Exemple fiche mission BTS SAM

BTS SAM - Session 2023

ÉPREUVE E4 : OPTIMISATION DES PROCESSUS ADMINISTRATIFS

FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION

Nom et prénom du candidat :

Numéro du candidat :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence visée : 1

Support opérationnel aux membres de l’entité

Intitulé de la mission :

Préparation JOB DATING

Nom de l’organisation :

Union des Industries et Métiers de la Métallurgie

Durée et date de réalisation (1) :

6 semaines (du 16/05/2022 au 29/06/2022)

Contexte international

☑ oui                         ❑ non

Descriptif de la mission (2)

L’Union des industries et métiers de la métallurgie (UIMM) est la fédération patronale française regroupant, dans le domaine de la métallurgie, les principales entreprises françaises et notamment un centre de formation. Membre du Medef, l'UIMM est considérée comme l'une de ses branches les plus influentes.

L’établissement principal de la fédération est domicilié à Reims mais elle possède trois établissements secondaires dans les communes de Saint-Dizier, Charleville-Mézières et Reims.

Le site de Saint-Dizier est dirigé par Madame Kastler et compte treize employés. J’ai personnellement effectué ma période de stage dans le service A.F.P.I (Association de Formation Professionnelle de l'Industrie)

J’ai intégré l’organisation en tant que stagiaire de SD, Conseillère Relation Clients. Ma tutrice avait un management participatif.

A mon arrivée l’équipe était en train d’organiser un job dating. Le principe de cet évènement est d'inviter des candidats pour des entretiens d'embauche « express » d'une dizaine de minutes. Cet événement se déroule généralement sur une journée. Il permet de recruter beaucoup de candidats dans un court laps de temps.

La journée était divisée en deux temps. Le matin de cette journée était destiné aux demandeurs d’emplois. Pôle emploi qui est un grand partenaire de l’UIMM, était chargé de recruter des profils répondant aux besoins des entreprises et de les inviter à se présenter à l’UIMM le jour de l’évènement de manière spontanée. J’ai par ailleurs eu au téléphone une conseillère Pôle emploi qui m’a notifié la venue de deux personnes ne parlant pas français.

J’ai donc dû anticiper le problème en prévoyant une solution afin de ne pas à avoir à le gérer le jour J.

L’après-midi quant à elle était réservée aux apprentis à la recherche d’un stage. Les apprentis se présentaient avec les convocations préalablement reçues par mail.

Pour mener à bien cette mission je disposais de moyens et de ressources notamment d’un bureau, d’un ordinateur bénéficiant du pack office, un téléphone, une adresse électronique à mon nom et une base de données. J’ai également pris appui sur les consignes transmises par le service SOP (responsable sales and operations) et le service CIP (conseiller en insertion professionnelle)

N’ayant pas pu bénéficier d’une messagerie électronique dès mon arrivée, j’ai dû contacter les acteurs extérieurs par téléphone plutôt que par mail.

Cette mission a été menée en collaboration avec les deux services énoncés précédemment (SOP et CIP).

Une démarche préparatoire a été menée pour découvrir quels étaient les apprentis qui n’avaient toujours pas de stage. Je les ai donc par la suite invités à la journée JOB DATING.

Pour se faire j’ai :

• Récolter la base de données apprentis
• Eliminer les personnes qui avaient déjà un stage
• Appeler les apprentis restant (bilan des recherches)
• Mettre à jour données avec eux (adresse électronique)
• Créer invitations job dating
• Renvoyer mail planning attitré

J’ai également créé un formulaire de renseignement en anglais pour les personnes qui ne parlaient pas français afin de faciliter le dialogue entre elles et les entreprises lors de l’entretient.

Les productions réalisées pour cette mission sont les suivantes :

Ce stage, par ces différentes tâches, m’a apporté davantage de confiance en moi, en ce que je fais, notamment grâce au phoning que j’ai réalisé où je parlais avec des inconnus, je suis à présent plus à l’aise au téléphone et également par rapport au travail car mon tuteur ne vérifiait pas toujours mon travail avant de l’envoyer aux clients.

Mon travail était important pour l’entreprise car j’étais une réelle épaule pour ma tutrice et mon aide lui a permis de se concentrer sur d’autres tâches plus urgentes.

Je pense que ma tutrice de stage était contente du travail que j’ai réalisé au cours de mon stage car elle m’a proposé pendant les vacances de rester travailler à ses côtés.