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Cours centre d'appel

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Par   •  11 Juillet 2015  •  Cours  •  2 683 Mots (11 Pages)  •  1 209 Vues

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Centre d’appel  ou  bien à l’anglaise  chez   les Anglais  C’est  call centre  en pressant la prononciation  de  la  lettre  c  comme  ci-cité  la définition dans  OXFORD  Advanced learner’s dictionary :

-call center : ce mot a  la même prononciation  chez les américains, that’s a  noun  an  office  in which  a large number   of people work  using  telephones,for example arranging insurance for  people, or taking customers’ orders and  answering  question.

La définition ci-dessus  nous donne une idée générale  sur  la nature  d’un métier honorable et moteur  de  l’économie  mondiale, le centre d’appel  c’est  avant  tout  « an  office »  c’est-à-dire un bureau, lieu  de travail  plutôt  un emplacement idéal  et favorable  pour l’exercice d’une  activité professionnelle, souvent le centre  d’appel  regroupe nombreuse personnes  qui travaillent  en  utilisant  un téléphone ou  ordinateur  comme  moyen  de communication

Nous allons trouver  aussi  dans  notre définition quelques exemples des activités pratiquées

Au sein de ces locaux : les sociétés d’assurances peuvent recourir à  l’aide d’un centre d’appel  pour faciliter    la communication avec ces clients, ainsi que  d’autre entreprises qui veulent promouvoir son interaction avec ces clients  en rendant  les ordres d’achat   plus fluides  et  la  disponibilité du service clientèle.

En  réalité  cette  définition  m’a apparu  un peu floue , ce qui  m’a  poussé  à chercher  d’autres sources  d’information, et voilà  j’ai  trouvé une grâce à  wikipédia :

 Un centre d'appel est un ensemble de moyens, humains, immobiliers, mobiliers et techniques, qui permet de prendre en charge la relation à distance entre une marque et son marché. Il est le plus souvent concrétisé par un ou plusieurs espace(s) de bureaux où sont distribués des appels téléphoniques, mais aussi des courriels, des courriers, etc. Ces appels peuvent être qualifiés d'entrants, lorsqu'ils sont reçus par les conseillers clientèle du centre, ou à l'inverse de sortants lorsqu'ils sont émis par eux. De nombreux centres d'appels traitent les deux types d'appels.

Les articles et définitions ci-dessous sont destinés à comprendre les métiers de la relation clientèle, de quoi se compose l'ensemble du secteur d'activité de la relation client et quelles sont les différentes appellations et leurs definitions :

Téléconseiller, Téléconseillère:
Un téléconseiller est un conseiller client à distance qui utilise l'outil téléphonique. L'un des premiers termes utilisé est Conseiller(e) Téléphonique, il est maintenant remplacé par Téléconseiller. Son rôle principal est de recevoir des appels, afin de renseigner le client sur des questions concernant son compte ou l'offre commerciale de l'entreprise. 

Chargé(e) de clientèle ou Chargé(e) de Relation Client :
Le Chargé(e) de clientèle est un téléconseiller d'un domaine plus soutenu. il est généralement attribué à un poste avec une valeur ajoutée. Il réceptionne ou émet les appels clients et prend en charge le client. Il peut égaelment utiliser les mails comme canal de communication.

Conseiller(e) commercial(e) :
Le conseiller commercial est un téléconseiller orienté vers la vente. En effet le but principal ajouté à celui d'être téléconseiller est dêtre un vendeur en proposant les produits de l'entreprise, lors d'une première vente ou afin de fidéliser le client.

Gestionnaire Clients:
Un gestionnaire client est en ambassadeur de la relation client. En effet, il se charge de gérer les requêtes d'un portefeuille de clients, via des canaux de communication mail et/ou téléphone, et entreprend du pilotage commercial concernant l'intégralité des requêtes émises par le client.

