BTS EXEMPLE FICHE GRCF

NOM et prénom du candidat

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

☐GRCF

☐Communication orale

☒Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

Modalité de réalisation

☐Avant la formation

☐Pendant la formation en établissement

☒Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Mois :

Année :

Condition de réalisation

☐En autonomie

☒Accompagnée

☐En observation

Activités concernées

☐Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

☐Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

☐Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

☐Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

☐Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

☒Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Gérer les impayés de nos clients                 

Lieu, période et durée de réalisation  

Dans mon entreprise, une fois par mois

Cadre de la Situation professionnelle

Dans mon entreprise, l'une de mes tâches est de gérer les impayés.                

Problèmes de gestion soulevés et enjeux de la situation (Une seule option)

☐De GRCF

☐De communication orale

☒De communication écrite

Si je constate un impayé en temps voulu, j'envoie un mail au client pour lui rappeler qu'il n'a pas payé sa facture.

Acteurs et relation entre les acteurs

Moi-même au poste d'assistante de gestion et Frédérique CONTRANT ma tutrice et le client n'ayant pas régler sa facture                

Objectif

Réussir à obtenir le montant désiré et éviter toutes procédures judiciaires                

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Cette activité m'a permis de me familiariser avec l'ensemble du processus de relance impayés. J'ai rencontré des difficultés avec les échanges téléphoniques concernant les impayés. De plus, dans certains cas, j'ai dû aller jusqu'au recommandé avec avis de réception. Dans d'autres cas, cela venait d'une erreur de notre service comptable et dans ce cas-là nous devons nous en excuser auprès du client.

Ressources à disposition

Boite mail, téléphone, courrier                 

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Cette activité a nécessité l'utilisation du logiciel Âge d'Or et le PGI "Portail"                

Productions réalisées

Facture sous Excel, tableau de suivi des relances sous Âge d'Or, lettre de relance sous Word.                

Ecrits professionnels produits

Mail au client pour l'envoi de la facture ou par courrier. Courrier aux clients pour les relances de factures impayées.                

Oraux professionnels

Echange téléphonique avec le service comptable et avec le client.                 

ANALYSE

Description et Analyse de la situation

Dans un premier temps, j’envoie un mail pour leur faire part du problème et mettre la facture impayée en pièce jointe. Ensuite, Si je n'ai aucun retour à la suite de ce mail, je l’appelle et lui expose la situation problématique ou lui laisse un message vocal. Si par la suite je n’ai toujours pas de retour, j’envoie un courrier avec avis de réception pour les prévenir de la situation et que si nous n’avons aucun retour de leur part, nous mettrons des procédures judiciaires en place.

Contribution de la  situation professionnelle à la professionnalisation

En réalisant ces différentes tâches, j'ai pu mettre en place un processus bien défini. Je l'ai amélioré au fur et à mesure de son utilisation. Ma progression s'est faite après plusieurs erreurs qui m'ont permis de corriger la procédure de relance que j'avais. J'ai su me servir du logiciel "Âge d’Or » et "Portail" (PGI) des JARDINS MEDICIS.