Corrigé td organiser et suivre les dossiers du personnel

Bloc 3 - TD N°2 : Organiser et suivre les dossiers du personnel

Le développement de la PME Esthétique et Santé, avec le lancement des prestations à domicile et l’ouverture du nouvel établissement à Biarritz, a entraîné une augmentation rapide du nombre de collaborateurs en CDI et en CDD.[pic 1]

Pour anticiper ces changements, Jeanne Karine a adopté depuis 2 ans une gestion numérique des dossiers du personnel sur le serveur de l’entreprise. Seuls les anciens documents, datant de plus de 2 ans, sont conservés au format papier dans son bureau.

Cette dématérialisation des dossiers du personnel s’est effectuée rapidement. Mme Karine souhaite revoir l’organisation de leur contenu et mettre en place un système de classement et de nommage plus rigoureux et efficace. De plus, la réglementation sur la protection des données personnelles l’oblige à une certaine vigilance quant à la sécurisation de ces documents.

Comprendre le contexte

1. Selon vous, quelles informations le dossier d’un salarié doit-il contenir?

2. Quelles sont les limites de la tenue de dossiers « papier » ?

Dans le cas de la société Esthétique et Santé, l’augmentation des effectifs entraîne un accroissement du volume de documents papier. Cela implique plusieurs limites à la tenue de dossiers « papier » :

– des coûts de stockage (prévoir de nouveaux supports de rangements, voire un local spécifique) ;

– des temps de traitement plus longs (classement et recherche de documents) ;

– des risques en matière de sécurité (dégradation en cas d’inondation ou d’incendie, perte de documents papier).

3. Quel est l’intérêt de digitaliser la gestion administrative du personnel ?

Le recours à une gestion numérique des dossiers du personnel améliore la productivité des entreprises. En effet, l’accès ou la diffusion des documents sont plus faciles et rapides, les processus peuvent être automatisés, les risques d’erreurs sont moins élevés et les coûts sont moindres (économies de papier, d’encre, de stockage).

Employé(e) au sein de la société Esthétique et Santé, vous travaillez avec Jeanne Karine, la responsable administrative en charge de la gestion des ressources humaines. Compte tenu de l’évolution des effectifs, Mme Karine vous sollicite pour améliorer l’organisation et le suivi des dossiers du personnel.

I. Constituer et organiser les dossiers du personnel

Mme Karine vous demande de vérifier si les dossiers du personnel sont complets et si leur tenue est conforme à la loi

1. A l’aide de l’annexe 1, créez une liste de contrôle pour recenser les documents que les dossiers du personnel doivent contenir.

...