Hotliner :
Hotliner est un terme anglais qui signifie ligne chaude literalement traduit. On le traduit par de "l'aide en ligne", orientée vers l'informatique ou le multimédia. L'hotliner est capable de trouver une solution à distance concernant un incident en rapport avec l'informatique ou le multimédia, par exemple le dépannage d'une connexion internet, ou la configuration de matériel.

Help Desk : 
Une help Desk est une assistance support principalement reliée à une direction des systèmes d'informations ou (DSI) d'une entreprise. C'est une assistance dans un domaine précis, le plus souvent les utilisateurs d'un logiciel dans une entreprise.

B2C ou Business to customer : 
Le B2C est un modèle économique reposant sur le business entre une entreprise et des particuliers

B2B ou Business to Business :
Le B2B est un modèle économique reposant sur le business entre une entreprise et une autre entreprise

Télévendeur :
Un télévendeur est un vendeur par téléphone qui propose la vente de produits et services à des particuliers ou professionnels, via un fichier qualifié composé de clients ou prospects ayant un attrait pour le produit ou service vendu.

Téléprospecteur :
Un téléprospecteur recherche des clients par téléphone pour qualifier un fichier de prospects ayant un potentiel pour de futurs ventes.

Prospect :
Le terme prospect désigne un futur client, le mot prospection concerne la recherche de nouveaux clients

les  compétences d'un TC:

Travailler dans un centre d'appel est difficile mentalement car on a l'impression d'être une machine sans cerveau.

Les compétences pour travailler dans ce secteur sont différentes en fonction de la réception et de l'émission d'appels.
Cependant, on peut dire qu'ils faut avant tout :

- avoir une très bonne élocution
- résister au stress, à l'échec
- avoir une écoute active
- le "sourire" au téléphone + dynamisme

Les techniques :

 

Quelles sont les techniques de communication, les attitudes à adopter, les méthodes lors d'un contact humain?

En effet il est important de se rendre compte de la nécessité de bien comprendre l'interaction humaine lors d'un échange verbal ou physique. Cela contribue à une meilleure efficacité de la communication.

Ceci est un aide-mémoire pour vous aider à mieux vous situer dans une communication humaine, personnelle ou professionnelle.

Les règles essentielles de la relation client à distance :

-Le schéma d'un appel
-Les mots forts et mots noirs 
-La qualité du discours
-La maitrise du discours et de l'argumentaire

Le schéma d'un appel :

Un schéma d'appel permet d'être efficace et d'optimiser la communication avec votre interlocuteur.
Le modèle ci-dessous est réalisé lors d'un appel reçu

Présentation :
Effectuer une salutation avec politesse, indiquer le nom de votre entreprise et ou votre prénom, plusieurs combinaisons sont possibles.

Bonjour et bienvenue chez l'entreprise Teleconseiller.com
Ou
Teleconseiller.com Bonjour, Emmanuel à votre écoute

Identification :
Il est important de savoir à qui vous parlez et de valider l'identité de votre interlocuteur afin de vous adresser à la bonne personne avant de rentrer dans le vif du sujet

Quel est votre référence ou numéro de client ?

Ecoute Active :
il est important d'écouter son client avec attention. En effet les informations qu'il indique sont essentielles pour le reste de l'appel,
Poser les bonnes questions permet de gagner en compréhension et en temps

Reformulation : 
Afin d'avoir bien compris ce que vous dit votre client, reformuler sa demande ou sa question,
cela vous permet de bien comprendre sa demande et d'apporter une solution plus rapide

Exécution et validation:
Maintenant que vous avez compris la demande du client et que vous avez tous les éléments en votre possession vous pouvez apporter la solution au client, 
valider la réponse apportée avec votre client

Conclusion :
Vous avez validé la réponse avec votre client, il est de votre devoir d'être pro actif et de lui demander s'il a d'autres besoins ou demandes avant de clore l'appel. Dans l'affirmative, vous reprenez le schéma à partir de l'écoute active. Sinon vous pouvez passer à l'étape suivante

Mr X avez vous d'autres questions ou demandes concernant votre dossier ?

