De gestion des ressources humaines

TRAVAIL NOTÉ 3

Feuille d’identité

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Réservé à l’usage de la personne tutrice

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Note             

Pour vous mettre en contexte, nous allons parler ici d'une entreprise québécoise établie dans la région de Valleyfield en Montérégie. Comme nous le savons, dans le cas du Canada, il est difficile d'établir un style homogène de gestion puisque la responsabilité des relations industrielles est de compétence provinciale. Le Québec est régit par la Commission des normes du travail, « La Commission favorise, par son action, des relations de travail justes et équilibrées entre les employeurs et les salariés en conformité avec la Loi sur les normes du travail. » ^[1] Cette loi érigée par le gouvernement du Québec a pour but d'établir les normes minimales des entreprises sans pour autant s'investir davantage dans les activités de celles-ci.

Stédenstyle est une entreprise privée qui existe depuis maintenant 5 ans, elle a donc été créée dans une conjoncture économique non favorable de par les effets de la turbulence et de l'instabilité des marchés financiers à l'échelle mondiale. Cette jeune entreprise œuvre dans la création et dans la fabrication de vêtements hauts de gammes. Ses principaux clients sont les grandes chaînes de médias et toutes les petites entreprises dans le milieu de la publicité. Stédenstyle compte environ cent cinquante employés et est assez bien établi dans son domaine. Cependant, depuis la dernière année, elle connait beaucoup de difficultés dues à la forte concurrence entre les pays. Elle est donc à la recherche d'un ou d'une gestionnaire en ressources humaines qui saura apporter de nouvelles idées et de nouveaux styles de gestions afin de conserver son avantage concurrentiel. Dans son offre d'emploi, l'entreprise dit être ouverte à tous les changements qu'elle jugera appropriés.

Jessica une femme de 32 ans qui a terminé un BAC en gestion des ressources humaines de la Téluq a été employée en tant que conseillère en ressources humaines au sein d'une municipalité pour un poste de remplacement d'une durée de 18 mois. Par la suite, elle a été au service de la Maison Simons en tant que directrice des ressources humaines durant une période de 5 ans. Prête pour de nouveaux défis, elle a répondu à l'offre d'emploi publiée par la compagnie Stédenstyle et est maintenant convoquée en entrevue.

L'entreprise

Lors de son entrevue, Jessica rencontre Émilie, la propriétaire de l'entreprise, qui lui donne un bon aperçu de sa compagnie. Émilie commence par expliquer qu'elle est une entrepreneure, certes, mais pas une gestionnaire. Elle explique qu'au moment où elle a ouvert son entreprise 5 ans auparavant, elle ne comptait que 25 employés et que par conséquent, elle arrivait à gérer les ressources humaines avec quelques employés de soutien. Cependant, aujourd'hui l'entreprise compte environ 150 employés et elle a besoin d'aide pour redresser la situation qui dans la dernière année s'est quelque peu détériorée.

Émilie explique alors le but et la mission de son entreprise; elle explique que Stédenstyle est une entreprise qui a pour mission de créer et de produire des vêtements d'une qualité exceptionnelle pour le milieu de la publicité et des médias. Le but étant de conserver sa compétitivité et ses contrats d'exclusivités avec les médias locaux. Durant les 4 premières années de l'entreprise, son objectif a été atteint, mais au cours de la dernière année, elle a reçu plusieurs mauvais commentaires de ses principaux clients tant sur les coûts de la marchandise que sur les délais de production. Elle cherche donc à modifier beaucoup d'aspects quant à l'organisation et aux relations de travail dans son entreprise.

Pour terminer, Émilie explique qu'elle a instauré un système de gestion de base dans son entreprise non parce que c'est celui qu'elle désirait, mais parce que c'est le seul qu'elle connaissait. Elle affirme être très liée à ses employés, mais ne pas être en mesure d'apporter des sources d'innovations au niveau de la gestion. Elle allouera donc un temps de trois mois à la nouvelle directrice des ressources humaines pour évaluer les méthodes de gestion de l'entreprise et ainsi proposer des solutions innovatrices qui auront pour but d'optimiser les pratiques globales de l'entreprise.

