Formation Gestionnaire Ressources Humaines

Formation Gestionnaire Ressources Humaines

Dossier individuel 1 - Fonction Recrutement

“Le recrutement est un processus complexe sur lequel un gestionnaire des Ressources Humaines peut être amené à intervenir à tous les stades. Son intervention peut consister à suggérer de faire appel à un cabinet de recrutement. Il lui appartiendra alors d’expliquer les raisons et la façon de piloter cette sous-traitance. Le recrutement a un coût, qu’il convient de bien mesurer dès le départ.” “Le besoin de recrutement est effectué par le service des Ressources Humaines. Le service RH doit en permanence adapter les besoins et les ressources de l’entreprise en termes d’emploi. Dans les différentes entreprises, les emplois se traduisent en poste. Le poste décrit un ensemble d’activités qu’une seule personne exécute en permanence.”

Introduction :

Dans le cadre de l’entreprise fictive DUBOIS SA, vous traiterez l’ensemble de l’opération de recrutement d’un nouveau collaborateur. La secrétaire de direction Madame MOLIERE (15 ans d’ancienneté) va être mutée au siège de l’entreprise. Il convient de la remplacer dans les plus brefs délais (date d’embauche au 1 er décembre N-1).

I- Fiche de poste

Fiche de poste

Intitulé du poste: Secrétaire de direction

Statut/ Service: Secrétaire de direction/ service administratif

Echelon:

Nom et titre du Responsable: Directeur, Marc DUBOIS

Nom et titre du superviseur:

Domaines d’activités : Administratif

Missions du poste

• Exécution et suivi des procédures et décisions de la Direction

• Exécution des opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage,ouverture et affectation du courrier, rédaction de notes, filtrage des appelstéléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, desfichiers...

• Préparation des documents

• Participation à la communication interne et externe : réceptionner, trier, diffuserl'information (courrier, messagerie, téléphone)

• Réalisation de divers travaux de bureautique et de communication (conception et mise enforme)

• Gestion de l'agenda du Directeur

• Préparation et organisation de réunions

• Gestion des stocks de fournitures, organisation et suivi de la commande de fournitures

Compétences requises

Techniques

Relationnelles

Maitrise de la fonction administrative

Maitrise du pack office (Word, Excel, Outlook, power point …)

Être sociable et discret

Avoir des qualités relationnelles

Être apte à travailler en équipe

Aptitude à respecter la hiérarchie

Esprit rigoureux et de synthèse

Être organisé

*Si votre poste comprend des responsabilités, vous devez compléter la fiche "Responsabilités du poste"

Moyens alloués

Ordinateur et imprimante

Photocopieur, scanner

Internet et messagerie électronique

Téléphone

Logiciels bureautiques et autres…

Conditions de travail

Lieu: EVRY

Horaire de travail: Temps complet

Heures/semaines: 35h/semaines

Fonctions

Fonctions principales

Niveau d’importance (1)

1 - Exécution et suivi des procédures et décisions de la Direction

2 - Exécution des opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage,ouverture et affectation du courrier, rédaction de notes, filtrage des appelstéléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, desfichiers...

3 - Préparation des documents

4 - Participation à la communication interne et externe : réceptionner, trier, diffuserl'information (courrier, messagerie, téléphone)

5 - Réalisation de divers travaux de bureautique et de communication (conception et mise enforme)

6 - Gestion de l'agenda du Directeur

7 - Préparation et organisation de réunions

8 - Gestion des stocks de fournitures, organisation et suivi de la commande de fournitures

1

2

2

2

2

1

1

2

2

1 = Crucial / 2 = Important / 3 = Basse priorité

Collaborateurs

Personnes

Lien professionnel(2)

Poste occupé

Interne

Externe

1

C

Directeur

oui

non

2

C

Collègues

...