Outils de gestion de documents

 3ème étape de la GED

Le stockage des documents : Le stockage, ou archivage des documents, permet d’assurer la conservation des documents dans le temps. Mettre en place une solution de stockage adaptée à ses besoins est essentiel pour le bon fonctionnement des outils de gestion de documents. L’organisation du stockage et la durée de conservation doivent aussi être considérées.

 4ème étape de la GED

La diffusion des documents : diffusion peut se faire par le biais de l’internet ou de l’intranet de l’entreprise.

 1ère étape de la GED

L’acquisition des documents : il s’agit de documents papier, qui devront être numérisés par le biais de scanners, mais aussi de documents électroniques déjà existants ( fichiers, PDF) De plus, l’acquisition pourra intégrer la production de nouveaux documents électroniques, ou l’échange de documents électroniques entre deux organismes partenaires, par le moyen d’une interconnexion de leurs systèmes d’information.

 2ème étape de la GED

Le classement des documents : il s’agit de décrire le document et son contenu, afin de faciliter son utilisation. Pour cela, on pourra procéder en utilisant soit une indexation par type (avec la description formelle du document concerné, son auteur, son titre, sa date…), soit une indexation par concepts ou mots-clés. Dans ce cas, l’auteur du document peut lister les termes les plus fréquents, ou sélectionner les mots-clés en lien avec le document dans un thésaurus : cette solution permet d’harmoniser les pratiques.

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