Gestion des ventes

Intitulé de la situation professionnelle

Des commencements des travaux à la relance des clients

Lieu, période et durée de réalisation

A raison de 2 jours par semaine chaque semaine

Cadre de la situation professionnelle

Delorme concept TP réalise différents travaux ; enrochements, assainissement (VRD), terrassement. Mon travail consiste à suivre le début des travaux (encaissement du cheque d’acompte, envoie d’un mail pour le prévenir…) jusqu’à la facturation (envoie de la facture, attestation de travaux à 10%, PV …)

Problème de gestion/enjeux de la situation : GRCF

Le but de ce suivi est d’éviter d’avoir trop de créances clients qui pourraient nous poser problème pour notre trésorerie et pour payer nos fournisseurs. Cela montre également au client que nous sommes une entreprise fiable, et qui tient régulièrement à jour son suivi des clients.

Problème de gestion/enjeux de la situation : Communication orale

Un client qui ne paye pas, peut poser problème au chef de l’entreprise qui, lui, préfère garder une relation commercial (cf : site internet syl gestion)

C’est pourquoi c’est l’assistante de gestion qui s’en charge et laisse le chef d’entreprise se concentrer sur son cœur de métier. La relance se fait tout d’abord plusieurs fois par écrite (pj du mail type), avant de passer un coup de téléphone où de laisser un message.

Problème de gestion/enjeux de la situation : Communication écrite

L’envoie du mail au cours de cette situation intervient plusieurs fois :

• Lors du commencement des travaux où nous informons le client que nous serons présent chez lui à tel date et que nous encaissons en même temps son cheque d’acompte (pj : mail type)

Acteurs et relations entre les acteurs

Les acteurs sont : le client, l’assistante de gestion (moi-même), les ouvriers qui sont sur le chantier.

Objectif

Satisfaire le client dans les temps en fournissant un travail de qualité que ce soit au niveau matériel ( travaux, temps passé sur le chantier…) qu’au niveau administratif (papier, relance non agressive, bon information…)

Condition de réalisation : contraintes environnement électrique

Les stocks sont très faible dans notre entrepôt nous devons donc prévoir les matériaux nécessaire chez nos fournisseur en prenant compte des délais de livraison. Nous faisons également de la location ex : mini-pelle

Ressource à disposition

Nos ressources à disposition sont tout ce qui concerne la base de données de nos clients (numéro, adresse mail, adresse postale, type de travaux souhaiter…)

Solution logicielles choisi

Pour le suivi nous utilisons Gmail pour l’envoie des mails, et excel pour le suivi des règlements et des relances

Production réalisés

Ma tutrice s’occupe de la réalisation de la facture. Moi je m’occupe de la réalisation des PV et de la réception des PV signé, des attestations de TVA 10% et des relances de certains clients (plus les particulier, que les professionnels)

Ecrit professionnels

Oraux professionnels

Analyse de la situation

Un client demande un devis afin de réaliser des travaux. Une fois qu’il valide son devis, nous prévoyons une date pour intervenir chez lui. Si son devis est supérieur à 1 000€ nous demandons un cheque d’acompte de 33% du montant du devis. Quelque jours avant l’arrivé des ouvriers à son domicile je lui envoie un mail pour le prévenir que nous allons encaisser son chèque d’un montant de .x.x.x. n°x.x.x.

Je l’informe également du jour où les hommes vont venir.

Le chantier finis, ma tutrice lui envoie la facture avec une attestation de TVA à 10% qui est à remplir et à nous renvoyer signée. Cette TVA est applicable pour les chantiers ??

Ces documents envoyés, le client doit nous payer au comptant si c’est un particulier ou bien à 30 jours si c’est un professionnel. Il peut nous régler par chèque ou par virement.

Une fois le règlement reçu, si besoin nous lui envoyons un PV de réception de chantier celui à pour but de protéger notre entreprise, et de prouver la réalisation des travaux.

C’est le point de départ des garanties comme la garantie décennale. C'est-à-dire qu’en cas de dommage c’est cette garantie qui prendra en charge les frais.

Si le règlement ne nous parvient pas nos relançons les clients afin de savoir pourquoi nous n’avons pas été réglé.

Plusieurs cas peuvent apparaître :

• L’oubli
• Le manque de trésorerie
• Les travaux ne sont pas conforment et le client refuse de payer.

Nous relançons plusieurs fois par mail, puis si rien n’a changé nous appelons le client sans le brusquer et cherchons un arrangement ensemble ( plus de délai, règlement en plusieurs fois…).

Si nous n’avons toujours pas de règlement c’est le patron qui prend le relais.

Contribution de la situation professionnelle à la professionnalisation

Niveau professionnel : Gain de temps pour ma responsable qui se décharge de ces tâches.

Niveau personnel : Je me rends vraiment compte de l’importance de l’organisation. Si certain papier sont perdus cela peut engendrer des problèmes assez important.
Les procédures misent en place doivent être respectées afin de gagner du temps. C’est une sorte de rituel.