La gestion administrative

La gestion administrative

L’activité bancaire nécessite de lourdes contraintes administratives quelque soit la nature de la demande.

Parmi les activités d’ordres administratifs on dénombre entre autres :

Le suivi et la mise à jour du fichier client

Il s’agit de la mise à jour des informations relatives aux clients afin de constituer un fichier client plus fiable, ce qui nous permet de suivre toutes nos démarches de prospection, nos opérations promotionnelles, nos actions marketing... et de les amortir dans le temps en générant plus de chiffre d'affaires.

Par exemple, à chaque premier rendez vous, le commercial crée dans la base « tiers » du programme informatique commun à toutes les agences, la fiche du prospect complété par ses coordonnées, la nature de sa demande ainsi que d’autres informations complémentaires, de façon a ce que celui ci soit inscrit dans les bases de données. Cette opération est effectuée même si le prospect ne donne pas suite à sa démarche.

Ces informations pourront être transmises à la banque de France dans le cas où des incidents de paiements pourraient avoir lieu, se concluant parfois sur des interdictions bancaires.

Il est également évident que ces mêmes opérateurs ont un devoir de confidentialité absolue.

Le classement et l’archivage

Le classement est effectué selon la nature des documents.

1) Les documents administratifs : ils sont classés dans des classeurs selon leurs natures et à l’intérieur de chaque classeur les documents sont classés selon les dates.

Par exemple, le classeur compte rendu des réunions, les autorisations de prélèvements…

2) Les documents comptables : Une fois les saisies effectuées dans le logiciel selon la nature de la demande du client (prélèvement, dépôt, retrait ...) une édition des documents relatifs à l’opération effectuée est nécessaire et ces documents doivent être signé par le client et classés ensuite dans une boite d’archivage selon la date d’édition.

Le traitement des chèques

Il s’agit d’une opération effectuée au quotidien via la machine ISICHEQUES, nous devons donc scanner tous les chèques déposés par les clients.

Cet outil permet de :

• Endosser tous les chèques avec la signature numérisée

• Lire la piste CMC7 des chèques et l'archiver pour tracer le document (date de traitement),

• Numériser les deux faces de chaque chèque pour en conserver des images,

• Lire le montant des chèques afin d'effectuer le total de la remise (il peut y avoir des chiffres illisibles, dans ce cas on peut les saisir manuellement)

• Vérifier certains points de conformité des chèques remplis et une alerte est lancée en cas d'absence de signature

• Générer un fichier tlmc que nous transmettons au service traitement des chèques.

Après

...