Proposition De Nouvelle Organisation Des Dossiers Du Personnel

QUESTION 1 : Fiche d’analyse des dossiers du personnel

Justification

Personne habilitée à utiliser les dossiers

 Le gérant

 Les secrétaires

 Les comptables

 Le DRH  Gérant : Il a un droit de regard sur toute l’entreprise

 Secrétaires : Elles classent et s’occupent de rédiger les courriers

 Comptables : Ils préparent la paye

 DRH : C’est lui, le point central dans la gestion du personnel et de la formation

Documents qui composent chaque dossier

 Recrutement

 Salaires

 Formation

 Absences et congés

 Visites médicales

 Sanctions

Rangement des dossiers

Dans le bureau du DRH Jusqu’à présent les dossiers étaient répartis dans plusieurs bureaux. Avec l’arrivée du nouveau DRH, tout est centralisé au même endroit

Consultation des dossiers

Dans le bureau du DRH Chaque dossier est strictement confidentiel

Périodicité d’utilisation des dossiers

 Selon les besoins de la mise à jour

 Au moins une fois par mois pour la préparation de la paie  Pour classer, ajouter, enlever des documents

 Besoin de consulter les absences, les congés, … des salariés pour effectuer la paye

Nombre de dossiers 49 dossiers Car il y a 49 salariés

QUESTION 2 : Mode de classement

Concernant le mode de classement, il serait judicieux de classer les 49 dossiers par ordre alphabétique afin les retrouver facilement et rapidement.

A l’intérieur de chaque dossier, on pourrait organiser des sous-dossiers avec un code couleur.

Exemple : Dossier Mme HARSZE Emilie (dossier rangé à la lettre H)

 RECRUTEMENT : sous-chemise coloris BLEU

 SALAIRES : sous-chemise coloris VERT

 FORMATION : sous-chemise coloris JAUNE

 ABSENCES ET CONGES : sous-chemise coloris VIOLET

 VISITES MEDICALES : sous-chemise coloris ORANGE

 SANCTIONS : sous-chemise coloris ROUGE

Concernant le matériel à utiliser, si les dossiers sont rangés dans des tiroirs on peut penser à des dossiers suspendus (avec des étiquettes pour le rangement alphabétique) ou encore à des boites d’archive, elles aussi étiquetées. Cela dépendra de l’organisation et de la place allouée dans le bureau

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