Les documents commerciaux et les modes de paiements

Les documents commerciaux et les modes de paiements

Introduction :

Qu’est-ce qu’un document commercial et à quoi sert-il ?

Les documents commerciaux sont utilisés par les entreprises pendant le cycle de vente pour permettre une bonne relation commerciale.

1. Les documents commerciaux :

• Conditions générales de ventes (CGV) : Il établies en amont de toute relation commerciale. Il détermine les droit et obligations de chaque partie du contrat dont notamment les réductions de prix ou encore les conditions de livraison.[pic 1]

Les conditions de ventes sont différentes pour une entreprise qui propose des biens et celle qui proposent des services. Il n’est pas obligatoire en B to B.

Les réductions prennent différentes formes :

• Caractère commerciale :

• La remise : réduction accordée en fonctions des quantités achetés ou type de client

• Le rabais : réduction accordée lorsqu’une anomalie a été constatée (défaut, mauvaise référence…
• La ristourne : réduction accordée en fonction du chiffre d’affaires généré pendant une période définie souvent à l’année.

• Caractère financier :

• L’escompte : réduction accordée pour le paiement comptant.

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• Devis : c’est un document commerciale rédigé par le vendeur avant la signature du contrat de vente avec le client. Le vendeur s’engage alors à réaliser la prestation indiquée au prix indiqué et donc le client s’engage à payer le prix indiqué sur le document en respectant les conditions prévues sur le devis. Il permet de fixer la nature des achats et le montant précis à régler.

Il est obligatoire pour une relation commerciale en B to C (produit d’optiques, travaux supérieurs à 150€, soins médicaux lorsque les honoraires sont supérieur à 70€, déménagement et services à la personne dépassant les 100€) mais n’est pas obligatoire entre deux professionnelles.

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• Bon de commande : c’est document établie par le vendeur et signé par le client pour des transactions de bien. Il permet de remplir les conditions d’information précontractuelle, obligatoire pour les ventes aux particuliers. Dés la signature du client, l’entreprise à l’obligatoire de livrer la marchandise et le client de la réceptionner et de payer.

Il n’est pas obligatoire mais peut servir de preuve en cas de litige.

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• Facture : Il est réalisé en double exemplaire (le vendeur et l’acheteur) et montre tous les éléments de la transaction de façon détaillée passée entre le vendeur et son client. Il est obligatoire entre professionnel, pour les particuliers pour une vente à distance, pour un montant de services supérieurs à 25€, en cas d’exécution de travaux immobiliers ou sur simple demande d’un particulier. Il en existe 2 types : facture courante (Le client doit payer le fournisseur) et facture d’avoir.

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• Bon de livraison ou de réception : c’est un document rédigé par le fournisseur de biens ou de services. Le client le reçoit quand la prestation de services est terminée ou quand la marchandise à été reçus. Il permet de justifier de la conformité de la livraison par rapport à la commande passée et le respect des conditions prévus entre les 2 parties. Il n’est pas obligatoire mais peut servir de preuve en cas de litige.

1. Les mentions obligatoires pour les documents commerciaux :

Les mentions obligatoires sont définies par le code du commerce.

• Condition générale de ventes :

• Conditions de ventes
• Les barèmes des prix unitaires
• La prestation
• La réduction de prix
• Les conditions de livraison
• Les caractéristiques du service ou du bien
• Les conditions de règlements
• Le droit de rétractation (14 jours)
• Les garanties pour d’éventuels vices cachés
• Le droit d’opposition sur les données personnelles.

• Devis :

• Date du devis
• Nom et adresse de la société
• Nom du client
• Date de début et la durée estimées des travaux
• Décompte détailler de chaque prestation en quantité et en prix unitaire
• Prix de la main d’œuvre
• Frais de déplacement
• La somme globale à payer HT et TTC.

• Bon de commande :

• L’identité de l’entreprise : nom, dénomination sociale, forme juridique, adresse, SIREN, numéro d’identification RCS et le greffe où il est enregistré.
• L’identité du client : nom, dénomination sociale, adresse, forme juridique, SIRET et nom et prénom de la personne en charge de la commande.
• Numéro de la commande et sa date de création
• La liste détailler de la commande avec chaque produit le nom, la quantité le prix HT et le taux de TVA
• Les conditions de livraison : date et frais
• Conditions de règlements : date, moment de la facturation, mode de paiement et si le paiement à lieu en plusieurs fois.

• Facture :

• Nom et adresse des parties
• Date de la vente ou de la prestation de services
• Quantité et dénomination précise des produits ou de services
• Prix unitaire HT et réduction éventuelle.
• Date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard
• Adresse de facturation si différente de celle du client, ainsi que le numéro de commande dans le cas échéant.

• Bon de livraison ou de réception :

• Date de livraison
• Numéro de commande
• Informations légales de l’entreprise (siège sociale, numéro de RCS, capital social, forme sociale de l’entreprise…)
• Coordonnées du client
• Nature des biens

1. Mode de règlement fournisseurs et clients :

Qu’est-ce qu’un mode de règlement ?

Un mode de règlement définit le mode de paiement que vont utiliser les clients et comment une entreprise paye ses fournisseurs.

• Comptant :  Il est utilisé pour la vente aux particuliers

• En espèces : Ce règlement ne doit pas dépasser 1000€, et s’effectue qu’en main propre.
• En chèque 
• Par virement bancaire SEPA : Il est effectif par un délai d’un jour ouvrable.
• Par prélèvement SEPA : le client donne un manda aux fournisseurs pour un prélèvement automatique et régulier. Il peut être contesté jusqu’au 13 mois après la date du prélèvement.
• Par TIPS SEPA : c’est un prélèvement qui n’est valable qu’une fois, qui doit être signé et retourné aux fournisseurs.
• Par carte bancaire 

• Crédit :

• Par virement commercial ou virement commercial mobilisable : réalisé par le débiteur et fixer une date fixe.
• Par effet de commerce (lettre de change, LCR, billet à ordre) : mobilise une créance (l’échéance doit être inférieur à 3 mois) entre professionnels. Il peut être endossé (cédé à un tiers) ou escompté (vendu avant échéance à une banque en contrepartie de paiement d’agios). Le billet à ordre est identique à la lettre de change sauf qu’il est émis par l’acheteur (le débiteur dit le « tiré ») et non le vendeur (le créancier dit le « tireur »).
• Par le bordereau Dailly : permet escompter des créanciers client d’une manière similaire aux effets de commerces.

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