Gestion Des Archives Et De La Documentation Des Marchés Publics Communaux

REPUBLIQUE DU BENIN

**************

Manuel de formation

Réalisé par :

LID-Management

06 BP : 1202 Cotonou, Bénin - Tél. : 21-04-26-44 / 97-47-47-71 / 95-96-11-79 - E. mail : lid.management@yahoo.fr

Mai 2012

Table des matières

INTRODUCTION 3

PRESENTATION DU MANUEL 4

Pourquoi ce manuel 4

Quel est le contenu de ce manuel 4

A qui est destiné ce manuel 4

OBJECTIFS ET RSULTATS 5

Objectif de la formation 5

Objectifs pédagogiques 5

PRELIMINAIRES : QUELQUES NOTIONS DE BASE 6

PREMIERE PARTIE : GESTION ARCHIVISTIQUE 7

I- GENERALITES 7

II.CONCEPT D’ARCHIVES 8

III.IMPORTANCE ET ROLE DES ARCHIVES 9

IV – TYPOLOGIE DES ARCHIVES ET TYPE DE CLASSEMENT 10

Les archives institutionnelles 10

Les archives des collectivités locales 10

Les archives hospitalières 11

Les archives cultuelles 11

Différents types de classement 12

IV- TRAITEMENT DES ARCHIVES 12

Illustration des opérations de gestion des archives 13

Description de quelques opérations importantes en archivistique 14

COLLECTE 14

TRAITEMENT 14

CONSERVATION 15

DIFFUSION 15

IV- CADRE DE CLASSEMENT 16

DEUXIEME PARTIE : GESTION DOCUMENTAIRE 17

I- GENERALITES 17

Historique de la Documentation 17

Qu'est ce que l'information? 17

II- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS 18

2-1 Caractéristiques physiques 18

2-2 Caractéristiques intellectuelles 18

2-3 Types de documents 19

III- LA CHAINE DOCUMENTAIRE 19

3-1 L'analyse des besoins 19

3-2 La sélection des documents 19

3-3 L'enregistrement et l'estampillage. 20

3-4 Le catalogage 21

3-5 L'indexation 21

3-6 Le stockage 21

3-7 La diffusion 21

IV- RANGEMENTS DES DOCUMENTS 22

4-1 Le classement horizontal 22

4-2 Le classement debout 22

4-3 Le classement vertical 22

V- LES METHODES DE CLASSEMENT 23

5-1 Le classement chronologique ou numérique. 23

5-2 Le classement systématique 23

5-3 Le stockage en magasin 24

INTRODUCTION

La République du Bénin, à l’instar des autres pays de l’espace Union Economique et Monétaire Ouest Africaine (UEMOA), a voté la loi N° 2009-02 du 07 Août 2009 portant code des marchés publics et des délégations de service public. Le 26 Novembre 2010, il a pris trois décrets d’application dont le décret 2010-496 portant attributions, organisation et fonctionnement de la Personne Responsable des Marchés Publics, de Commission de Passation et des Cellules de Contrôle des Marchés Publics. Ce décret, en son article 10 oblige les communes à se doter d’un Secrétariat des Marchés Publics qui a pour missions principales de :

1. tenir un fichier des marchés ;

2. tenir les procès verbaux des réunions ainsi que des registres infalsifiables, cotés et paraphés, acquis auprès de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics ;

3. assurer la bonne tenue des archives des marchés attribués.

Pour faciliter un bon fonctionnement de cet organe important dans la gestion des marchés publics dans les communes partenaires de la GIZ/PDDC, la GFA a subventionné, sous la demande des communes, l’acquisition de quelques équipements nécessaires pour ce secrétariat.

Aux lendemains de la mise en service de ce secrétariat, un bref diagnostic a permis de noter une faible capacité d’archivage et de documentation, activité primordiale, de l’équipe chargée d’animer le SMP. Cette situation handicape sérieusement la sécurisation des informations relatives aux marchés publics des différentes communes. C’est pour combler cette lacune que la GFA, la GIZ/PDDC fidèle à ses engagements d’accompagner les communes partenaires a accepté de financer une formation en archivistique et documentation.

Le présent manuel de formation est un support d’appui méthodologique à l’usage des acteurs communaux impliqués dans le processus de gestion des marchés publics.

PRESENTATION DU MANUEL

Ce manuel est un outil didactique sur les techniques en archivistique et gestion documentaire en matière de marchés publics communaux. C’est un outil méthodologique de travail qui :

- donne des notions relatives

...