Optimisation des processus administratifs ( Association pour le Développement à l’Insertion Professionnel)

BTS SAM - Session 2023

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom du candidat :

Numéro du candidat :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence visée :

1.1.2 Gestion de la relation avec les clients ou

usagers internes et externes

Intitulé de la mission :

Amélioration de la présentation d’ouverture de groupe

Nom de l’organisation :

ADIP-IGS

Durée et date de réalisation (1) :

2 mois : du 4 Avril au 31 Mai

Contexte international

❑ oui                          non

Descriptif de la mission (2)

Je suis employée au sein de l’ADIP, nommément : Association pour le Développement à l’Insertion Professionnel. L’entreprise est basée au 3 rue Pierre Dupont, 75010 Paris sur le campus du groupe IGS. Je suis en effet assignée à l’administration, plus particulièrement en tant qu’assistante administrative et pédagogique.

Nous accueillons au sein de la structure des individus quel que soit le profil : rechercher d’emploi, des étudiants souhaitant approfondir leurs connaissances et expériences, etc. De plus, l’ADIP étant ouvert à tous, la diversité est comptée en grand nombre.

Mon objectif consistait à présenter un nouveau support de réunion sous la forme d’un PowerPoint. En effet, à l’ouverture d’une formation, un Powerpoint est présenté à chaque postulant lors d’une information collective. De ce fait chacun a une vision claire de ce que leur apportera la formation mais également ce que le centre de formation attends d’eux.

J’ai donc analysé chaque entrée de formation et décrété la nécessité de rendre le support plus compréhensible et accessible à tous les profils. Mon objectif a donc été de diversifier le support de présentation afin de faciliter la compréhension de chacun.

Pour mener à bien cette mission je disposais de plusieurs moyens et ressources exigibles, en particulier un ordinateur me permettant d’avoir accès aux fichiers partagés du groupe.

 Mais encore, la base de données qui m’était indispensable, m’a également été communiquée. Je me suis fiée aux instructions données par ma tutrice qui est notamment la responsable administrative, ce qui m’a permis d’avoir un regard neuf sur les attentes.

Cette dernière a notamment su répondre à tous mes questionnements et m’a orientée lorsque j’émettais quelques doutes.

Sur le plan méthodologique, Sur le plan méthodologique, cette mission à notamment été conduite en lien avec

Le responsable de formation attitré à la formation pour laquelle je mettais en place ce projet.

Une démarche préparatoire a été menée pour recenser précisément les besoins de l’organisation :

• Comment applique une bonne communication
• Définition des exigences
• Définition de corps et du contenu

J’ai ensuite mené ou pris part aux activités suivantes :

• Déterminations des critères de sélections des candidats
• Prise de connaissance de la base de données

: Enfin, j’ai évalué les contraintes rencontrées : en premier lieu, au niveau temporel, ma

mission devait être réalisée en deux semaines car le recrutement, des délais sont à respecter car tout un processus s’en suite

De plus, nous devons également respecter un effectif maximum établi, auquel cas, il y a une perte au niveau financier.

Pour mener à bien cette mission, plusieurs productions ont été réalisées :

• Élaboration d’un tableau de multicritères des candidats
• Élaboration un questionnaire adressé aux formateurs quant aux profils récurrents
• Traduction de l’enquête de satisfaction habituellement adressée aux stagiaires

Au niveau des résultats obtenus, nous avons pu recenser les informations nécessaires à la traduction des supports (Powerpoint, questionnaire de satisfaction) ainsi qu’à l’amélioration de ces derniers. Ayant notamment recueilli les réponses aux questionnaires nous avons constaté une nette amélioration de la satisfaction des apprenants, majoritairement ceux étant étrangers.

De plus j’ai pu respecter la contraint temporelle qui m’étais fixée.

Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités. J’ai pu me surprendre à innover dans la recherche d’éléments et l’élaboration des moyens alloués ou non.