La gestion des dossiers du personnel

La gestion des dossiers du personnel

La fonction GRH implique l’utilisation de nombreuses données que l’on peut qualifier de sensibles puisqu’elles touchent l’individu en tant que personne et pas seulement le collaborateur, ou le salarié. Des règles éthiques et juridiques s’appliquent à la gestion de ces données dans un système de plus en plus automatisé.

I. Les dossiers du personnel

A. Le dossier individuel

L’employeur doit disposer d’un certain nombre de données pour gérer le personnel et sa carrière. De nombreux événements de la vie du salarié doivent faire l’objet d’un suivi : recrutement, rémunération, formation, évolution de ses compétences… La PME doit donc disposer d’un système de stockage et de consultation des données relatives à son personnel. Il peut bien sûr s’agir de dossiers matérialisés pour les documents sur support papier. La dématérialisation à l’aide d’une solution de GED permet de rationaliser le processus de gestion de ces données. Elle devient aujourd’hui accessible aux PME.

B. Le suivi médical

L’entreprise a l’obligation d’effectuer un suivi de santé des salariés afin de vérifier leur aptitude à occuper un poste de travail. Cette obligation intervient dès l’embauche (visite médicale d’embauche). Elle se décline ensuite en visites périodiques obligatoires (tous les deux ans dans le cas général) et visites de reprise après une absence significative du salarié. L’employeur est tenu d’assurer ce suivi médical et l’assistant de gestion peut se voir déléguer cette activité administrative qui requiert rigueur et sens de la communication pour échanger avec les organismes sociaux. Un certain nombre de déclarations sont à établir notamment pour assurer la couverture sociale des collaborateurs.

C. Les événements sociaux

L’entreprise est un groupement humain dont le fonctionnement peut être rythmé par des événements nécessitant une gestion administrative de données. Il en est ainsi des événements festifs (anniversaire de l’entreprise, inauguration de nouveaux locaux) ou réglementaires (organisation des élections des représentants du personnel, remise de médailles du travail). La constitution et la mise à jour d’une base de données du personnel aident à cette organisation.

II. L’informatisation des ressources humaines

A. Les apports de l’informatisation

L’informatisation a considérablement modifié la fonction RH. Les NTIC ont changé le travail dans les services de gestion du personnel. Aujourd’hui, les systèmes d’information RH permettent d’enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de les stocker, de les traiter en fonction des besoins et de diffuser les informations enregistrées ou produites auprès des différents managers. Les NTIC ont permis une amélioration de la performance de la fonction ressources humaines sur au moins cinq points :

– gain de productivité ;

– amélioration du service rendu ;

– amélioration de la qualité des décisions de GRH ;

– partage de la fonction entre la DRH et les cadres dans les services ;

– prévisions de plus grande qualité.

B. Le développement de progiciels pour les RH

De nombreux progiciels de paie et de gestion des RH sont apparus. Leur niveau de qualité est croissant. Les progiciels concernent la paie, la gestion des emplois, des rémunérations, de la formation et facilitent les déclarations sociales auxquelles sont soumises les entreprises.

La tendance est au développement de progiciels organisés autour d’une base de données unique sur laquelle viennent se greffer des modules de gestion de la paie, de gestion des temps de travail, du recrutement, de la formation et de la GPEC (gestion des emplois et des compétences). Cette organisation en base de données unique présente aussi l’intérêt de favoriser la décentralisation de fonction RH vers les responsables opérationnels dans les services. L’interrogation de cette base de données fournit de nombreuses informations indispensables à la tenue des dossiers du personnel.

...