Cadre de la réalisation |
Raison sociale : HUBER&SUHNER
Secteur d’activité : Secteur Tertiaire Distribution de fils et de câbles et d’isolants électriques et fibre optique | Tâches du référentiel concernées : - T12.1 Préparation des propositions commerciales.
- T22.2 Passation et suivi des commandes
- T12.3 Suivi des ventes et des livraisons.
- T12.4 Facturation et suivi des règlements et des relances.
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Dates de réalisation : 22/12/2015 | Durée de la réalisation : 6 heures
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Contexte de réalisation :
- Cadre général : Un client téléphone pour une demande de prix et de délai sur un produit pour ensuite passer commande. Etant un client spécifique avec système de notation, le client est donc prioritaire.
- Acteurs qui interviennent dans l’activité :
L’assistante de vente en Suisse, le client et moi-même, assistante de gestion
- Contraintes (délais, procédures, matériels, financières) :
La proposition commerciale et la commande doivent être traitées sous 48 heures à réception de celles-ci. Si les produits ne sont pas disponibles, il y aura un délai de fabrication pouvant aller de 2 et 11 semaines.
Ressources humaines : lors des premières commandes, les assistantes m’ont pris individuellement pour m’expliquer leur manière de procéder (différents selon les clients et les marchés). Ressources matérielles : une connexion internet, un catalogue de produits, une procédure, une price-list si ce sont des clients spécifiques. |
Objectifs :
- Satisfaire le client.
- Développer le chiffre d’affaires.
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Environnement informatique (réseau, matériel et logiciels) :
Matériels | Logiciels | Réseau | Ordinateur, imprimante, téléphone | WORD, EXCEL, BAAN, SAP et CEGID | Internet |
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Activité |
Description de l’activité (tâches, méthodologie) : - Appel téléphonique reçu pour demande de prix et de délai pour ensuite passer commande.
- Regarder si le demandeur est client ou prospect.
- Dans ce cas, le demandeur est bien client.
- Pour faire la proposition commerciale, nous utilisons les price-lists (Excel) pour connaître les prix. Pour le délai de fabrication ou vérification de stock à l’usine, nous utilisons le PGI SAP. Et pour la saisie de la proposition commerciale, nous utilisons le PGI BAAN.
- Recherche des informations sur les articles (tableur EXCEL)
- Nous réalisons donc la RFQ et l’envoyons en fichier joint par mail au client.
- Le client nous envoie la commande toujours par mail. Il doit indiquer son nom, son adresse de facturation et son adresse de livraison si différente de la précédente, la date de la commande, le numéro de commande, les références des produits, les quantités des produits, les prix des produits sur celles-ci, la date de réception souhaitée et la signature.
- Traitement de la commande sur le PGI BAAN.
- Chaque client possède le numéro de client enregistré dans BAAN.
- Envoi de la commande en EDI à l’usine HUBER+SUHNER en Suisse ou Pologne.
- Dans notre cas, nous devons envoyer un mail à notre responsable de vente en Suisse pour faire un colis express suite à la demande du client.
- Nous créons donc un fichier papier avec tous les échanges entre le client, l’usine et HUBER+SUHNER France. Nous y ajoutons en couverture une production Word avec le numéro client, le numéro généré par BAAN, le lieu de livraison, le référence de commande client et la date de la commande.
- L’usine nous envoie ensuite une confirmation de production avec les dates de livraison des articles.
- Nous pouvons donc confirmer les dates de réception des produits et envoyer un accusé de réception par mail au client.
- Le bon de livraison est joint avec les produits.
- Lors de l’envoi, une facture sera générée toujours sur BAAN et sera envoyée après que l’on est reçu la preuve de livraison.
- Le dossier papier est alors complet et classé dans les armoires.
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Productions réalisées en entreprise :
- Couverture du dossier papier (WORD)
- Proposition commerciale 730023 (BAAN)
- Contrat sphère EADS (EXCEL)
- Purchase order 40093 (BAAN)
- Confirmation de Commande 10270863 (SAP)
- AR 730066 (BAAN)
- Bon de livraison 298110 (SAP)
- Facture 3700145052 (BAAN)
- Tableau Suivi des commandes (Excel : fonctionnalités = « Nb.Si » ; « Somme » ; « Mise en forme conditionnelle »
→ Mode données → Mode formules
| Productions réalisées sur CEGID dans le centre de formation ou l'établissement :
Gestion commerciale | Gestion comptable | Fiche client | Extrait de compte | Devis | Balance âgée | Commande | Grand livre | Bon de livraison | Journal des écritures | Facture |
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Problèmes rencontrés : Le client désirait un produit dans un temps très restreint. Il a fallu donc contacter le centre DHL. | Solutions apportées : La responsable de vente en Suisse m’a expliqué comment procéder pour faire appel à la société DHL. |
Bilan |
Apports pour la PME : Fidélisation du client et augmentation du chiffre d’affaires. | Bilan personnel : Gain d’autonomie. Et gain d’assurance auprès des clients. |
