Gestion électronique Des Documents

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Université de Lille 3

UFR IDIST

Master 2 GIDE

La Gestion Electronique des documents

Typologie des systèmes d’information

Présenté par

Géraldine DESBETES

Lucile LEROY

Anne-Gaëlle LIEBERT

Mars 2008

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Table des matières

INTRODUCTION..............................................................................................................................................3

I - QU’EST-CE QUE LA GED ?.......................................................................................................................4

A. DEFINITION ET OBJECTIFS............................................................................................................................4

1. Définition................................................................................................................................................4

2. Objectifs..................................................................................................................................................7

B. LA CHAINE DU DOCUMENT NUMERIQUE.......................................................................................................7

1. Le cycle de vie du document numérique..................................................................................................8

2. L’acquisition des documents...................................................................................................................9

3. L’indexation des documents numériques..............................................................................................12

4. Le stockage............................................................................................................................................13

II. MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GED....................................................................................14

A.METHODOLOGIE DE MISE EN PLACE...........................................................................................................14

1. Analyse préalable..................................................................................................................................14

2. Les écueils à éviter................................................................................................................................16

B. CHOIX DU LOGICIEL...................................................................................................................................18

1. Fonctionnalités......................................................................................................................................18

2. Analyse du logiciel................................................................................................................................19

3. Logiciel libre ou logiciel propriétaire ?................................................................................................20

4. L'offre logicielle....................................................................................................................................21

III. ENJEUX RELATIFS A LA GED.............................................................................................................26

A. ENJEUX TECHNIQUES : PERENNITE, INTEROPERABILITE DES FORMATS ET SECURISATION DES DONNEES....26

1. L’interopérabilité des formats...............................................................................................................26

2. La pérennité des formats et des supports de stockage..........................................................................27

3. La sécurité des données........................................................................................................................28

B. LES ASPECTS JURIDIQUES DU DOCUMENT NUMERIQUE...............................................................................29

C. INTEGRATION DE LA GED DANS LE SYSTEME D'INFORMATION DE L'ENTREPRISE.......................................31

1. Le groupware........................................................................................................................................31

2. La gestion des connaissances................................................................................................................32

CONCLUSION.................................................................................................................................................33

BIBLIOGRAPHIE...........................................................................................................................................34

ANNEXE...........................................................................................................................................................36

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Introduction

Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents. Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail » tels que les comptes-rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.

Les premières solutions développées pour permettre la gestion des documents produits dans l’entreprise ont été les tableurs ou les systèmes de gestion de bases

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