Prise de conges : 
Bravo, vous avez fini votre appel, vous pouvez maintenant remercier votre client pour son appel. Soit en votre nom ou soit au nom de l'entreprise, puis lui souhaiter une excellente journée, soirée, 
Laisser votre client raccrocher

Mr X, je vous remercie pour votre appel et vous souhaite une excellente journée ?

 

Les mots forts et les mots noirs :

Lorsque vous parlez, vous utilisez des mots qui ont un impact significatif sur l'attitude de votre interlocuteur. En effet un mot positif (mot fort) sera d'autant plus rassurant qu'un mot négatif (noir) et cela peut grandement changer une communication téléphonique. il faut savoir que seulement 17% de communication passe par la voix, il est donc important d'être clair et concis dans son discours, et d'utiliser des mots adéquat de la langue française

Voici des exemples de mots forts et noirs avec leurs contraires

Les Mots Forts

Les Mots Noirs

Solution

Problème

Rester en ligne

Ne quittez pas

Excusez-moi

Hein, quoi

Immédatement

De suite

Un instant, merci

Attendez

Reussir

Essayer

 

 

La qualité du discours :

La maitrise du vocabulaire doit s'associer à une qualité de discours pour réussir un appel. En effet, votre attitude face à un interlocuteur reflète votre professionnalisme.
Vous gagnerez en crédibilité et en convivialité

Le sourire est la base. Le sourire s'entend et se voit au téléphone. Il doit être naturel et chaleureux. Comment  faire? Cela est simple moduler votre voix, vous obtenez une voix souriante et chaleureuse .Vous pouvez vous entrainer devant un miroir en augmentant et en diminuant la tonalité de votre voix.

Soyez dynamique, c'est indispensable à chaque appel et tout au long de la journée, répondez aux questions avec réactivité, ne laissez pas de blanc pendant vos communications. Si vous avez besoin de temps pour répondre, un simple " un instant merci" fait patienter votre client. Vous pouvez aussi anticiper les demandes de votre client, cependant cela n'est possible qu'après un minimum d'expérience sur votre poste

La politesse et la courtoisie, sont essentielles en toute occasion. Le savoir être permet d’être irréprochable et de pouvoir rester un interlocuteur dont on garde une image positive,

Etre clair et précis dans son discourt permet d'être compréhensible très rapidement. Il faut utiliser des phrases courtes et simples, pour cela je vous conseille d'utiliser uniquement le présent comme temps pendant votre discours. Le présent est le temps de l'action et celui qui valorise votre conversation.

 

La maîtrise du discours et de l'argumentaire :

Il est important de suivre un argumentaire, mais aussi plus important encore de faire preuve de bon sens et de repartie. L'argumentaire permet de vous indiquer une ligne de conduite, vous devez comprendre le fonctionnement et l'offre de votre entreprise. Dans un premier temps c'est l'expérience avec vos clients qui va vous permettre d'affiner et d'ajuster votre argumentaire. C'est à vous d’anticiper, de comprendre et rétribuer un discours professionnel grâce à votre expérience sur le terrain.

Personnalisez votre appel avec le nom de votre client. Attention ne le prononcez pas plus de 3 ou 4 fois dans lors d'un appel. Lorsque vous appelez le client par son nom, cela permet de recentrer  immédiatement son attention. C'est par exemple à ces moments précis que vous pouvez lui indiquer une information importante: validation d'une réponse, reprise de la communication, ou lorsque vous sentez votre client distrait.

La reformulation est essentielle, c'est un outil qui permet de montrer à votre client que vous êtes à son écoute et que vous avez compris sa demande. Concrètement  cela consiste à répéter la phrase de votre client avec un discours clair et concis, précédé de "si j'ai bien compris"

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