Le processus de dématérialisation des traitements comptables

Pour comprendre la dématérialisation des traitements comptables

Sommaire

• I- Le processus de dématérialis

• II- La dématérialisation (...)

• PRINCIPALES REGLES COMPTABLES

• GLOSSAIRE

• SOURCES

Quel rapport y-a-t-il entre la région de Sumer en Mésopotamie, vers 3 500 avant J.-C. et la France, en 2000 après J.-C. ? Alors qu’un univers sépare ces deux lieux et ces deux époques, la comptabilité les rapproche pourtant. C’est en effet au sud de l’Irak que furent découverts, il y a 5 500 ans, les premiers vestiges présentant des enregistrements comptables [1] et c’est en France que fut créée en 2000 la première »plateforme de dématérialisation des experts-comptables« , accessible sur le site www.jedeclare.com. La pratique de la comptabilité n’a cessé d’évoluer jusqu’à connaître, depuis la seconde moitié du XXe siècle, une mutation profonde des traitements comptables avec l’informatisation. Ces toutes dernières années ont vu apparaître une nouvelle innovation, la dématérialisation, qui consiste à »transformer un flux de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques" [2]. Peut-on considérer que les services dématérialisés représentent l’avenir de l’informatique professionnelle, comme Steve Jobs l’avait annoncé pour l’informatique personnelle ? En tout cas, leur développement continue de modifier plus largement les pratiques comptables au sein des entreprises et le marché est en pleine expansion malgré un contexte économique peu favorable. Appliquée dans le cadre de la comptabilité financière, la dématérialisation permet de traiter les nombreux flux de données et de documents circulant en interne mais facilite surtout leur transit auprès des tiers concernés. La problématique pour l’entreprise est alors de mettre en place une dématérialisation des traitements comptables, tout en respectant les règles comptables et juridiques contraignantes. L’objet de cette étude est d’exposer de manière simple la dématérialisation et l’intérêt qu’elle présente, ainsi, nous porterons d’abord notre développement sur le processus de dématérialisation des traitements comptables pour, ensuite, montrer qu’il est devenu incontournable.

I- Le processus de dématérialisation des traitements comptables

Il paraît essentiel de commencer par aborder la dématérialisation des traitements comptables sous ses principaux aspects techniques puis de rappeler les règles comptables et juridiques s’y rapportant.

A) Présentation des principaux aspects techniques liés à la dématérialisation

Rappelons que la comptabilité financière a pour objectif de produire des états financiers destinés à informer les tiers et les associés sur la situation financière de l’entreprise, en s’appuyant sur une organisation matérielle. La dématérialisation va alors porter sur les documents devant subir des traitements comptables.

Le lien entre traitements comptables et dématérialisation

Les traitements comptables consistent à trier, saisir et enregistrer les données nécessaires à l’établissement des états de synthèse que sont le bilan et le compte de résultat. Ils sont bien évidemment liés aux relations commerciales B to B ou B to C, mais aussi aux relations des entreprises avec les salariés, les organismes sociaux, les banques et l’administration fiscale. La dématérialisation concerne les documents comptables ou extra comptables comme les factures, les documents sociaux et fiscaux, les pièces bancaires, les bulletins de salaire… qui vont être intégrés dans le traitement de l’information financière.

Eléments techniques de base

La dématérialisation engendre une succession de traitements informatiques liés aux traitements comptables et on parle le plus souvent de traitement automatisé sous forme numérique. Nous n’approfondirons pas ici les aspects techniques, il suffit de visiter les sites web des fournisseurs de solutions de dématérialisation pour obtenir des informations pointues dans ce domaine. De manière simple, on peut retenir trois étapes importantes dans le processus de dématérialisation :

1. Numérisation des documents à l’aide d’outils simples comme un scanner et une bonne Reconnaissance Optique de Caractères, plus connue sous le terme anglais OCR (Optical Character Recognition).

2. Archivage des documents à l’aide de la GED (Gestion Electronique de Documents).

3. Transmission des documents via des outils permettant une gestion électronique des processus du type Workflow. Ce dernier outil se distingue de la GED par le fait qu’il rend l’utilisateur actif, c’est en saisissant des informations qu’on va générer un document afin de l’intégrer dans le processus de traitement informatique. Ce processus permet de traiter les flux de documents en gérant par exemple les temps de traitements, les délais de règlement, les niveaux d’accord de paiement.

Les fournisseurs de solutions de dématérialisation proposent une intégration des traitements comptables à différents stades de l’avancement du processus de dématérialisation. La plupart du temps, le traitement comptable démarre dès l’extraction des données par des modules OCR ou par LAD (Lecture automatique de Documents). Des écritures comptables sont proposées à partir de ces informations numériques et on peut alors démarrer les processus liés à la validation des écritures comptables proposées, au transfert des écritures vers des logiciels comptables, et aller jusqu’au passage d’ordres de banque.

Exemple type de la dématérialisation de facture Dans tous les pays membres de l’Union Européenne, depuis le 1er janvier 2004, la facture électronique peut se substituer à la facture papier (la directive européenne 2001-115-CE). Trois types de dématérialisation existent :

1. dématérialisation des factures papier envoyées par les fournisseurs : les factures sont numérisées à leur réception par le client puis stockées et/ou traitées immédiatement. Seule la facture papier est admise sur un plan légal.

2. dématérialisation dite simple : les données de facturation sont transmises par voie électronique et peuvent être intégrées immédiatement dans les traitements comptables. Un double de la facture papier doit obligatoirement être conservé par l’acheteur et le vendeur,

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