Fiche e4 optimisation des processus administratifs

Le contexte dans lequel j’ai conduit ma mission est celui de la Communauté Des Communes de l'Ouest Guyanais, la CCOG est un établissement public de coopération intercommunale, c'est à dire un regroupement de 8 communes : Apatou, Awala-Yalimapo, Grand-Santi, Mana, Maripasoula, Papaïchton, Saint Laurent du Maroni et Saoul.

Le siège social de la CCOG se situe à Mana et la présidente est Mme Sophie CHARLES.

La CCOG regroupe entre 50 et 99 salariés et n'existe que par la volonté des communes qui la composent et qui lui délèguent une partie de leurs compétences, c’est-à-dire l'Aménagement du territoire, en particulier l'électrification rurale, le développement économique, la gestion et le traitement des ordures ménagères et la gestion du Port fluvial de l'Ouest Guyanais.

Ses deux objectifs principaux sont :

1.  La gestion commune de certains services publics locaux ou la réalisation d'équipement locaux, de manières à mieux répartir les coûts et à profiter des économies d'échelle.
2. La conduite collective de projet de développement et d'aménagement sur l'ensemble de son territoire en favorisant la solidarité intercommunale.

La mission a été réalisé pour le service des Ressources Humaine de la CCOG au sein duquel c’est dérouler mon apprentissage de deux ans.

Le service regroupe 3 salariées : Mme JANNAS (la responsable), Mme SABAJO (assistante) et Mme AUBERT (Apprentis)

Mon objectif au sein de mon service fut de recenser et répondre à toutes les candidatures de janvier 2021 à nos jours afin de :

- passer d’une gestion papier à une gestion dématérialisée.

-  faciliter la gestion des candidatures

- assurer le suivi des candidatures

Afin de mener à bien ma mission, je disposais de moyens et de ressources tels qu’un bloc note, un ordinateur portable connecté à Internet, un ordinateur fixe avec Outlook, Word ainsi que Excel, j’avais également accès à la base de données ou sont stocké les informations de l’entreprise.

J’ai pris appuie sur les consignes de ma tutrice ainsi que sur les conseils de Mme Jannas ma responsable et enfin de Mr Grand du service communication avec lequel j’ai collaboré et qui a su répondre à mes questions durant cette mission : en effet le mode de collaboration est basé sur la coopération dans cette entité, chacun participe à la réalisation des missions en fonction de ses compétences.

Ma tutrice Mme SABAYO pratique un management participatif, elle tient compte des avis de tous les salariés et nous invite à nous investir dans la vie de l’entreprise.

Sur le plan méthodologique plusieurs étapes ont été nécessaires à la réalisation de cette mission :

La gestion des candidatures étant en format papier, mon objectif consistais à passer d’une gestion papier à une gestion dématérialisée, pour y parvenir j’ai dû :

• Rassembler toutes les candidatures de janvier 2021 à nos jours en cherchant dans les dossiers du service RH et du secrétariat
• Une fois toutes les candidatures rassembler il a fallu les trier et les classer par dates de postulation sur un tableau de suivi des candidatures réaliser sur Excel.
• Dans une seconde partie j’ai dû trier et mettre de côté les candidatures ayant été accepter grâce à la liste du personnel qui m’a été fournis par le service RH
• J’ai ensuite dû rédiger des réponses personnaliser selon la demande de la candidature à celles ayant été refusé
• Et pour finir j’ai dû imprimer les réponses afin de pouvoir les envoyés par courrier

Durant la réalisation de cette mission j’ai dû faire face à plusieurs contraintes : d’abord au niveau temporel car les candidatures étaient sans réponses depuis un bon moment à cause du sous-effectif du service, il fallait donc y répondre le plus rapidement possible.

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