Comment réussir sa digitalisation en recrutement et en formation ?

Le monde du travail est en perpétuelle évolution. Depuis quelques années, les entreprises ont été amenés à digitaliser leurs activités, notamment la gestion des ressources humaines. Cette activité, longtemps caractérisée par des tâches strictement administratives, s’est retrouvée elle aussi dans l’obligation de développer la culture digitale et de suivre les évolutions sociales, technologiques et numériques. 

La transformation digitale de l’activité RH entraîne en effet une modification des outils de travail utilisés et pousse les acteurs du secteur (directeurs RH, manager RH, assistant RH…) à évoluer leurs modes de travail, acquérir et développer de nouvelles compétences. Aussi, cette transformation a permis de créer de nouveaux concepts concernant  les modes et processus de travail tel que le travail à distance (télétravail) qui a montré son efficacité durant la crise sanitaire du COVID-19, en éliminant les contraintes de temps et de distance, ce qui nécessite une gestion des ressources humaines à travers des plateformes informatiques. De plus, elle a permis aussi de créer de nouveaux modes de recrutement et de mettre en place de nouveaux processus d’accès aux formations incitant ainsi les chefs d’entreprises à mettre en place des système d’information de gestion RH.

Autant de défis que les équipes RH vont pouvoir relever en digitalisant les processus métiers. La principale question à se poser est : comment réussir sa digitalisation en recrutement et en formation ?

Le recrutement est un processus qui se base principalement sur la sélection des profils qui répondent à un certain besoin et d’évaluer leurs compétences. Chaque entreprise peut personnaliser son processus de recrutement selon son référentiel. Toutefois, plusieurs étapes sont nécessaires pour recruter les futurs collaborateurs. Ces étapes concernent notamment la rédaction d’une offre qui décrit les compétences souhaitées et le niveau d’étude, la diffusion de ladite offre, le tri et l’analyse des CVs, les entretiens pour sélectionner le bon candidat et la négociation et formalisation du contrat d’embauche.

Aujourd’hui, la digitalisation de ce processus est devenue nécessaire afin de valoriser la marque employeur, attirer les talents, et réduire le temps et les coûts pour l'entreprise. Les principales actions à mettre en place sont :

• La mise en place d’un outil de suivi des candidatures : en anglais (Applicant Tracking System) [1], cet outil permet d’entretenir l’afflux de CVs et offre la possibilité de suivre l’ensemble des parcours des candidats qui ont postulé pour les offres d’emploi lancés. Il permet d’avoir une vue de l’ensemble des étapes du processus de recrutement. L’ensemble des candidatures peut être centralisé sur cette plateforme permettant ainsi de gérer efficacement le processus de recrutement.
• Mise en place et amélioration du site web de l’entreprise : La mise en place d’un site web accessible en ligne par le public permet non seulement à refléter l’image de l’entreprise mais aussi de présenter son activité et son expertise dans son domaine d’activité. En plus, l’équipe RH doit travailler en étroite collaboration avec l’équipe informatique pour le développement de rubriques, au sein du site web, dédiées pour la publication des annonces de recrutement et pour permettre aux candidats de postuler en ligne. Cette rubrique peut être améliorée par l’ajout de plusieurs fonctionnalités qui concernent notamment le filtrage des candidatures en se basant sur les compétences ainsi que les nouveaux d’études souhaités. 
• Le suivi automatique du sourcing :  Le sourcing signifie le repérage de talents. C’est une technique proactive de recrutement qui, en allant à la chasse aux talents, s’oppose au simple fait d’attendre les candidatures. Cette méthode était jusqu’alors réservée à des spécialistes, appelés chasseurs de têtes, mais avec la digitalisation des processus de recrutement, les acteurs du secteur RH sont dotés d’outils nécessaires pour mener à bien cette tâche (outils permettant la recherche de profil, Réseaux sociaux professionnels, site web de l’entreprise…). Toutefois, le sourcing ne s’arrête pas à une simple recherche des candidats mais de pouvoir entretenir une relation avec les potentiels profils qui peuvent être en écoute de marché dans le futur, afin de les avoir sous la main en cas de besoin. Ceci peut être réalisé par la mise en place d’un système informatique basé sur l’emailing. Le système en question envoi, périodiquement, des emails pour les profils sélectionnés afin d’avoir une visibilité sur leurs situations professionnelles.
• CVthèque et réseaux sociaux professionnels : le carnet d’adresses était une véritable pierre angulaire d’un réseau professionnel il y a encore une vingtaine d’années. Si une entreprise cherchait à remplacer un de ses employés-clés, alors le RH feuilletait dans son précieux carnet d’adresses, passait deux, trois coups de téléphone et faisait jouer ses relations directes pour trouver le candidat idéal. Aujourd'hui, il s'agit d'un phénomène que l'on continue à observer à un détail près, le carnet papier s'est transformé en CVthèque digitale [2]. Le vivier de candidats ou la CVthèque est une base de données contenant des CV et un ensemble d’informations sur des candidats à la recherche d’un emploi. Les CVthèques sont bien souvent complétées par un moteur de recherche permettant de cibler des candidats via différents mots-clés ou critères de sélection : nombre d’années d’expérience, situation géographique, diplômes, compétences, langues, habilitations, etc. En plus de nombreuses entreprises construisent leur propre CVthèque (CV à remplir en ligne pour cibler facilement les compétences recherchées au lieu de CV format papier). De plus, le système de carnet d'adresses a également été reporté sur les réseaux sociaux professionnels (LIinkedIn, VIADEO, MONSTER, REKRUT, etc…) qui facilitent bien les prises de contacts entre les recruteurs et les travailleurs. Ces outils permettent également d’affiner les liens numériques. Qu’est-ce que cela veut dire ? L’appropriation de ces outils est notamment valorisée quand elle permet « de déployer des tactiques » (Certeau 1990) ou qu’elle s’inscrit dans une dynamique adaptative, conforme aux représentations que les recruteurs se font de leur travail [3]. 

• L’e-réputation :  se définit comme l’image véhiculée ou subie sur le web d’une entreprise fait partie de la stratégie de digitalisation de l’activité RH. Ceci peut être réalisé à travers la création de pages de l’entreprise  dans les plateforme de recrutement, cibler et adhérer les groupes selon le domaine d'expertise de la société, publier périodiquement les réalisations de la société dans son domaine d’activité (collaboration et partenariats, résultats d'études qui peuvent être rendu publics, épanouissement dans d'autres pays ou continents...), publication des vidéos de formations de courtes durée concernant un sujet ou une technologie donnée réalisée par l'un des experts de la société (montrant le domaine d'expertise de la société)
• Marketing RH : désigne l’image que l’entreprise renvoie vis-à-vis de sa gestion des employés effectifs ou potentiels, en formant un portrait des pratiques RH de l’entreprise, combinant ainsi communication interne et externe pour faire savoir au public ce qui se déroule en interne, en laissant la parole aux collaborateurs. La marque employeur réunit quatre dimensions : l’attractivité, la réputation, l’engagement des salariés, et la différenciation, que l’entreprise va partager avec son écosystème pour promouvoir la marque en tant qu’employeur [4].

[1] : www.culture-rh.com

[2] : https://blog.flatchr.io/digitalisation-du-recrutement-une-metamorphose-en-5-etapes

[3] : 53 | 2018 : Digitalisation et recrutement : perspectives informationnelles et communicationnelles page 9-16

[4] : Duroni, Agnès. 2011. “« De La Marque Employeur Aux Nouveaux Enjeux RH ».” Executive Mastere – HEC.

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