GESTION DE LA PAIE ET LES DECLARATIONS SOCIALES

2) ETUDE :

GESTION DE LA PAIE ET LES DECLARATIONS SOCIALES

La paie est le document qui atteste du versement du salaire à un employé à une date précise, pour une période donnée chaque fin de mois pour les personnes ayant un contrat de travail.

Les salariés doivent être donc déclarés aux organismes sociaux et  la société doit payer des cotisations sociales selon la législation en vigueur. Bien évidemment, elles apparaissent sur les fiches de paie.

J’ai choisi le thème de la gestion de la paie car c’est une mission qui m’a particulièrement occupée lors de ma Période de Formation en Milieu Professionnel et qui sur un plan personnel et professionnel m’a apporté différentes connaissances.

Dans un premier temps, je présenterai les travaux préparatoires puis les étapes de la validation.

2.1   Particularités chez SIRETEX

Le temps de travail est de 39 heures par semaine et les salariés ont droit à 2 jours de RTT (Réduction de Temps de Travail). Les salariés sont payés sur 52 semaines divisées sur 12 mois ce qui fait 4,33 semaines travaillées.

4.33 x 35 = 151,55 heures travaillées.

Les 4 autres heures sont considérées comme des heures supplémentaires. Les taux de cotisation sont imposés par la loi.

Certaines différences entre les salariés existent :

• un dirigeant ne paye pas le chômage (mandataires sociaux),

• les cadres cotisent sur une base plus importante mais ont aussi une plus grosse retraite (supérieure au plafond).

• Les VRP  (Voyageur Représentant Placier)

VRP, Placier, est un salarié chargé de démarcher des clients et de vendre des produits ou des services pour une ou plusieurs entreprises. Son salaire se calcule donc en fonction du chiffre d’affaires réalisé deux mois plus tôt et, à l’aide d’un tableau, la comptable calcule les pourcentages de commissions.

• les apprentis 

Les heures d’absences sont pointées avec le planning de l’école  et  vérifier les Réductions de Temps de Travail (RTT).

Les apprentis de la société étaient en BTS :

• en première année avant 18 ans ils gagnaient 25 % du SMIC et en deuxième année
  37 %  du SMIC,
• en première année de 18 à 20 ans ils gagnaient 41 % du SMIC et en deuxième année 49 % du SMIC,
• en première année de 21 ans et plus ils gagnaient 53 % du SMIC et en deuxième année 61 % du SMIC.

        Le SMIC en  2013 est de 1430 euros.        

• Pour les commerciaux :

Les commerciaux (ils ne sont pas VRP) ont un salaire fixe et sont payés en plus sur le chiffre d’affaires.

Il y a deux commerciaux dans l’entreprise. Ceux sont des salariés normaux. Ils sont appelés commerciaux car ils s’occupent des sites de vente privée de SIRETEX sur internet.

2.2   Préparation de la paie

Chez SIRETEX, avant que le sous traitant ADP – GSI puisse imprimer les bulletins de paie, nous devions réaliser un bulletin préparatoire pour tous les salariés.

La comptable, m’a chargé de remplir les « bulletins préparatoires», crées sur Excel. Je devais indiquer :

• les heures supplémentaires faites par le salarié,
• les primes,
• les RTT.

Pour pouvoir remplir ces bulletins il fallait un certain nombre d’informations qui nous étaient fournies par :

• les badges

Les salariés de SIRETEX ont un badge qui permet au responsable de connaître leurs absences et leurs heures supplémentaires.

Chaque salarié avant de rentrer dans l’entreprise doit passer son badge à l’entrée ce qui permet de contrôler les heures réellement effectuées.

• Le tableau des congés

Il y a un tableau des congés que les salariés remplissent en marquant leur date de congés et qui permet de rapprocher les pointages avec les absences constatées au pointage.

Je me suis chargée de préparer uniquement les paies des employés. La comptable se chargeait de préparer les paies des autres

Une fois que j’ai fini la saisie de tous les employés, j’imprime tous les bulletins préparatoires (voir annexe B)

2.3   Vérification des paies

Lorsque les éléments ont été transmis à ADP-GSI (service de gestions des paies), qui les traitent et nous les retournent. A la réception des documents, je dois vérifier si :

• si les Réductions de Temps de Travail (RTT) ont bien été passées,

• si les coupons de transport apparaissent sur les paies des personnes qui n’ont pas de voiture, à partir des justificatifs fournis par les salariés,

• les heures supplémentaires,

• le chiffre d’affaires des VRP et des commerciaux.

2.4   Validation de la paie

La comptable vérifie à son tour si tous les éléments ont été rajoutés sur le bulletin. Le service de Gestion de Paie nous envoie plusieurs documents :

• les paies que la comptable va distribuer,

• l’état des virements qui va permettre de payer les salariés sur un logiciel « moyen de paiement » dans lequel on rentre leur RIB,

• l’état des soldes après Réductions du temps de Travail (RTT) et des Congé Payés qui permettent de savoir combien de jours il reste aux salariés.

Après la distribution des paies, la comptable m’a fait saisir les écritures du mois de novembre sur le logiciel « SAGE ». Il s’agissait de reporter dans le tableau d’écriture les charges sociales, la déclaration d’URSAFF. Il ne faillait pas que je me trompe dans la saisie des sommes, sinon mon tableau risquait d’être déséquilibré. Je devais bien faire attention à marquer les sommes exactes dans les comptes qui correspondaient, afin de ne pas commettre d’erreur. Une fois les écritures passées, fallait donc clôturer la paie du mois de Novembre.

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