Support De Cours Gestion Administrative

ORGANISATION ADMINISTRATIVE –COMPTABLE ET COMMERCIALE :

PROCEDURES A L’USAGE

DE LA PERSONNE EN CHARGE DE LA GESTION

Avant-propos 3

I- LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE 3

II- RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 3

2.1. Séparation des fonctions 3

2.2. Définition des fonctions 4

2.3. Enregistrement correct et sans délai des opérations 4

2.4. Protections matérielles et juridiques 4

III- PROCEDURES GENERALES 4

3.1. L’importance du classement 4

3.2. Traitement du courrier 4

3.2.1. Traitement du courrier reçu 4

3.2.2. Traitement du courrier départ 5

3.3. La trésorerie 5

3.3.1. Règles de base 5

3.3.2. Tenue de la caisse 5

3.3.3. Protection des disponibilités 6

3.3.4. Emission de chèques 6

3.3.5. Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire 6

3.4. Les achats de marchandises et de frais généraux 6

3.4.1. Commandes 7

3.4.2. Réception des marchandises 7

3.4.3. Réception des factures 7

3.4.4. Comptabilisation 7

3.4.6. Traitement des retours de marchandises 7

3.5. Les ventes, prestations de services et les clients 8

3.5.1. Commandes 8

3.5.2. Livraisons 8

3.5.3. Facturation 8

3.5.4. Règlements et gestion des comptes clients 8

3.5.5. Avoirs clients 9

3.5.6. Comptabilisation 9

3.6. Inventaire physique 9

3.7. La gestion du personnel et des charges sociales 10

3.7.1. Règles de base 10

3.7.2. Embauche 10

3.7.3. Etablissements des fiches de paie et charges sociales 10

3.7.4. Gestion des congés et absences 10

3.7.5. Sanctions disciplinaires 11

3.7.6. Gestion des maladies 11

3.7.7. Registres obligatoires 11

3.7.8. Affichages obligatoires 11

3.7.9. Utilisation des véhicules 11

3.8. La fiscalité 11

3.8.1. La TVA 11

3.8.2. Exonérations 12

3.9. Le juridique 12

IV- COMPTABILITÉ INFORMATISÉE 12

V- ARCHIVAGE 13

VI- DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS 13

Avant-propos

Ce recueil des procédures est destiné aux chefs d’entreprise afin de les aider dans la mise en place de l’organisation de leur entreprise. Il ne peut être exhaustif et chaque entreprise est tenue d’établir son propre manuel des procédures en fonction de son activité.

Il devra faire l’objet d’une mise à jour régulière afin de tenir compte des changements de législation et de l’évolution de l’entreprise.

I- LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de :

- ne perdre aucun document

- gagner du temps

- sauvegarder le patrimoine de l’entreprise

- suivre sereinement la gestion de son entreprise

- éviter les rappels en matière fiscale et sociale

II- RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1. Séparation des fonctions

La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples.

La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne.

Les objectifs du contrôle interne sont les suivants :

- Prévenir les erreurs et les fraudes

- Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise

- Gérer rationnellement les biens de l’entreprise

- Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations

La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches. Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d’une entreprise :

Fonction de décision

Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant à leur charge la conservation ou l’entretien des immobilisations, des stocks, des liquidités)

Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux qui affectent les biens de l’entreprise, des correctifs d’inventaire, et établissement des états financiers)

Fonction de contrôle

La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu’une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un autocontrôle efficace.

2.2. Définition des fonctions

L’affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend :

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