’un document).

Il est nécessaire de soulever les dysfonctionnements majeurs du service Qualité lors de l’audit afin de prendre en compte les solutions les plus adaptées.

Je reste à votre disposition pour tous compléments d’informations.

                                                                                                       Marion Lebrun

        Assistante junior qualité