Lancement du projet de gestion électronique des documents (GED) à la caisse marocaine des retraites

LETTRE CMR N° 104 – NOVEMBRE 2010

LANCEMENT DU PROJET DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

(GED) A LA CAISSE MAROCAINE DES RETRAITES.

Le projet de mise en place d'un système de gestion électronique des documents (GED) a été

préconisé au niveau de l'étude de définition du nouveau schéma directeur du système

d'information (SDSI) de la Caisse et au niveau des recommandations émanant de l'étude portant

sur la réorganisation de ses archives.

Ainsi, le projet « GED » a été lancé au mois d’octobre 2010 avec la participation de l’ensemble

des structures de la Caisse. Pour rappel, les projets « GED » ne sont pas uniquement techniques,

mais également organisationnels et fonctionnels. A ce titre, l’implication de toutes les entités de la

Caisse est requise pour assurer la réussite du projet aux côtés d’un cabinet externe spécialisé qui

accompagne la CMR dans la mise en oeuvre de ce projet structurant nécessitant une période de 6

mois.

La GED présente plusieurs avantages pour la CMR tels que la sauvegarde, l’organisation et la

conservation de son patrimoine avec une réelle maîtrise de l’information à tous les niveaux :

stockage, recherche, mise à jour, consultation et diffusion.

L’objectif visé à travers la mise en place d’une solution d’archivage électronique et physique

est l’optimisation des process à tous les niveaux pour une meilleure qualité de service via

l’exploitation efficiente du fond documentaire.

La Caisse disposera-t-elle ainsi d’une approche de gestion documentaire économique en

termes de coût, de temps et de ressources via une exploitation automatique des données sur

supports papiers : prise en charge électronique des pièces de contrôle pour le maintien du droit à

la retraite, des dossiers de retraite…

Il importe de souligner que la GED trouve sa légitimité dans l’importance de la volumétrie des

documents à gérer avec une nécessité de les repérer au niveau des process de traitement physique

ou dématérialisé. A cet effet, une solution permettra d’établir le lien entre l’information

documentaire électronique et le fond documentaire physique.

L’accès à la GED se fera via un intranet documentaire avec des habilitations qui permettront

de faire circuler l’information selon un circuit hiérarchique (gestion des droits d’accès) et avec une

traçabilité.

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