Organiser un évènement commercial

ORGANISER UN ÉVÉNEMENT COMMERCIAL

Compétence : Organiser un événement commercial

Savoirs associés : Stratégies de communication ; marketing événementiel ; gestion budgétaire ; gestion du temps

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Juca élabore et commercialise des produits artisanaux à base de fruits : confitures, coulis et compote. La clientèle de Juca est composée pour 60% de professionnels entre (producteur, restaurateur, pâtissier) et pour 40% de distributeur en GMS et restauration hors domicile (métro, promocash). Afin de développer son activité à l'export, notamment vers l'Asie, et de présenter ses nouveaux colis de fruit, Juca souhaite participer à un événement commercial. Monsieur Julliard, le directeur commercial et Madame Henry, la directrice financière, envisagent de participer à la prochaine édition du salon international de l'alimentation (SIAL) événement biennal qui se déroulera du 21 au 25 octobre au parc des expositions de paris-nord Villepinte.

Objectif : titulaire d'un BTS NDRC et récemment embauché au sein du service commercial, vous devez juger de l'intérêt de la participation de JUCA au SIAL et le cas échéant organiser l'événement.

Missions et ressources :

Mission 1 : définir les objectifs et le type d'événement commercial

Monsieur Julliard le directeur commercial vous demande d'évaluer l'opportunité de participer au SIAL.

À réaliser :

1. Définissez les objectifs commerciaux, managériaux et financiers de l'entreprise Juca liés à l'organisation d'un événement commercial Ressource 1 
2. Proposez un argumentaire à votre responsable pour le choix du SIAL. Ressources 2 et 3

Mission 2 : planifier la participation à un salon

Le choix du SIAL étant validé, la préparation du salon nécessite de suivre un processus rigoureux qui se déroule sur plusieurs mois. Un chef de projet salon, monsieur Chen a été nommé pour planifier le salon et coordonner les équipes. Vous êtes chargé de l’aider dans cette mission.

À réaliser :

1. Répartissez les tâches en fonction des compétences de chaque collaborateur (assistant commercial, commerciale, chef des ventes, comptable, directeur général). Ressource 4.
2.  Identifier les tâches des commerciaux achevées et les tâches en cours d'exécution à fin juillet. Ressources 5
3. Citez les tâches dont la non-exécution ou le retard pourrait mettre en péril l'organisation du salon ressources 5
4. Rédiger le mail d'invitation au SIAL et indiquer à qui vous l’adresser ressources 6

Mission 3 : budgétiser la participation à un salon

Madame Henry, la directrice financière alloue un budget de 18000€ à l'organisation du salon.

À réaliser :

1. Présenter le budget prévisionnel de la participation de JUCA au SIAL du 21 au 25 octobre. Ressource 7
2. Identifier les éléments sur lesquels vous pourriez faire des économies. Ressources 7

Ressource 1 :

Prise de notes lors du briefing de la direction générale sur la participation de JUCA à un salon

Objectifs :

• Développer les ventes à l'export et les référencements chez les distributeurs français et asiatiques.
• Constater un impact sur l'image de l'entreprise (notoriété qui augmente)
• Présenter les nouveaux coulis aux professionnels de la restauration
• Benchmarker la concurrence faire de la veille concurrentielle
• Bénéficier de retombées dans la presse
• S’assurer de la cohésion et de la motivation du personnel
• Observer les commerciaux en action sur le terrain

Ressources nécessaires : équipe commerciale de 6 personnes, équipe de direction, recherche développement, production, qualité, communication, directeur général, assistante commerciale.

Budget : 18 k€

Période :  2e semestre de l'année N : SIAL ?

To do : voir pertinence du SIAL et récupérer informations : nombre de visiteurs et d’exposants, date, programme des conférences, surface d'exposition, avis d'exposants.

Ressource 2 les principaux types d'évènements commerciaux :

Le marketing événementiel regroupe l'ensemble des techniques mercatiques qui consiste à mettre en scène un événement pour transmettre un message, promouvoir une marque, un produit ou une organisation et privilégier la proximité avec les publics (grand public ou public professionnel)

On distingue 2 grands types d'évènements :

• Les événements d'entreprise : journée portes ouvertes, invitation des clients à une soirée, stand dans un salon spécialisé, soirée de lancement d'un nouveau produit…
• Les événements publics : salons et foires. Ce sont des manifestations commerciales destinées à la présentation des produits d'une entreprise auprès des particuliers ou des professionnels. La foire se distingue du salon par l’hétérogénéité des secteurs d'activité des exposants et par son ouverture au grand public.

Ressources 3 le dernier SIAL en quelques chiffres :

• Côté exposants :

7020 exposants fournisseurs de l'industrie agro-alimentaire

85% d’internationaux : 109 pays représentés dont la France premier pays exposant

21 secteurs d'exposition et filières alimentaires.  Top 6 des secteurs produits carnés, produits sucrés, produits laitiers, épicerie, boissons, produits surgelés.

82% des exposants sont satisfaits de leur participation et 89% recommanderaient le SIAL.

79% des exposants ont souligné la qualité des contacts sur le salon.

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