Conduite de réunion et entretien

Trois mini études de cas – CHAKIB DELLAOUI – 10.12.2020

Débora REBMANN - TADDEI

Conduite de réunion et entretien

Etude de cas n° 1

Rappel de la mission : Manager depuis seulement 6 mois dans une agence bancaire de 5 personnes dont les résultats commerciaux sont à la baisse. Je suis amené à mettre en place une réunion pour réunir le personnel et discuter des problèmes de l’agence.

Rappel de la définition d’une réunion : Une réunion est une situation sociale qu’il convient de replacer dans son contexte social et institutionnel. C’est l’occasion d’échanger avec chacun des participants. Pour mettre en place une réunion, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs éléments.  

En théorie, il existe quatre types de réunions. Pour réunir le personnel de l’agence bancaire, le choix de la réunion d’études ou de discussion est le plus approprié. En effet, cette réunion nous permettra de discuter avec l’ensemble de l’agence des problèmes actuels et ainsi, de pouvoir trouver des solutions.

Quelque soit le type de réunion, il faut prendre en compte cinq temps principaux pour l’organisation, les voici :

• La préparation
• Le démarrage
• La progression
• La conclusion
• Le suivi  

Pour mettre en place cette réunion nous définirons ci – dessous l’ensemble des éléments à mettre en place pour sa réalisation.

1. Avant la réunion

1. Définition du but à atteindre, des objectifs

Les buts principaux de cette réunion de discussion sont les suivants :

• Mettre en place une stratégie pour augmenter les résultats commerciaux qui sont à la baisse
• Rassurer l’équipe concernant l’actualité journalistique qui provoque une ambiance morose au sein de l’entreprise
• Relancer l’équipe et sa motivation

1. Rassembler les informations (techniques, institutionnelles, économiques)

Les documents et informations suivantes nous serons nécessaire pour cette réunion :

• Bilan comptable annuel
• Schémas et graphiques du taux d’activité de production de l’agence
• Articles et journaux actuels (qui parlent des suppressions de postes)
• Données mensuelles des clients de l’agence (augmentation ou baisse sur l’année)
• Liste des concurrents directs et indirects de l’agence, comprenant les nouveaux entrants c’est-à-dire les banques en ligne.

1. Choisir le type de réunion

Nous choisirons de mettre en place une réunion d’études ou de discussion afin d’apporter des solutions aux problèmes de l’agence.

1. Définir la stratégie et établir un budget prévisionnel en listant tous les besoins

Pour cette réunion, la stratégie à déployer est simple, nous avons rassemblé l’ensemble des éléments pour la réaliser. La réunion se déroulera avec les cinq membres de l’équipes afin d’engager une grande discussion autour des points cités plus haut.

Le budget prévisionnel pourra être constitué des points suivants :

• Trouver un nouvel actionnaire pour avoir plus de fonds
• L’embauche de personnels compétents afin d’agrandir l’agence
• Listes des outils, fournitures et logiciels à mettre en place pour faire face à la concurrence
• Développement d’une nouvelle offre commerciale, plus attractive avec des outils performants et attrayants

1. Choisir la date et l’horaire

Afin de transmettre les informations sur la réunion, nous choisirons une date et un horaire ou toute l’équipe est disponible.

1. Rédiger la convocation

Nous allons maintenant rédiger une convocation claire afin de le mettre dans un endroit ou toute l’équipe pourra le voir et être informer. Nous choisirons d’afficher cette convocation, deux semaines à l’avance.  Notre convocation comprendra la date et le jour, le nom des intervenants et la liste des documents nécessaires.

1. Mettre en place le suivi de réunion

Afin que personne n’oublie et puissent relire les décisions prises et solutions apportées et à mettre en place, un suivi sera effectif pendant et après la réunion.

1. Pendant la réunion

Notre objectif est d’amener notre équipe vers l’objectif qu’on s’est fixé.

Tout d’abord, nous accueillerons les participants comme il se doit avec un message de bienvenu et la présentation de l’interlocuteur. Nous annoncerons ensuite le thème et les sujets qui vont être abordés lors de cette réunion. Point important, nous définirons les horaires et les pauses puis demanderons l’accord des participants. Si tout est bon, nous pourrons introduire le sujet et le développer en veillant à ce que tous participent et soient écoutés. A la fin de cette grande discussion, il y aura un temps question / réponse. Pour conclure une reformulation des solutions apportées sera effectuée et le suivi sera mis à disposition de tous.

Notre rôle, pendant cette réunion sera d’être à l’écoute de chacun des participants, afin de faciliter la parole et pouvoir trouver des solutions. Les buts seront de faire progresser les participants.

Pour y parvenir nous utiliserons plusieurs techniques comme la formulation et la reformulation pour s’assurer que tout est bien compris, l’écoute active et le respect des opinions variés.

1. Après la réunion

Afin de permettre aux participants de se souvenir ou de pouvoir se remémorer les éléments de la réunion, nous mettrons en place un suivi disponible pour tous. Le procès -verbal est adéquat pour cette réunion. Etant donné que le but de la réunion est d’obtenir l’opinion de chacun, que chaque participant puissent s’exprimer sur les différents points discutés, le procès – verbal permettra de retranscrire chaque opinion et chaque discussion / solutions apportées lors de cette réunion. De plus, il pourra être publiée dans l’agence avec l’approbation de chacun des membres de l’agence.

...