L'évaluation

Jessica qui a accepté avec plaisir le défi lancer par madame Émilie se familiarise avec la culture de l'entreprise, avec les employés, le type de gestion et le type de système d'emploi en place. Au bout de 2 mois seulement, elle est prête à faire part de sa perception ainsi que de ses solutions en matière de GRH. Elle rencontre donc Émilie, la propriétaire pour lui faire communiquer ses suggestions.

L'analyse de l'entreprise

• Bonjour madame Émilie, je suis prête à vous faire part de mes observations et de mes conclusions concernant les méthodes de la GRH dans votre entreprise. Tout d'abord, durant ces derniers mois, je me suis familiarisée avec l'entreprise pour arriver aux conclusions suivantes : Stédenstyle est une entreprise de type taylorienne, elle fonctionne de façon formelle et assez traditionnelle. Cependant, vous ainsi que vos employés de soutien n'êtes pas pour aucune forme de gestion autoritaire. Ce que j'ai également remarqué, c'est que vous avez une « politique de porte ouverte » et que vous êtes très sensible au bonheur de vos employés, ce qui est tout à votre honneur. Un autre des avantages que vous offrez est sans équivoque votre système de rémunération avec augmentation statutaire ainsi que vos plans d'assurances collectives, qui sont tout deux supérieures à la moyenne des entreprises du même type que la vôtre.

• Oui, en effet je suis d'accord avec vous, notre entreprise fonctionne de façon assez traditionnelle et c'est quelque chose que j'aimerais bien changé pour favoriser l'innovation. De plus, je suis tout à fait contre toutes formes de gestion autoritaire, je suis très axée sur l'approche humaine et je pense que le bonheur de mes employés fera aussi le mien. C'est dans cette approche que j'ai établi ma nouvelle échelle salariale, en tentant d'accommoder le plus d'employés possible.

• Je crois qu'en effet l'augmentation des salaires était une bonne chose, cela vous a permis jusqu'à maintenant la rétention de vos employés et cela sera un des facteurs qui attirera les meilleurs créateurs et designers et qui vous permettra d'avoir un avantage sur vos compétiteurs. En ce qui concerne l'organisation du travail, les postes sont extrêmement bien définis, chacun n'est habileté qu'à faire son propre travail et les horaires de travail sont non variables. Les décisions sont prises par la haute direction ce qui laisse peu de place à l'innovation. Pourtant, comme vous le mentionniez plus tôt, l'innovation, dans le monde de la mode est un élément primordial pour garantir le succès de l'entreprise. La difficulté que j'ai rencontrée dans l'évaluation votre entreprise, c'est la complexité de votre système d'emploi. En effet, on distingue clairement deux types de système dans votre entreprise; soit le modèle salarial et le modèle industriel, ce qui est assez inhabituel. Je crois toutefois que ce problème se réglera de lui-même en régularisant la situation du reste de l'entreprise et qu'il sera dorénavant de type entièrement salarial.

• Jessica, je dois vous avouer que je suis un peu confuse, si mon système de rémunération est très bon, que mon système d'emploi est relativement bon et que j'ai de très bons employés, comment vais-je faire pour augmenter la motivation et la productivité de mes employés tout en réduisant mes coûts de production?

• C'est une très bonne question, je vais vous exposer clairement les problèmes fragrants et ensuite vous proposer les solutions pour les régler. D'abord, votre baisse de production est dû à un taux élevé d'absentéisme. Votre capacité de concurrence se voit réduite par les coûts élevés de votre production, problème qu'on peut résoudre en réduisant des coûts qui sont non nécessaires, par exemple, des coûts très élevés reliés au recrutement. La démotivation de vos employés, elle, est dû au manque de formation ainsi qu'au manque de participation de la part de vos employés. Vous avez très peu de rétroaction de la part de vos employés ou même de vos clients et pour terminer, le manque d'innovation est dû au manque de polyvalence et au faible niveau d'engagement de vos employés envers l'entreprise.

L'absentéisme

• Émilie, saviez-vous que beaucoup d'entreprises doivent leur succès à l'hybridation de leur modèle? En effet, des entreprises étrangères importent leur système d'emploi et leur modèle de production dans un pays comme le Canada et l'adaptent ensuite au contexte local. Il faut noter que dans plusieurs cas, le résultat de l'hybridation des modèles a comme conséquence un rendement supérieur à celle d'une entreprise typiquement canadienne, par exemple.

