Fiche E4 : optimisation des processus administratifs

BTS SAM - Session 2021

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom du candidat :

BESSE FARENC Sarah

Numéro du candidat :

Fiche descriptive numéro :

Compétence visée :

Amélioration continue des processus

Intitulé de la mission :

Prise en charge d’un dossier location d’une salle

Nom de l’organisation :

Lab’Oïkos

Durée et date de réalisation (1) :

Mission ponctuelle (3 semaines)

Contexte international

❑ oui                         ⛝ non

Descriptif de la mission (2)

Le contexte dans lequel j’ai conduit ma mission est celui de l’entreprise Lab’Oïkos. Elle évolue dans le secteur du coworking nomade, de la location de bureaux en open-space et fermés ainsi que dans la location de salles de réunion et dans l’accompagnement de la RSE envers les entreprises.

Son siège social se situe à Toulouse. L’entreprise dispose de trois sites implantés, à Paris, Lille et Toulouse. Lab’Oïkos Toulouse, qui est situé en plein centre-ville dans le quartier de Saint Aubin, accompagne les entreprises vers une croissance responsable. Leurs espaces de travail sont adaptés aux besoins de chacun, de la TPE au grand groupe en passant par l’association ou la collectivité. Ils sont dédiés aux entrepreneurs qui souhaitent optimiser leurs pratiques sociales, sociétales et environnementales pour minimiser l’impact de leurs activités sur les ressources naturelles et humaines.

La mission présentée a été réalisée sur le site de Toulouse au sein de laquelle s’est déroulé mon stage de début de première année de formation. Ce site emploi 13 salariés. J’étais sous la responsabilité de la facilitatrice qui était ma tutrice.

Il n’y avait pas de procédure de location de salle. La facilitatrice a souhaité que je la crée.

Mon objectif consistait à créer la procédure de location de salle. 

Pour mener à bien cette mission, je disposais de moyen et de ressources : un ordinateur portable connecté à Internet, un accès à l’agenda des salles de location.

J’ai pris appui sur les conseils de la directrice du site. Enfin, j’ai pu compter sur mon tutrice, la facilitatrice pour répondre à mes questions : en effet, elle est responsable de la gestion de l’agenda des salles. Le mode de collaboration est basé sur la coopération dans cette entité, chacun participe à la réalisation des missions en fonction de ses compétences. La directrice pratique un management consultatif, elle tient compte des avis de ses collaborateurs mais les prises de décision finales lui reviennent.

Moyens et ressources, J’avais à disposition un ordinateur.

Sur le plan méthodologique, j’ai conduit cette mission en toute autonomie. Ma tutrice n’est intervenue qu’à la fin pour modifier et valider la procédure. 

J’ai mené l’activité suivante :

• Création d’un procédogramme de la location de salle

Je n’ai eu aucunes contraintes.

Pour mener à bien cette mission, plusieurs productions ont été réalisées :

• Création d’un procédogramme de la location de salle
• Mise à jour du livret d’accueil du stagiaire
• Liste de contrôle
• Demande de devis pour une location de salle
• Création de devis sur Kwixeo
• Mail de réponse avec un devis en PJ
• Réalisation d’une facture + mail via Kwixeo

Au niveau des résultats obtenus : une procédure pour la location de salle 

Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j’étais responsable de son déroulement.

D’abord, j’ai récupéré toutes les informations importantes pour la réalisation de cette mission.

Ensuite, j’ai pu réaliser ma mission.

Enfin, j’ai donné la procédure pour la location de salle à ma tutrice qui l’a proposée à la directrice du site. Cette dernière l'approuvée.

Plusieurs éléments d’analyse me semblent à retenir dans le cadre de cette mission.

D’abord, celle-ci a été source de valeur ajoutée pour l’entreprise, au niveau organisationnel.

Grâce à ce travail impliquant une collaboration régulière, j’ai été amené à comprendre la complémentarité des compétences entre les acteurs d’une entité. Pour une coopération fructueuse, il importe de faire preuve d’une écoute active et d’avoir une capacité d’adaptation.

En termes d’organisation du travail, j’ai veillé à conduire cette mission avec la plus grande autonomie possible tout en sollicitant l’accord de ma tutrice et de la directrice du site.