Processus vente et client

Le client se rapproche de l’entreprise pour faire part de son projet et faire une demande de devis, pour cela, le responsable de production va, alors l’étudier et procéder au chiffrage du dossier. Le client prend contact avec le responsable de différentes manières : par téléphone, par mail ou le client se déplace directement dans les locaux de l’entreprise.

Suite à cela un dossier papier est créé. Un dossier ne correspond pas à un client mais à un projet. Il peut y avoir plusieurs projets d’un même client avec des références similaires, mais chaque projet fait l’objet d’un seul dossier.

Sur le feuillet du dossier est inscrit diverses informations telles que, la raison sociale de l’entité, le contact client, la référence client, ainsi que les références internes à l’entreprise. On y incorpore par la suite tous les éléments qui constituent le projet du client. (Impression du mail, des pièces jointes, le chiffrage du responsable, bon de commande du client).

Dans le cas où le devis est adressé à un nouveau client. Nous devons alors créer une fiche client sur le logiciel de gestion commerciale OBEXTO. On renseigne alors les coordonnées du prospect (raison sociale, adresse du siège sociale et de livraison si celle-ci est différente, les différents numéros d’immatriculation, et le ou les contacts), le moyen de règlement et la création du compte tiers (en comptabilité. Codification : C...) ne seront complétés que si le devis abouti en commande.

Une fois la fiche client renseignée, Il faudra “transférer” le chiffrage en devis à l’aide du logiciel de gestion commerciale. Lors de la saisie du devis, la référence du client, la/les lignes article(s) (qte, libellé, puht, le contact client, doivent être renseignés. Le devis affiche toujours un montant total HT. Une fois le devis saisi, on l’imprime pour l'insérer dans le feuillet, on y inscrit le numéro de devis correspondant et on envoie une copie par mail au client via OBEXTO.

Le dossier est alors mis dans une bannette ‘en attente de commande’. Dans la liste des devis, une colonne ‘état du devis’ informe le personnel de sa progression, si celui-ci n’est pas transféré en commande il sera indiqué ‘attente commande’. Si le client ne donne pas suite au devis, une manipulation sur le logiciel permettra d’y indiquer la mention ‘clôturé perdu’ et le dossier papier est classé.

Le client confirme sa commande soit par téléphone soit par mail. Le dossier papier doit être repris. Et la fiche client sur les logiciels (OBEXTO et Sage) doit être complétée (si le client est nouveau lors de la saisie du devis initial) avec la création du compte de tiers en comptabilité sur le logiciel SAGE, le renseignement du n° de TVA, la condition de règlement (fixé à 45 jours date facture). Le devis est alors basculé en commande. La colonne ‘état du devis’ renseigne alors ‘clôturé gagné’. Le numéro de commande est alors renseigné sur le dossier papier. Avant de basculer le devis en commande on doit s’assurer que le devis n’a reçu aucunes modifications (qté, prix, ajout/suppression article). Une fois les modifications faites si il y en a eu, la commande peut être basculée/imprimée, insérée dans dossier/envoi par mail. Le dossier est alors mis dans la bannette ‘commande à faire’.

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