Appliquer les procédures internes de traitement des relations « clients »

Titre de l’activité : 1.2.1

Dossier 3

Appliquer les procédures internes de traitement des relations « clients »

1) Quand et où s’est déroulé l’activité ?

Je suis actuellement en PFMP au sein de la SASU MAX basée à Seloncourt. Cette société du bâtiment réalise tous travaux dans le domaine de l’électricité, de l’isolation et des sanitaires. Je suis affectée au bureau de la direction pour assister le Directeur M. Cadaut qui me charge de gérer le traitement des demandes clients.

Pour ma première journée, M. Cadaut me propose de prendre connaissance de la procédure de suivi de la « Relation client » afin de pourvoir répondre au mieux aux demandes des clients de la société, et de m’informer sur les obligations légales en matière de devis.

2) Comment as-tu réalisé cette activité ?

1ére partie

En amont de cette tâche, pour compléter mes connaissances je me suis référée aux fiches ressources pour bien comprendre ce qu’était chaque document précité dans le document Supra1.

L’entreprise reçoit régulièrement des demandes de prix qui émanent des clients de la société ou de futurs clients. Ces demandes peuvent prendre la forme d’un appel téléphonique, d’un courrier, d’un courriel, d’une télécopie ou sur le site Internet de l’entreprise.

L’établissement d’un devis

Le devis est un document écrit obligatoire pour tous travaux fixés au-dessus de 150 €, par ce document le fournisseur s’engage sur les conditions de réalisation de la vente de biens et/ou de prestations (tarifs, réductions, conditions de livraison, conditions de paiement). Il a une durée de validité limitée, mais suffisante pour laisser le temps au client de décider s’il accepte ou non les conditions. Le devis signé par les deux parties vaut contrat. Ainsi, pendant un chantier, et après réception des travaux, le client est couvert contre les malfaçons.

Tout devis doit comporter des mentions obligatoires il faut y faire figurer : les coordonnées de l’entreprise et du client, la date de rédaction, le numéro du devis.

Le corps du devis se compose de trois parties :

1. Une première partie relate la nature ou la désignation des travaux et le lieu de son exécution.

2. Une deuxième partie quantifie l’ensemble des biens et fournitures nécessaires à la réalisation de ces travaux.

3. Une troisième partie détaille la main d’œuvre nécessaires à la réalisation de ces travaux et le prix, le coût du devis, les frais de déplacements.

Puis on calcule l’ensemble des sommes d’abord en Hors Taxes, puis on y rajoute la T.V.A. qui peut être de 5,5 % ou 10 % (taux réduit),20% (taux normal) selon les conditions et on termine par la somme TTC

En bas de page, on inscrit les mentions signature du client (précédée de « bon pour accord »), la durée de validité du devis, les conditions de règlement (% à l’acceptation du devis « acompte ») et solde à la fin des travaux, les conditions de garantie liées aux prestations et la signature de l’auteur du devis.

La facture d’acompte est un engagement financier envers la société par le client, elle sécurise la transaction en validant l’accord sur le prix et la prestation et cela permet de régler ainsi une partie de la prestation. Elle présente les mêmes caractéristiques qu’une facture classique.

L’attestation simplifiée est un document obligatoire pour l’administration afin de justifier l’utilisation des taux de TVA réduits. Elle doit être présenté au client avant facturation sans quoi elle ne sera pas valide et être conservée par l’entreprise de façon permanente dans sa comptabilité, en cas de contrôle de l’administration. Un contrôle

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