Techniques De Gestion Administrative Et Financière

1. Le document numérique est un document qui n’est pas sur support papier ; on dit que le

document est dématérialisé. Il peut être transmis par voie numérique, stocké sur un support

numérique, modifié, suivi…

2. Le document numérique doit être identifié afin de pouvoir être traité, suivi, stocké et

conservé.

3. Le cycle de vie du document correspond aux étapes de la vie d’un document numérique. On

distingue quatre étapes dans le cycle de vie d’un document numérique : la création, le suivi,

l’archivage et la destruction.

L’arrivée des nouvelles technologies de l’information et de la communication a permis le

développement des sources d’informations en facilitant l’accès à de nombreuses données. Mais

pour permettre l’accès à ces données, il a fallu les structurer et les codifier pour permettre leur

extraction.

L’organisation de l’accès aux informations a mis en évidence la nécessité :

 d’organiser la collecte, la conservation et la communication des données quel que soit le

support ou le format dans lequel elles se trouvent ;

 de rendre cohérente la base de données créée pour permettre à tous les utilisateurs quel

que soit leur niveau d’intervention d’accéder aux informations dont ils ont besoin ;

 de tenir compte de la technologie et de ses évolutions rapides pour obtenir un outil

durable qui permettent la conservation et l’accès au patrimoine de toute organisation ;

 de former les individus à l’utilisation de ces technologies pour devenir des utilisateurs

avertis et faire en sorte que l’outil serve ;

 de limiter les coûts et en ce sens de permettre au document numérique d’avoir une

légitimité au moins équivalente à celui du document papier.

Concrètement dès lors, le document numérique trouve quatre fonctions :

 une fonction de preuve : le document numérique doit pouvoir être une trace de ce qui

s’est passé ;

 une fonction de compréhension : en étant une trace, le document numérique doit

permettre de comprendre ce qui s’est passé ou de prendre une décision ;

 une fonction de mémorisation : le document numérique doit être stocké et ainsi faire

partie d’une base de données sur le passé ;

 une fonction de communication : toute base de données a pour vocation d’être

consultée.

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