Les conDitions de Facturation 5.1.4et moDaLites de regLement

Les conDitions De Facturation 5.1.4et moDaLites De regLement

Deux possibilités :

le contrat d’entreprise

En règle générale, l’agence de communication événe- mentielle peut proposer à l’annonceur une prestation globale, à un prix convenu, qu’elle met en œuvre et coordonne dans sa totalité.

Dans cette hypothèse, ces prestations sont soumises au contrat d’entreprise. L’annonceur confie à l’agence le soin et la responsabilité de régler les prestataires tiers.

le contrat de mandat

Les parties peuvent également choisir de travailler sous le régime du contrat de mandat concernant les presta- taires tiers. Dans ce cas, les modalités de règlement des tiers peuvent être, selon le choix des parties, arrê- tées dans le contrat :

- soit l’agence est mandataire non payeur et l’annon- ceur règle directement le prestataire tiers sur la base des factures adressées directement par celui-ci,

- soit l’agence est mandataire payeur : les fonds sont abondés par l’annonceur sur un compte de tiers géré par l’agence qui paie le(s) prestataire(s).

Les modalités de validation des dépenses supplémen- taires non prévues initialement (ex. : augmentation du nombre de participants...) doivent être précisées et faire l’objet de devis additifs.

acomPtes 5.1.5et tva

Le versement d’acomptes

En matière événementielle, des acomptes doivent être souvent versés en amont de la prestation à des fins de réservation (location de la salle, traiteur, sonorisation, animation...).

Afin de ne pas faire supporter à l’agence la charge financière constituée par ces acomptes, l’annonceur doit respecter les modalités de paiement imposées par les prestataires tiers. Pour ce faire, l’agence doit communiquer à l’annonceur toutes les informations et documents nécessaires émis par les prestataires, et en amont du projet, un calendrier des versements des acomptes (incluant le travail de l’agence). Dans le cadre d’éventuelles négociations sur les délais de paiement avec les prestataires, l’agence doit s’efforcer

de faire valoir les contraintes comptables pesant sur l’annonceur.

L’agence et l’annonceur doivent collaborer afin :

- d’avoir un dialogue transparent sur le sujet,

- de mettre en place un échéancier, reflet des livrables

et des payables.

La récupération de la TVA

La récupération de la TVA est possible lorsque aucune prestation de voyage n’est réalisée dans le cadre de l’opération événementielle. C’est pourquoi il est utile de préciser dans le contrat que les factures transmises par l’agence doivent faire clairement ressortir la TVA récupérable par l’annonceur.

Les autres cLauses

5.1.6et De maniere non eXHaustive

Responsabilités juridiques des deux parties

Modalités de transmission des droits de propriété intellectuelle

Exclusivité, non-concurrence, confidentialité

Les parties peuvent décider, en fonction de la mission, du marché, de leurs structures, de prévoir une clause d’exclusivité au profit de l’agence, dont le champ doit être défini précisément.

Si les parties décident, en fonction de la mission, du marché, de leurs structures, de prévoir une clause de non-concurrence, elles devront définir clairement le champ de concurrence visé :

- au moment de la conclusion du contrat : information de l’annonceur de tous les contrats avec des annon- ceurs concurrents dont l’agence-conseil en communi- cation événementielle a la charge au moment de la conclusion du contrat,

- pendant la durée du contrat : engagement de n’ac- cepter, sauf accord exprès de l’annonceur, aucun contrat ou opération qui lui serait proposé par un tiers (niveau de concurrence à définir).

Concernant la confidentialité, l’annonceur et l’agence- conseil en communication événementielle ont intérêt à prévoir une clause de « confidentialité » selon laquelle l’agence et l’annonceur s’engagent à ne divulguer de part et d’autre aucune information.

(cf. 4.1.4).

Dans le cadre de ce guide de bonnes pratiques, il est recommandé aux agences-conseils en communication événementielle et à leurs clients de formaliser la relation dans un contrat écrit.

Centré sur l’optimisation économique et opérationnelle des relations entre l’annonceur et son agence événe- mentielle, le présent guide n’a pas pour objet d’abor- der l’ensemble du cadre juridique et contractuel de la collaboration. Par conséquent, ce chapitre se contente- ra de dresser la liste des clauses essentielles qui figurent généralement dans les contrats en insistant sur quelques règles spécifiques à la communication événementielle.

Dans tous les cas, c’est en amont de la collaboration, avant le commencement des travaux et l’engagement des dépenses, que les partenaires auront vérifié leur accord d’intention sur l’ensemble de ces points.

La communication du contrat de base de l’agence et/ ou de l’annonceur au moment de la phase de sélection constitue en outre une indication utile sur la manière dont le partenaire conçoit la relation.

...