Etude de cas Bouygues

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CAS BOUYGUES TELECOM

Analyse du témoignage d’un assistant :

L’accueil d’un nouveau salarié au sein du service Maitrise informatique du groupe B….

Killian est assistant depuis un an auprès du service Ressources humaines de la société B. Il évoque un aspect important de son travail. « Lorsqu’un collaborateur arrive dans la société, mon travail consiste à m’occuper de son installation. Je prends rendez-vous avec l’assistant ou l’assistante du département qu’il va intégrer pour mettre au point  les modalités de rencontre avec son manager. Souvent, cela se fait autour d’un petit-déjeuner, le tout  premier matin.

De mon côté, je commande au département logistique tout le mobilier dont il aura besoin pour son bureau, je demande l’attribution d’une ligne téléphonique, d’un ordinateur. Je m’occupe aussi de sa voiture de fonction, s’il y a droit, en m’adressant au garage. Il me faut également penser à sa carte de paiement d’entreprise pour ses déplacements : je la demande au service financier.

Toujours auprès de la logistique, je demande la fabrication de ses cartes de visite et de son badge qui lui permettra de circuler dans la société et de déjeuner dans les restaurants de l’entreprise. Je fais également fabriquer une plaque avec son nom qui sera apposée sur la porte de son bureau. Et, enfin, je préviens le péage de l’entrée pour qu’on le laisse passer le premier jour.

Ce premier jour, précisément, c’est moi qui l’accueille. Nos collaborateurs viennent de nombreux pays, car la mobilité géographique est importante au sein de notre groupe qui est une multinationale. Certains de ces collaborateurs ne parlent pas bien français, et il m’arrive donc de les accueillir en anglais ou même parfois en espagnol ou en arabe selon les cas. En fait, chez Bouygues, nous travaillons beaucoup par projets. Les collaborateurs peuvent être nommés sur un projet pendant six mois, un an, venir ainsi d’un autre pays, puis repartir ailleurs sur un autre projet.

Lorsque le collaborateur arrive jusqu’à moi, je fais tout pour qu’il se sente rapidement à l’aise dans notre établissement. Je lui montre son bureau qui, à ce moment-là, doit être absolument prêt, je lui remets son badge, ses clefs de voiture, sa carte de crédit. Je lui fais faire une visite des lieux dans lesquels il aura à se déplacer et en particulier du garage où est son véhicule.

Puis je l’accompagne auprès de l’assistant ou l’assistante du département où il va travailler et ensuite auprès de son chef de projet ou de son manager. C’est à ce moment-là qu’ils iront ensemble à la cafétéria pour un petit-déjeuner d’accueil et que je le laisserai.

Dans les jours qui suivent, d’autres rencontres auront lieu pour ce nouveau collaborateur, avec la direction de la société au cours de “journées d’accueil”. »

A FAIRE :

1/ Dimension organisationnelle

Les étapes de l’accueil du nouveau salarié dans le groupe B.. : complétez la liste de contrôle type ci- dessous qui pourrait être destinée à Kilian pour l’aider à bien préparer chaque accueil (vous pouvez rajouter des lignes si nécessaire)

1 /Création de la planification & du diagramme de Gantt

En vous reposant sur le témoignage ci-dessus  décomposez les différentes tâches, les rôles, les ressources et créez le diagramme de Gantt.

2/ Représentation graphique / Export

• Faite une représentation graphique sous forme de diagramme de PERT de cette même succession des tâches.
• Exportez le diagramme de PERT sous forme d’image.
• Sauvegardez-là au format JPG pour une intégration future dans le livret  d’intégration (cf. 3)

3/ Création d’un livret interactif d’accueil au format PowerPoint

Le livret d'accueil est un document remis à chaque nouvel arrivant de l’entreprise afin de lui présenter la structure du service Informatique qu'il vient d'intégrer en CDI, CDD ou en intérim. La remise de cette brochure symbolise la première étape d'intégration du salarié au sein de son entreprise. A ce titre, le livret d'accueil doit comporter différentes rubriques permettant à l'employé d'avoir à sa disposition immédiate les outils nécessaires pour s'intégrer plus facilement.

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