• La première chose que j'ai remarquée, c'est le fort taux d'absentéisme. La baisse de production est malheureusement une des conséquences directes de l'absentéisme puisque les tâches des employés absents ne peuvent pas être assumées par les autres travailleurs qui ne les connaissent tout simplement pas. En ce sens, je serais pour le fait de conserver votre système de rémunération, mais la modification serait la suivante; les augmentations seraient accordées aux employés chaque fois qu'ils maîtrisent un autre poste de travail que le leur au lieu que l'augmentation soit statutaire. Cette approche en plus de réduire le déficit de production lorsqu'il y a des absents favoriserait la polyvalence de tous les employés et serait en outre moins répétitive et donc moins ennuyante. Ce système de rotation des postes est déjà bien ancré dans la culture allemande et a fait ses preuves dans nombre d'entreprises.

• Par la suite, pour m’attaquer de plus près au problème de l'absentéisme, j'utiliserais une des méthodes de Bombardier Aéronautique à la différence que les pourcentages seront établis en fonction de notre situation économique. Au début de l'année, nous verserons 60 % de toutes les journées de maladie auxquelles les employés ont droit sur un seul chèque. Les employés qui utiliseront leurs journées de maladie ne seront donc pas payés au moment de les prendre et n'auront reçu que 60 % de leur salaire normal pour ces dites journées. Par contre, pour ceux qui ne les prendront pas, ils recevront encore une fois sur un seul chèque à la fin de l'année la différence entre 125 % et 60 % de leur salaire normal, ce qui est un bon incitatif pour ne pas trop en prendre. En résumé, ces mesures favoriseraient du même coup une baisse de l'absentéisme, une réduction des délais de production et une forte polyvalence de tous les employés en plus de réduire la monotonie du travail.

• Jessica, pour vous dire la vérité, je n'avais jamais envisagé de telles solutions, mais je suis agréablement surprise par vos propositions. En ce qui concerne les mesures de pourcentage des journées de maladie, nous allons mettre cette stratégie en œuvre dès maintenant. Pour ce qui est de la rotation des postes, je désire aussi mettre cette stratégie à l'essai, mais je crois que ça se fera plus graduellement après l'établissement d'un plan détaillé que nous pourrons faire ensemble. Maintenant, je vous laisse continuer avec vos prochaines propositions qui concernaient les coûts reliés au recrutement, je crois.

Les coûts reliés au recrutement

• Oui en effet, un de vos objectifs est de réduire les coûts de production et donc, d'économiser aux endroits où ce n'est pas nécessaire. Je pense que nous pourrions réduire considérablement les coûts reliés au recrutement. Entre autres, si nous instaurons un système de rotation des postes, les employés auront acquis certaines compétences et se seront peut-être trouvé un intérêt particulier pour un autre type de travail, qui pourra être complété par une petite formation. Alors, ce que je propose, c'est de mettre en place une politique de recrutement, pour que nous offrions les postes à combler à l'interne avant de les offrir à l'externe. Cette mesure pourrait combler nos postes plus spécialisés par des travailleurs déjà à notre emploi et ainsi ce serait les postes au bas de l'échelle pour lesquels nous devrions embaucher.

• De plus, je propose également que nous adaptions un peu nos méthodes de recrutement pour qu'elles soient plus en lien avec la stratégie de l'entreprise. En outre, nous pourrions procéder à une courte entrevue téléphonique avant de procéder aux entrevues en présence ce qui nous permettrait d'économiser beaucoup de temps. Je serais même en faveur de faire participer les employés à ce processus en leur laissant réaliser ces entrevues par téléphone.  Ensuite, je pense que nous aurions intérêt à ne pas afficher nos annonces dans les journaux puisque cette solution est très coûteuse. Toutefois, nous publierions nos annonces sur les sites d'emploi gratuit tel que Emploi Québec et Kijiji et nous afficherions nos annonces en version papier dans les centres locaux d'emploi ainsi que dans les Collèges et Université. Pour terminer, je proposerais une dernière solution; la création d'un Facebook pour Stédenstyle. En plus de pouvoir y publier nos offres d'emploi gratuitement, cette alternative permettrait à l'entreprise d'avoir une meilleure visibilité.

