Cours: Les échanges Internes

CHAPITRE 7 : LES ECHANGES INTERNES

La relation de collaboration entre Assistante et Chef d’Entreprise

-Se témoigner respect & considération :

• Avoir une attitude polie mais ferme

• Etre diplomate : on brosse dans le sens du poil

• Aptitudes relationnelles

-Tenir compte des règles sociales des rites et des codes d’usage de l’entreprise :

• Respect de la culture de l’Entreprise

• Un cadre de référence commun

• Des codes vestimentaires

• Des rituels de salutation

-Tenir compte des attentes mutuelles qui sont influencées par :

• L’âge : un chef d’entreprise âgé aura une autorité naturelle alors qu’un jeune trouvera nécessaire de maintenir de la distance et de la froideur pour assoir son autorité

• Le genre : un même comportement chez un homme ou une femme peut donner lieu à des interprétations différentes

L’analyse du contexte de communication interpersonnelle

-Le contexte matériel :

• Le fait d’être dans le bureau du chef d’entreprise

• Dans le couloir ou sur le parking

• Le fait d’être assis côte à côte ou face à face

• La lumière ou la température

-Le contexte temporel :

• Moment de suractivité

• moment de détente

-Le contexte social :

• Autorité Hiérarchique

• Equivalence de statut

• Subordination

-Contexte culturel :

• Organisation générale de l’entreprise

• Management

-Contexte idéologique :

• Point de vue politique

• Croyances religieuse

CAS p.117 : TOUTANIM

REFLEXION

1°) Il faut faciliter les échanges internes dans une PME afin de maintenir la cohésion et éviter les tensions entre les salariés. – Accroître la production en ayant un climat favorable.

2°) Le rôle de l’assistante est de vérifier que les informations circulent à l’intérieur de la PME car elle est l’interface entre le responsable de la PME et les autres salariés. – Etre à l’écoute du personnel, en faire part au responsable, mettre en œuvre des outils pour améliorer la situation, vérifier et contrôler cet outil.

MISE EN ŒUVRE

1°) Améliorer la communication interne

OUTILS INTERETS

Les Réunions Internes Permet de transmettre les informations et instaurer un dialogue au sein du personnel.

Boîte à Idées Permet au personnel de faire des suggestions ou des propositions ce qui fait participer le personnel à la vie de l’entreprise.

Le Journal d’Entreprise Informe le personnel sur la vie de l’entreprise, il est le lien entre tous les acteurs interne de la PME et permet de communiquer l’activité de la PME (résultats, objectifs, prévisions, performances…), les projets en cours, les salariés, la vie de l’entreprise.

La Newsletter Tient le personnel informé régulièrement.

L’Intranet (ou Blog d’Entreprise)

Libre communication entre les acteurs internes, espace d’échanges, chacun peut y ajouter une information et/ou des documents.

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2°) Préparer une réunion de discussion

a)

Toutanim

Tours, le 30/02/200N

Emetteur : Mme Flora Diot

Destinataire : Les Responsables de Service

Référence : Note de Service n° 56N200N

Objet : Invitation à une réunion-débat le 4 Mars 200N

Madame (ou Monsieur),

Je vous convie à une réunion-débat qui aura lieu chaque lundi et ce, à partir du 4 Mars 200N afin de faire le point sur la semaine écoulée et évoquer les projets à mettre en œuvre. Cette réunion se fera autour d’un petit-déjeuner prit en charge par l’entreprise.

Nous vous attendons donc le lundi 4 Mars 200N à 9h00 au bureau n° XXX pour une première réunion. Présence Obligatoire.

Ordre du jour : ?

Cordialement,

Mlle Alexia ZACCHINI, Assistante de Gestion.

Signature

b)

Toutanim

Tours, le 4/03/200N

Présents : Excusés : Absents :

Compte-rendu de la réunion débat du lundi 4 Mars 200N

Ordre du jour : Informer le personnel et maintenir les relations interpersonnelles.

Date et heure de début :

Analyse :

Afin de faciliter la diffusion des valeurs de la PME, y donner une identité et favoriser sa culture, le chef d’entreprise doit être à l’écoute et informer son personnel d’éventuels changements ou décisions prises.

De plus, organiser des rencontres extra-entreprises permettrait de maintenir une ambiance de travail détendue et sympathique ainsi que

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