L'appréciation d'une système de contrôle interne et des procédures d'une entreprise

L’appréciation d'un système de contrôle interne et des procédures d’une entreprise est un processus qui se doit d'être accompagnée d'une certaine rigueur, même si les techniques et les approches varient c’est la raison pour laquelle procéder à une évaluation du dispositif de contrôle interne  implique la compréhension de chacune des activités de l'organisation et chacun des éléments du système de contrôle interne faisant l'objet de cette évaluation, et ensuite l’analyse de la structure de ce système afin de déterminer si celui-ci  permet d'obtenir l'assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs fixés et à la fiabilité de l’information financière élaborée et communiquée

Section 1 : L’appréciation des procédures de vente de l’entreprise

Dans cette section, nous essayerons de décrire et de détailler les procédures du cycle des ventes, mises en place par la société ANONYME SA afin de les évaluer et d’en juger la qualité et l’efficacité  en matière de réduction et d’élimination des risques  liés à l’activité de l’entreprise, de fraude et de détournement, ou tout simplement des risques d’erreur étant donné que l’erreur est humaine.

Cette appréciation nous permettra en conséquence d’identifier les zones de risques pour lesquelles il faudrait intensifier les tests et les vérifications afin de  minimiser le risque d’audit et éviter au commissaire aux comptes d’émettre une opinion fausse ou inexacte sur les comptes et les états financier de la société.

Pour cette fin, nous décrirons dans la présente section les procédures internes de ce cycle moyennant la méthode du flow-chart  et la description narrative ainsi que les différents tests que nous avons réalisé et qui nous ont servi de base pour évaluer et apprécier la pertinence des procédures et des contrôles internes du cycle des ventes et d’en tirer les forces et les faiblesses

1. Description des procédures  de l’entreprise :

Les interviews que nous avons réalisés avec les responsables des différents services de l’entreprise nous ont servi de moyen de collecte d’informations et nous ont  permis par la même occasion de prendre connaissance des différentes procédures de contrôle interne liées au cycle des ventes, et ainsi de faire la distinction entre les procédures suivies pour les nouveaux clients et les procédures suivies pour les clients réguliers, que nous essayerons de décrire et de détailler dans ce qui suit.

1. Les nouveaux clients :

Afin de développer ses activités, accroitre son chiffre d’affaire, ou de lancer de nouveaux produits sur le marché, l’entreprise se retrouve dans l’obligation de développer son portefeuille clients tout en fidélisant ses clients actuelles.

Cependant, en l’absence d’un service marketing capable de réaliser les missions de prospection et de conquête de nouveaux clients, l’entreprise se trouve devant deux objectifs plus au moins divergents : Garder et fidéliser le nouveau client qui se présente à l’entreprise représente une ressource rare (A défaut d’une politique de prospection commerciale), et éviter les problèmes d’insolvabilité de ces clients dont la situation financière est souvent  inconnue.

Pour remédier à cela, toute opération de vente ou transaction avec un nouveau client ne peut être réalisée qu’on passant par les étapes suivantes :

• Demande de devis.
• Préparation et proposition du devis.
• Présentation du bon de commande et d’une avance de 50% de la commande.
• Production et préparation de la commande.
• Règlement du restant de la commande.
• Livraison de la commande.
• Comptabilisation de la facture de vente.

1. La  description graphique des procédures du cycle des ventes :

Le Flowcharting est une technique selon laquelle un processus (un enchaînement d’opérations et de flux de documents, d’informations ou de marchandises) est présenté visuellement à l’aide d’un ensemble de symboles dotés d’une signification, expliqués au préalable. Ce système permet de résumer d’une manière claire et synoptique les procédures

d’une organisation administrative de façon à ce que les points faibles du système et les endroits où les informations sont traitées inefficacement soient rapidement mis en évidence.

Voici donc la signification des symboles que nous avons utilisé pour cette fin:

1.   Description narrative (mémorandum) :

La description graphique ci-dessus décrit les procédures internes qui concerne le cycle vente/ clients et plus précisément le système dans lequel les données et les documents circulent  au sein de la société ANONYME SA, et voici donc la description narrative qui viendra compléter celle graphique et faciliter encore plus la compréhension des étapes et procédures de ce cycle.

•  Demande de devis ;  Préparation et proposition de l’offre :

Comme le décrit le diagramme, la procédure commence bien par l’arrivé du client désirant effectuer l’achat d’un ou plusieurs produits que l’entreprise propose,  ce dernier commence par faire une demande de devis auprès du service commerciale afin de se renseigner encore plus sur les produits de l’entreprise ainsi que leurs prix et leurs  caractéristiques, une fois la demande est faite,  les commerciaux ou même le directeur commercial des fois établissent un devis initial qui sera envoyée directement  au directeur général de l’entreprise afin de l’approuver et de le valider, sinon donner ses instructions sur les rectifications à faire, et une fois le directeur général donne son accord, le service commercial sur la base de cette offre initiale établit l’offre ou le devis finale qui sera destiné au client.

Sur la base du devis que le client reçoit, il décide soit d’accepter l’offre, sinon s’il n’est pas satisfait,  de négocier l’offre avec le service commerciale qui généralement dans ce cas décide de lui accorder une petite remise de 1% ou 2%, et s’il n’est tout de même pas satisfait le client abandonne l’achat chose qui se produit  rarement .

• Réception du bon de commande :

Une fois l’offre est acceptée par le client, et pour donner suite à sa demande d’achat, ce dernier  est tenu de présenter au service commercial de l’entreprise un bon de commande signé et cacheté, et une avance de 50% du montant total de la commande (selon les prix conclus avec l’entreprise). Le service commercial garde une copie de l’ordre de virement ou du chèque faisant office d’avance et transmet la pièce originale au service comptable de l’entreprise, et fait aussi trois copies du bon de commande présenté par le client : une est adressée au directeur général afin de vérifier la cohérence entre le devis qu’il a approuvé la première fois et le bon de commande établi par le client, la deuxième est envoyée au service production de l’entreprise, alors que le bon de commande original et une autre copie reste dans le service commercial, le premier est joint dans le dossier client tandis que la copie est destinée à l’assistante commerciale qui se chargera par la suite du suivi de la commande du client et de son état d’avancement.

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