Droit Du Travail: Organisation des dossiers de gestion du personnel

Chapitre 1 : Organisation des dossiers de gestion du personnel

I) Du recrutement à la rupture

En cas non-respect formalités, employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

1) L’embauche

a) La DPAE

Elle remplace la DUE. Elle est obligatoire et doit être effectuée dans les 8 jours avant l’embauche (1/embauche). Elle permet d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois :

- Immatriculation de l’employeur au régime générale de la SS lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié ;

- Immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;

- Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

- La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

- La demande d’examen médical d’embauche ;

- La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Elle est adressée soit à l’URSSAF du ressort territorial où est située l’entreprise, soit à la MSA si salarié relevant du régime de la protection sociale agricole.

Cet organisme transfert les données inscrites sur la DPAE à chaque administration concernée.

b) Autres formalités

- Autorisation de travail valide pour salariés étrangers à vérifier avant l’embauche ;

- Les ressortissants de l’UE, Islande, Norvège et Lichtenstein et Suisse peuvent exercer emploi en France : pas besoin de titre de séjour mais carte identité ou passeport doit être valide.

- Dans entreprise de 50 et + : adresser à la DDTEFP (Direction Dépt. Du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle) un relevé mensuel du mois précédent des contrats de travail conclus ou résiliés dans les 8 premiers jours de chaque mois.

c) Gestion des documents

Lors de l’embauche, remettre au salarié un doc écrit reprenant les infos contenues dans la DPAE + une copie de l’accusé de réception de la DPAE, sauf si contrat travail comporte identification de l’URSSAF ou MSA.

Les documents de base : lettre de candidature et CV du candidat, correspondance échangée avec le candidat (notamment lettre promesse embauche), contrat travail initial.

Les documents cpltaires : copie diplômes mentionnés dans CV (mentionner diplôme non possédé peut être assimilé à faute grave. Il faudra démontrer le caractère indispensable de ce diplôme pour exercer l’emploi), casier judiciaire (aucune obligation légale et cette demande doit être réservée aux emplois où probité du salarié est indispensables), analyses graphologiques et tests d’embauche (peuvent constituer ingérences dans la vie du salarié, donc ne pas les conserver après recrutement).

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