Cours de communication

A – Opportunité de la réunion

Avant toute chose , la raison d’être d’une tenue de la réunion , il faut se poser des questions mûrement réfléchis :

• Qui est concerné ?
• Quel est l’objectif de la réunion
• Une réunion téléphonique ou visio-conférence pourrait-elle convenir ?

B – Périmètre de la réunion

1. Le nombre et la qualité des participants :

Un nombre restreint des participants doit être réunis autant que possible pour que la réunion soit efficace.

Il est nécessaire d’harmoniser le profil des participants et de prendre en compte leur complémentarité , compétences ( communication , juridique , finance , technique )

1. Durée de la réunion :

Idéalement une réunion ne devrait pas dépasser 2 heures.

Il faut prévoir des pauses

1. Ordre du jour ou déroulé :

« Menu » de la réunion

La liste des thèmes qui vont être abordés pendant la réunion

Le déroulé c’est le découpage horaire de l’ordre du jour selon un plan précis.

Il est donc nécessaire de prévoir de façon réaliste le temps à consacrer à chaque sujet ainsi que les documents à produire afin de respecter la durée prévue de la réunion

C- Date et réservation de la salle :

E- Prévoir les déplacements :

Les déplacements et les hébergements sont souvent pris en charge et organisé par la structure à laquelle appartient les participants, cependant dans certains cas vous devrez toute fois les prévoir (exemple : médecin). Tous les cas de figures sont possibles selon les entreprises.

II – Pendant la réunion

A – Accueil des participants

Ce moment est relativement bref mais il permet aux participants d’échanger de manière informelle ce qui évitera des apartés qui pourront perturber la réunion

B- Tour de table

Lorsque tous les participants ne se connaissent pas, le tour de table est nécessaire afin de permettre à tous de situer les fonctions de chacun.

A cette occasion, si il y a des acronymes ou des sigles (utilisés en interne) , on s’efforcera de donner une explication complète.

C- Désignation d’un secrétaire de séance

On désigne un volontaire pour la rédaction d’un compte rendu.

D- Feuille d’émargement

Feuille d’émargement pour des réunions faisant intervenir des personnes avec un ordre de mission, il est nécessaire de faire circuler une feuille d’émargement afin de justifier de leur présence. Leurs services financiers pourront ainsi valider les frais de déplacements.

E – Rappel de l’ordre du jour

En début de réunion il est important et nécessaire de rappeler l’ordre du jour, on peut également rappeler le temps qu’on consacrera à chaque sujet de l’ordre du jour , et la présentation des intervenants présents ( si autre intervenant).

F – Relevé de décision

Un relevé de décision établit collectivement par l’ensemble des participants, permet de mettre en avant les décisions essentielles.

Le relevé de décision indique les responsables désignés pour la mise en œuvre des actions et les dates prévisionnelles.

Lors de la réunion suivante , le relevé de décision sera passé en revue et pour vérifier l’avancement des  décisions

G- Date de la prochaine réunion

On profite de la présence de tous les participants pour convenir ensemble de la prochaine date de réunion

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