• Je suis entièrement d'accord avec vous, je ne connais pas beaucoup les technologies, mais je sais que dans la société actuelle; cela est primordial. Par conséquent, je vous donne carte blanche pour afficher nos postes à combler sur tous les sites d'emploi. Je vous donne également la mission de procéder à la création d'un Facebook pour l'entreprise et je suis d'avis que vous devriez y faire participer les employés. Toutefois, je désirerais pouvoir le regarder avec vous avant la publication officielle. Allez-y, vous pouvez poursuivre.

La formation

• En ce qui concerne la formation, je ne sais pas si vous avez déjà entendu parler du système dual de formation de l'Allemagne; un système d'une grande efficacité. Évidemment, ce système est géré par l'État ce qui pose problème, ici, au Québec. Toutefois, l'entreprise allemande « Fag Bearing Ltd. » a importé certaines modalités de ce système et les a adaptées au contexte américain qui se rapproche plus de notre contexte à nous. Ce qu'ils ont mis en œuvre est particulier, ils ont obtenu pour certains métiers spécialisés des ententes avec les écoles de formation et puis mis en place un système d'alternance travail-étude. Cette nouvelle méthode permet à l'entreprise de combler ses postes vacants par des apprentis qui pourront être ensuite embauchés par l'entreprise. De plus, cela permet à l'entreprise d'être toujours à l'affût des nouvelles technologies parce qu'ils ont une partie de leur personnel qui est constamment en formation et cela leur permet d'économiser sur les salaires qui sont légèrement plus bas que ceux des employés permanents.  

• Aussi, je crois que nous devrions investir davantage dans la formation des employés permanents qui voudraient se perfectionner dans n'importe lequel des aspects qui pourraient être utiles à l'entreprise. Les employés qui voudraient obtenir une formation particulière pourraient en faire la demande via un formulaire à notre service, si la demande en formation est trop élevée pour le budget qu'on y aura attribué pour l'année, nous accorderons les demandes les plus prioritaires en premier. Nous pourrions également proposer de 1 à 3 activités de formation de courte durée par année aux employés qui désireront y participer sur les sujets que nous jugerons opportuns. Je suis consciente du fait qu'investir en formation peut parfois être coûteux à court terme, mais cela devient particulièrement rentable à long terme. Je suis d'avis que si le besoin en formation d'une entreprise est comblé, son avenir est quasi assuré. Les employés sont par la même occasion, beaucoup plus motivés et peuvent obtenir de grandes possibilités de promotion au sein de l'entreprise.

• En résumé, investir dans la formation de nos employés, c'est investir dans le succès de l'entreprise. On réduit du même coup, les coûts reliés au recrutement, la mobilité des employés vers une autre entreprise et le manque de motivation. On augmente également du même coup, le niveau de participation des employés, la productivité ainsi que la qualité de nos produits. Pour une entreprise, comme la vôtre qui se doit de constamment innover et qui doit entretenir une qualité supérieure de produits, favoriser la formation devient incontestablement un investissement.

• En fait, je n'ai jamais entendu parler du système dual de formation de l'Allemagne, mais je suis d'avis que l'investissement en formation est un peu négligé dans notre marché du travail actuel et que c'est un sujet sur lequel l'État devrait se pencher davantage. Bon, pour en revenir à la formation au sein de notre entreprise, comme je viens de vous le dire, je suis favorable à cette idée. Par contre, je sais aussi que la formation peut rapidement devenir très dispendieuse et c'est un peu mon appréhension. C'est un sujet sur lequel je suis ouverte à discuter, mais nous devrons l'approfondir davantage et regarder ensemble le budget qu'on pourrait lui allouer. En ce qui concerne les apprentis, cette suggestion me semble idéale et je serais prête à faire les démarches nécessaires auprès des institutions scolaires pour tenter de concrétiser ce projet. Vous m'aviez aussi mentionné au début de notre rencontre que je n'avais pas suffisamment de rétroaction de la part de mes employés et de mes clients et ce sujet a retenu mon attention.

• Bien sûr, la rétroaction de la part des personnes qui vous entourent est extrêmement importante et c'est justement mon prochain sujet. Pour mettre un terme au sujet précédent, j'aimerais seulement vous dire que je suis très contente que vous souhaitiez faire les démarches auprès des institutions scolaires et je crois vraiment que si cette solution fonctionne, vous posséderez un avantage concurrentiel très important.

La rétroaction des employés et des clients

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