La dématérialisation des bulletins de paie.

Les bulletins de paie, sous forme papier, sont remis aux salariés en main propre ou par envois postaux et des problèmes sont constatés. Il y a tout d’abord les pertes accidentelles des bulletins de paie et ensuite, un manque de confidentialité quand la remise au salarié se fait par le supérieur hiérarchique, sous enveloppe ou pas.

Pour améliorer la distribution de bulletin de paie il existe différents moyens, notamment la dématérialisation.

Tout d’abord il faut définir ce qu’est la dématérialisation et ses conditions de mise en place, et enfin ses avantages et ses inconvénients pour l’entreprise et le salarié.

I. Dématérialisation des bulletins de paie

a) Qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation des bulletins consiste à « digitaliser » leur distribution. Elle représente une réponse simple et sécurisée pour différentes raisons. Tout d’abord, d’un point de vue écologique avec un objectif « zéro papier » ; alléger la charge administrative ; Réduire les coûts ; c’est un moyen plus rapide et simplifie les formalités applicables aux entreprises

Au lieu d’être édités et distribués en version papier, les bulletins de paie sont transmis aux salariés dans un format numérique et stockés dans des coffres forts électroniques sécurisés.

b) Les conditions de mise en place de la dématérialisation ?

Mettre en place le bulletin de paie en ligne dans l’entreprise n’est possible que sous certaines conditions. En effet, l’entreprise doit avoir l’accord du salarié ; l’intégrité des données doit être garantie et sécurisée ; et les bulletins de paie doivent être conservés sous forme électronique durant au minimum 5 années.

Pour que la dématérialisation fiscale soit légale, quelques règles sont à respecter : il faut certifier l’authenticité de l’origine du document via une signature électronique ou EDI (Echange de Données Informatiques). Ces deux techniques sont des clefs de cryptage propres à chaque organisation qui permettent de les identifier de façon sécurisée. Ensuite il faut s’assurer l’intégrité du contenu des factures électroniques.

L’export au format numérique doit se faire sans déperdition. Puis rendre pérenne le document en garantissant sa lisibilité à long terme. Et enfin avoir l’accord du destinataire de dématérialiser les documents lui étant adressés.

II. Avantages du bulletin de paie en ligne

Les avantages sont nombreux pour l’entreprise et le salarié.

a) Avantages pour l’entreprise ?

L’entreprise réalise des économies car elle n’édite plus le bulletin de paie en format papier donc plus d’encre. C’est également un geste écologique car c’est un geste pour l’environnement.

Les informations sont stockées sur un logiciel qui génère les bulletins de paie, ce qui permet un gain de place pour l’archivage. Le bulletin de salaire est disponible via un portail sécurisé avec un login et un mot de passe. Les salariés ont accès à leur propre compte et peuvent consulter

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