Cours gestion des fournisseurs

                                Gestion des fournisseurs

Le but de l’achat :

• satisfaire le besoin du client interne
• Performance économique (comptabiliser le gain que l’acheteur a fait par sa négociation)
• Maîtrise des risques (couvre tous les risques possibles)

L’acheteur a une responsabilité limitée notamment lorsqu’il s’agit de contrôler le sous-traitant de son fournisseur. L’acheteur ne peut pas remonter toute la chaîne pour vérifier le fournisseur et le sous-traitant de ce dernier. Dans le contrat de vente, le fournisseur a l’obligation de mentionner qu’il sous traite la prestation (ou une partie). En cas de changement du sous-traitant durant la vie du contrat, le fournisseur a l’obligation de  le signaler à l’acheteur.

Souvent l’achat est souvent rattacher à la DAF dans les entreprises, à côte du contrôle de gestion, de la comptabilité et de la gestion de trésorerie.

Quel est le lien entre les achats et la stratégie d’entreprise ? Par exemple, une entreprise qui a pour but d’envahir le marché avec des prix de vente faibles, elle aura tendance à acheter en masse a des prix faibles car son objectif n’est pas forcément la qualité mais plus le volume.

Quel est le rapport de l’acheteur avec les appels d’offres ?

Un acheteur doit connaitre le marché de ses fournisseurs potentiels. Les achats dans une entreprise sont généralement divisés en « famille » c’est-à-dire en différents produits ou services.  

Processus d’achat en plusieurs étapes (en entonnoir):

• La connaissance du marché ou le benchmark (des fournisseurs potentiels) : Pour cela, l’acheteur leur envoi un RFI (Request For Information).
• Parallèlement à cela, l’acheteur va établir avec le prescripteur un cahier des charges (fonctionnel càd on essaie de décrire les foncions que l’on veut acheter plutôt que les caractéristiques du produit que l’on souhaite acquérir).
• Ce cahier de charges est validé par le prescripteur (la personne pour qui l’acheteur achète. C’est celui qui va utiliser le produit). Il est ensuite envoyé à une liste de fournisseurs, elle-même validé par le prescripteur. L’appel d’offres est fermé dans le temps c’est-à-dire qu’il y a une date de fin de l’offre. En plus du calendrier des actions à faire, il y a également une

Pendant la durée de l’appel de l’offre (envoi et limite retour à telle ou telle date).

• Ensuite, l’acheteur va créer un classement Excel selon le prix, la qualité etc en mentionnant les fournisseurs potentiels choisi. Cette liste sera elle-même « shortlister » en binôme avec le prescripteur.
• Une fois que le fournisseur est choisi, la rédaction du contrat se met en place.

 Cette rédaction doit prendre en compte un aspect juridique, un aspect financier (les prix), un aspect concernant la gestion de la fin du contrat (tacite reconduction, préavis etc.) et également une partie sur la gestion des conflits eventuels entre l’entreprise et le fournisseur et éventuellement la rupture du contrat.

Le cahier des charges c’est un document par lequel un demandeur exprime son besoin en termes de fonctions et de contraintes et non pas en termes de caractéristiques. Pour chacune de ces fonctions, il y a un degré de flexibilité. Par exemple est ce que c’est une fonction qui doit être tenue à 100% ou à 80% ? L’une des contraintes peut être la contrainte du prix, on parle de critère CCO (Cout, contrainte, Objectif). Dans le cahier des charges, il y a aussi un critère d’estime. Ce dernier consiste au fait d’acheter quelque chose de plus cher non pas seulement parce qu’il répond mieux aux fonctions attendus mais plus par estime... (« Ce n’est pas bien, ce n’est pas cher »). Il faut donc que le prescripteur valide le cahier des charges au même niveau que l’acheteur.

L’acheteur a trois objectifs : satisfaire le besoin de son client interne (le prescripteur). Pour être sûr de lui satisfaire, il rédige avec lui un cahier de charges fonctionnel. On peut mettre dans le cahier des charges le CCO : critères, couts et objectif.

La valeur de l’échange : c’est le fait d’échanger un produit/service contre un autre ou contre une partie du prix.

La notion des « 4 patates » :

• Connaissance du marché
• Définition du besoin
• Négociation contractualisation
• Gestion relation fournisseurs

En arrivant dans une entreprise, la première chose à faire est de demander dans quelle position se trouver les achats (dans l’organigramme).

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