Épreuve e4 : optimisation des processus administratifs

BTS Support à l’action managériale - Session 2023

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PPROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom :

CHERIF Mariem

Numéro d’inscription :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence(s) visée(s) :

Conduire l’action administrative en gestionnaire de dossier

Objet du projet :

Générer des actes RIFSEEP

Nom de l’organisation :

Conseil Régional IDF

Dates et durée de réalisation :

21 novembre au 16 décembre (4semaines)

Contexte

Internationale

Non

     Descriptif de la mission

Présentation de l’entreprise :

Je suis actuellement étudiante en 2ère année de BTS SAM (Support à l’action managériale) au sein du lycée Le Rebours situé Paris dans le 13ème arrondissement. J’ai effectué un stage de 6 semaines dans les services du Conseil Régional IDF.

Le conseil Régional IDF bâti en 1972 sous le nom de « Région parisienne » et rebaptisé depuis en 1976 sous le nom de « Région Île-de-France" est une collectivité territoriale qui est composé de 209 conseillers régionaux élus tous les 6 ans et qui est représenté par Mme Valérie Pécresse, élue présidente depuis 2015.

Le but principal du Conseil régional est d’améliorer la vie quotidienne des franciliens. Pour cela il dispose d'un budget propre qui est alimenté par une partie des impôts locaux et par des subventions de l'État. La répartition des dépenses est décidée par le conseil régional en fonction de ses choix politiques.

Le conseil régional a pour missions principales comme :

• La gestion des lycées (Financement de la construction et de l'entretien et paiement des agents travaillant dans les lycées),

• La gestion de l'enseignement supérieur et de la recherche scientifique,

• La charge de faire fonctionner les structures permettant la formation professionnelle et l'apprentissage (Aide à la réinsertion des jeunes en difficulté, etc.),

• La contribution au développement économique de la région en subventionnant certaines entreprises et en créant un environnement favorable à l'installation de celles-ci,

• La gestion des infrastructures de transports (en particulier les trains régionaux ou TER, ou les transports de substitution),

• Et participe également au financement des activités culturelles

Pour faire fonctionner le Conseil Régional, il y a le côté appelé l’exécutif qui est composé de la présidente de la Région et des vice-présidents, qui fixe les priorités de la politique régionale, conduit les débats, fait exécuter les décisions par les services administratifs et est responsable du budget régional.

J’effectue un stage de 4 semaines (21 novembre au 16 décembre 2022) au sein du conseil Régional IDF situé à Saint-Ouen dans le 93.

Durant ma période de stage, j’ai assuré dans la fonction d'assistante de carrière et paie dans le service Ressources Humaines secteur Sud.

Il y’a la DAP Nord qui est géré par Mme X et la DAP Sud qui est gérée par Mme LAMAUD Les DAP correspondent aux secteurs de département d'Île de France qui sont départagés en deux pour une meilleure gestion des secteurs.

Dans cette fonction, on s’occupe des agents titulaires et contractuels qui travaillent dans les lycées publics. Chaque département est géré par une ou plusieurs gestionnaires. J'ai été assistante pour tous les départements du secteur SUD.

Contexte de la mission :

Je suis stagiaire dans le service Ressources Humaines dans le cadre de gestionnaire de paie au côté de ma tutrice Mme SENHADJI Ikram gestionnaire carrière et paie pour les lycées du secteur 94E.

Le service Sud était chargé de réalisé des attestations RIFSEEP pour tout les agents contractuels. Ikram m’a chargé de réaliser les attestations pour plusieurs secteurs dont le 78S, 92S, et 94E. Chaque secteurs avait à peu près 300-400 agents concernant la catégorie 13.

Les RIFSEEP était départagé en plusieurs catégories, la 13 concernait les agents

la 12 concernant les cuisiniers et la 14 concernait les

Objectifs de la mission :

L’objectif de la mission est que chaque agents bénéficiant de ce régime indemnitaire reçoivent leurs attestations ainsi que leurs indemnités.

 Méthodologie et moyens utilisés :

1. Ressources disponibles

• Humaines : Ikram qui m’accompagnait dans mes difficultés et qui répondait à mes questions me faisait obstacle à la continuation de la mission.

• Matérielles : Poste de travail informatique

• Immatérielles : Logiciel Astre, Word, des fichiers Excel et une fiche information sur les RIFSEEP

• Informationnelles : Demandes et instructions des tâches donné par SENHADJI Ikram

1. Contraintes

• Temporelles : Cette mission n’avait pas réellement de date limite mais il fallait tout de même se presser car plusieurs imprévus pouvait survenir tel que des bug informatiques ou des MAJ du logiciel Astre.

• Informatiques : Des MAJ du logiciel Astre qui bloquait une matinée voire journée entière, dés MAJ du poste informatiques et des bug sur le logiciel Astre.

• Méthodologie mise en œuvre

Analyse de la demande :

• Prendre connaissance des demandes et besoins et ressources fournies par Senhadji Ikram pour que les agents des lycées reçoivent leurs primes à temps le 1er janvier 2023.

Démarche de la mission :

• J’analyse les consignes données par la chef de service et ma tutrice,

• J’ouvre mon tableau sur les RIFSEEP où il y a les valeurs de l’argent donné pour chaque catégorie et fonctions,

• J’ouvre aussi mon tableau Excel où il y’a tous les noms des agents concernés,

• Je vais ensuite 1 par 1 aller sur chaque dossier de l’agent sur Astre et générer des actes, leurs fonctions et le montant de l’indemnité sera rempli automatiquement j’ai juste à choisir le bon montant selon la catégorie 1/2/3 de l’agent dont il bénéficie et effacer les deux autres lignes,

• Je valide l’acte et ferme Word,

• Je mets l’acte en signature sur Astre pour la chef de mon service Mme Lamaud et la responsable du service RH Mme Foucquier,

• Je mets en couleur l’agent que j’ai réalisé pour ne pas faire de doublons,

• Lorsque j’ai les retours des actes signés, je les télécharge sur mon ordinateur dans un fichier par secteur,

• Je créer des sous-dossiers de noms des lycées dans chaque dossier de secteur (78S, 92S, etc.) pour mettre les téléchargement des actes RIFSEEP dans le lycée concerné où l’agent est affecté,

• Après avoir classé tous les actes dans chaque lycée concerné, j’envoie un mail à tous les lycées où j’explique que les actes mise en pièce-jointe doivent être signés par les agents avant le 1er janvier 2023,

• Lorsque j’ai les retour des actes cette fois signés, je les télécharge à nouveau et je l’impute dans le dossier de l’agent concerné.

 Liste des productions réalisées :

Résultats obtenus :

J’obtiens des actes RIFSEEP générés ce qui a permis aux agents des lycées de percevoir leurs indemnités qui peuvent avoir.

Initiatives et responsabilités prises :

Pour cette mission il n'y avait pas vraiment d’initiatives à prendre car c’était une tâche répétitive.

Bilan professionnel :

Le service SUD a pu finir les actes RIFSEEP et donc de ne pas être en retard malgré de nombreuses gestionnaires absentes.

Bilan personnel :

Cette mission m’a permis d’être en autonomie et gérer seule les dossiers et actes des agents. Elle m’a permis de découvrir des notions sur les RIFSEEP et d’acquérir de nouvelles connaissances. Je suis de plus en plus agile avec l’utilisation d'Astre au fur et à mesure de l’utiliser.