Cours: La Gestion Electronique Des Documents

THEME1 LA GESTION DOCUMENTAIRE

CH4 LA GESTION ELECTRONIQUE DE DOCUMENTS OU GED

I QU’EST –CE QUE LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS OU GED ?

La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le « volume papier ». La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.

II QUELS SONT LES ENJEUX E LA GED ?

Selon un sondage 2002 organisé par le Delphi Group près de 70% des utilisateurs n’arrivent pas à (re)trouver sur le réseau les informations dont ils ont besoin. Etant dans la nécessité d’exploiter des dossiers, des articles, des documents capitalisés sur leur intranet ou sur le Web, les employés passent près de deux heures par jour à chercher ces informations ; soit environ cinq jours pas mois, et soixante par ans ! Cette perte de temps doit être prise en compte par l’organisation.

Si les documents sont réutilisés, améliorés chaque jour, les dernières mises à jour disponibles posent souvent un problème de coordination entre les intéressés. De plus, la quantité d’information produite par chaque employé double en moyenne tous les deux ans. La gestion du cycle de vie des documents (archives, versions) crée une quantité de données grandissant de manière exponentielle, ce qui devient vite ingérable si une solution n’est pas mise en place.

La quantité d'information produite par un employé double en moyenne tous les deux ans, ce qui pose de sérieuses contraintes en termes d'organisation. Si les documents sont réutilisés par d'autres salariés et améliorés chaque jour, les dernières mises à jour disponibles posent souvent un problème de coordination entre les intéressés. La gestion du cycle de vie des documents (archives, versions) crée donc une quantité de données grandissant de manière exponentielle, ce qui devient vite ingérable si une solution n'est pas mise en place.

Comment adapter sa démarche pour trouver un système de classement automatique et de recherche performant, capable de s'adapter à l'activité de l'organisation?

La GED est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif). Une petite, moyenne ou grande organisation qui n'envisagerait la GED que sous l'angle logiciel risquerait de connaître une perte financière énorme. C'est la mise en œuvre efficace de cette méthodologie qui est le garant du succès d'une solution de GED et non le produit « seul » qui ne sert que de « support » à cette méthode. Pour être correctement appliquée et efficace, toute solution de GED nécessite que l'on consacre un budget « prestation d'accompagnement et de mise en œuvre » en rapport avec l’investissement logiciel…

Exemples d’applications GED :

1 L’armée numérisera jusqu’en 2015 les dossiers des ayants droit à la retraite pour répondre plus efficacement aux demandes croissantes d’attestation de retraite. Ces archives représentent 20 millions de dossiers papier, soit près de 70 km de rayonnage.

2 l’informatisation des dossiers des patients dans les CHU permet un meilleur suivi des patients dans les différents services.

III QU’EST-CE QU’UN DOCUMENT ELECTRONIQUE ?

 Définition :

Un document électronique est toute donnée informatique (autre qu'un programme informatique ou fichier système) qui doit être utilisée sous forme informatique, sans être imprimée (bien que l'impression soit habituellement possible). À l'inverse du document matériel, le document électronique peut permettre de séparer l'aspect présentation (mise en forme, mise en page...) et l'aspect information (contenu, données...), offrant alors la possibilité d’une exploitation séparée.

Le développement de réseaux informatiques a eu pour conséquence que dans la plupart des cas, il est beaucoup plus pratique de distribuer des documents électroniques par un réseau que de les envoyer sous forme imprimée. Et les améliorations dans les technologies d'affichage signifient que dans la plupart des cas, il est possible de visualiser les documents à l'écran au lieu de les imprimer. On économise ainsi du papier et l'espace nécessaire pour stocker les copies imprimées.

Cependant, l'utilisation de documents électroniques à la place des documents papier a créé le problème de multiples incompatibilités de formats de fichiers. Pour contourner ce problème, beaucoup de sociétés de logiciel distribuent des file viewers libres pour leurs formats de fichiers propriétaires (un exemple est Acrobat Reader d'Adobe Systems. L'autre solution est le développement de formats de fichiers standardisés non-propriétaire (comme HTML, SGML, and XML), et des documents électroniques pour des utilisations spécifiques ont des formats spécialisés ; les articles électroniques spécialisés en physique utilisent TeX ou PostScript.

 Quelles sont les étapes du Cycle de vie d’un document :

1. Élaboration Le document est créé puis transmis à un ou plusieurs destinataires pour avis. Il est ensuite validé par une personne ayant autorité pour le faire et il ne pourra plus, dès lors, être modifié, si ce n'est avec l'accord de cette personne.

2. Maintenance Le document validé est transmis à l'entité chargée de le conserver aussi longtemps que le prescrivent les règles et normes en vigueur (externes telles que la réglementation, internes telles que les référentiels d'archivage et les plans de classement). Cette entité peut prendre la forme d'un système électronique. Pendant toute cette phase, le document est conservé dans des conditions telles que non seulement il est toujours lisible et intelligible, mais qu'il reste aussi crédible et fiable, c'est à dire qu'on ne peut pas le soupçonner d'avoir été altéré ou falsifié.

3. Élimination L'étape finale peut être la destruction du document, si celui-ci s'avère

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