La gestion des documents

• Introduction

La gestion des documents dans les entreprise se faisait auparavant sur un support papier ce qui n’étais pas toujours le plus efficace et fiable.

Il a donc fallût trouver une solution pour simplifier cette tâche aux entreprises et leur permettre une meilleure gestion de leurs documents.

La GED a donc était mise en place, sont objectif principal est de simplifier la gestion des documents dans une entreprise.

I) Qu’est-ce que la GED?

La gestion électronique des documents (GED) peut également s’appeler la gestion électronique d’informations et de documents pour l’entreprise (GEIDE). Elle consiste à organiser et à gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Elle peut être matérialisée par des documents « papier » ou se faire de manière dématérialisée à l’aide d’un système de gestion électronique.

Elle se compose d’un système d’acquisition de classement de stockage et de diffusion de documents

La GED a 8 objectifs :

- Réduire le volume de transaction et d’encombrement des documents,

- Réduire les coûts, les déplacements du personnel,

- Diminuer les risques de vols, d’incendie et de pertes,

- Diminuer les duplications,

- Diminuer la consommation de papier,

- Diminuer les délais de recherche des documents,

- Améliorer la confidentialité,

- Améliorer l’accès à l’information.

Elle vise autant le secteur public que le secteur privée et ses entreprises.

A) Acquisition et classement des documents

L’acquisition des documents : Les documents à intégrer peuvent être de nature très différente. Ils peuvent être électronique (cédéroms, photos, sons, textes…) ou ils peuvent être papier. Pour les conserver sous forme numérique, il est nécessaire de les transformer (dématérialisation). Dans le cas d’un texte modifiable, un logiciel de reconnaissance optique de caractères est utilisé (Pour modifier la présentation d’un modèle de facture papier dans un logiciel de traitement de texte, il est possible de le numériser en utilisant le logiciel OCR OmniPage.)

Il existe trois modes d’acquisitions :

1) Acquisition direct sous forme numérique (que se soit un texte saisi sur un logiciel de traitement de texte ou une photo créer avec un appareil numérique)

2) La collecte et l’assemblage de documents, numériques(les documents sont situer dans différents postes ou serveurs)

3) La conservation numérique de documents analogique (il existe plusieurs technologie pour numérisé les documents tel que le scanner)

Le classement des documents : Pour retrouver facilement un document, il faut choisir un ordre de classement : alphabétique, numérique, thématique, chronologique. Sur un support numérique, les documents sont rangés au travers d’une arborescence thématique, en dossiers et sous dossiers.

L’indexage des documents : C’est l’action d’identifier tel ou tel aspect significatif d’un document quelle qu’en soit la nature de façon à servir de clé pour rechercher le document. L’indexage nécessite d’identifier les éléments formels et de contenu.

Il existe deux types d’indexation :

- Par type c’est – à – dire description formelle du document en utilisant ces méta donné dont le vocabulaire est standardisé pour permettre l’utilisation de ces métadonnée par le plus grand nombre d’outil de recherche

- Par concept ou par mots clés vise plus to le contenu du document pour facilité les opérations de recherche

B) Stockage et diffusion des documents

Le stockage des données : Les documents numériques sont stockés sur des supports choisis en fonction de la capacité de stockage, de la fiabilité, du mode

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