Assurer la gestion administrative et comptable des fournisseurs

   Activité-type

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Assurer les opérations comptables au quotidien

Exemple n°1  ►

Assurer la gestion administrative et comptable des fournisseurs

1. Décrivez les tâches ou opérations que vous avez effectuées, et dans quelles conditions :

Chaque jour, je réceptionne par courrier et par mail les factures fournisseurs ;

A l’aide du logiciel “Cegestion” je saisie la/les facture(s) dans le journal « Achats » ;

Je saisie la facture comme suit en commençant par les crédits ;

•  la date de facturation, le code fournisseur : le numéro de pièce pour activer la mention « Facture » + N° de la facture ;
•  au crédit le montant TTC de la facture ;
• au débit pour la TVA déductible 20% ou 10% ;

Je rapproche les factures des bons de livraison correspondants, en vérifiant que les éléments livrés ainsi que leurs coûts respectifs correspondent bien à la facture ;

Je classe la/les facture(s) papier(s) dans le classeur « factures à payer », en mettant les factures les plus récentes en dessous des plus anciennes, pour faciliter le contrôle des échéances pour la mise en paiement ;

A chaque fin de mois, la mise en paiement des factures est réalisée, je sors du classeur les factures arrivant à échéance : dans l’entreprise l’échéance est à 30 jours fin de mois ;

Je classe les factures traitées dans le dossier suspendu du fournisseur correspondant ;

Pour finir la procédure, je comptabilise le paiement par chèque dans le journal de banque comme suit :

• la date du paiement,  code fournisseur, pour chèque + N° du chèque + nom du fournisseur ;
• au débit le montant du paiement qui correspond au TTC de la facture ;
•  sur la ligne suivante, « * » pour afficher le total des « recettes » et des « dépenses » de la banque ;

J’effectue un rapprochement bancaire à l’aide du logiciel comptable “Cegestion” des éléments déjà comptabilisé et passé en banque, et je saisie les écritures récentes dans le journal de banque

J’enregistre mon travail sans le valider car cela clôturera le rapprochement bancaire mensuel, et je vais dans mon journal de banque correspondant et je passe les écritures manquantes, après avoir supprimé les soldes de fin de période ;

Ensuite je retourne dans « rapprochement bancaire » et je pointe toutes les opérations que je viens d’enregistrer ;

Cette opération quotidienne est rapide et assure un véritable suivi de la Trésorerie de l’entreprise, et me fait gagner du temps en début de mois pour valider le rapprochement bancaire mensuelle et me permets donc de me consacrer plus rapidement aux tâches administratives et comptables quotidiennes. Deux fois par mois, je me charge du lettrage des comptes fournisseurs. Je visualise chaque compte fournisseur et je lettre les factures avec leurs paiements respectifs. Le fait de le faire 2 fois par mois, cela permet de visualiser notre situation financière avec tel ou tel fournisseur assez rapidement, et de contrôler notre solde comptable.

2. Précisez les moyens utilisés :

• Logiciel “Cegestion”
• La boite mail
• Des classeurs
• La boite aux lettres
• La banque
• le photocopieur/scanner pour scanner les factures validées

3. Avec qui avez-vous travaillé ?

Je travaille avec le comptable et ma tutrice “VIEL Mireille”

4. Contexte

Nom de l’entreprise, organisme ou association  ►

Chantier, atelier, service        ►

BTP

5. Informations complémentaires (facultatif)

La gestion des factures fournisseurs demande de la rigueur, car il est fréquent que je ne reçoive pas les bons de livraison, donc je suis tenue de bien suivre ces factures en attente. En effet, les fournisseurs ne donnent pas systématiquement les documents aux chefs de chantier, soit les documents sont perdus. Donc, lorsque je comptabilise une facture sans la totalité des bons de livraison, je transmets la facture aux chefs de chantier pour validation. S’ils ont le BL, ils me le transmettent après avoir validé la facture, je dois contacter le fournisseur pour lui demander de m’envoyer les BL manquants. Dès que tous les documents sont réunis, je peux faire valider les factures.