Facturation Et Suivi Des règlements

Chapitre 7

Facturation et suivi des règlements

et des relances

Transversalités

Ce chapitre prépare à l’épreuve U4.1 « Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs ». Ce thème peut donner lieu à la réalisation d’une tâche pour nourrir le dossier d’examen. Le recours à l’usage d’un tableur ou d’un PGI est adapté.

Le traitement de la facturation/suivi des règlements et des relances doit être replacé dans le contexte d’un processus plus complet, et notamment la phase antérieure de prise de commande (voir module adapté du PGI).

La création de courriers réactive des notions installées dans d’autres chapitres :

A5.3-A7.1 Chapitre 1

Chapitre 2 p. 9

p. 27 Analyser et représenter l’organisation du système d’information

Mettre en place, maintenir un système de classement et d’archivage

A8 Chapitre 2

Chapitre 3 p. 25

p. 41 Créer et modéliser un document

Rédiger et diffuser des documents écrits

Situation professionnelle : Fuel29, p. 113

Cette situation professionnelle permet de plonger l’étudiant(e) dans l’univers de PME confrontées aux problèmes de facturation et de suivi des règlements clients. La principale difficulté que rencontre cette société provient de la nature de son activité qui l’amène, dans le cadre des relations avec sa clientèle, à consentir pour des raisons commerciales des différés de paiement important. Il convient donc d’accorder un grand professionnalisme à toutes ces opérations qui, si elles sont négligées, pourraient conduire l’entreprise à perdre des créances et à rencontrer des problèmes de trésorerie importants.

Réflexion, p. 113

1. Comment prévenir les problèmes de trésorerie ?

Proposition de réponse

Dans une PME, les problèmes de trésorerie sont fréquents et le propriétaire (ou gérant) se doit de prendre des décisions afin de permettre à son entreprise de ne pas connaître des situations compromettantes. Les problèmes de trésorerie proviennent de l’insuffisance des ventes, de marges trop faibles, mais également des délais de paiement, particulièrement ceux accordés aux clients. Au sein de la PME, l’assistant(e) a en charge la mise en place des outils qui vont permettre de suivre et prévenir les problèmes de trésorerie. Il lui appartient d’aider à la décision le responsable par son organisation et son suivi de la facturation et des règlements clients.

2. Pourquoi l’assistant(e) de gestion doit-il (elle) suivre l’évolution des règlements ?

Proposition de réponse

Suivre l’évolution des règlements, c’est mettre en place des outils capables de renseigner sur les règlements effectués par les clients. Ces outils doivent permettre un suivi « en temps réel » des opérations afin que le responsable de ce suivi puisse intervenir rapidement et être toujours en possession de toutes les informations sur le client concerné.

3. Est-il justifié de mettre en place une procédure de suivi des règlements clients ?

Proposition de réponse

Ces procédures conditionnent la bonne perception des créances sur les clients. Elles sont donc indispensables. Il est primordial de mettre en place des procédures qui ne laissent la place à aucun flottement et qui anticipent les différents possibles. Des courriers types doivent également être prévus à l’avance car ils sont en grande partie standard. La part variable du document n’a qu’à être complétée au cas par cas. Il est également important de connaître et mettre en œuvre les étapes plus contraignantes (mise en demeure, injonction de payer) qui peuvent obliger les clients les plus récalcitrants à honorer leur obligation contractuelle de règlement.

Mise en œuvre, p. 114

1. Établir et contrôler les factures

a. Établissez la facture de vente à partir des éléments fournis et contrôlez la facture du 08/10.

Proposition de réponse

(Voir page suivante)

• Facture correspondant à la commande du 16 août

• Facture du 8 octobre corrigée des mentions absentes

b. Établissez la facture d’avoir concernant la remise et la ristourne.

Proposition de réponse

Pour l’établissement de cette facture, il faut tenir compte de l’erreur et accorder en sus la remise :

– erreur de fuel : (0,90 – 0,75) × 1 500 = 225 € ;

– remise : 3 600 × 2 % = 72 € ;

– ristourne : (3 600 + 3 040 + 3 400 – 297 – 68) × 3 % = 290,25 €.

2. Enregistrer les opérations comptables

Enregistrez ces factures.

Proposition de réponse

• Enregistrement dans le journal des ventes

• Enregistrement dans les comptes

Grand-livre général des comptes

411 - Clients 44571 - TVA collectée

08/10/N 4 126,20 702,35 10/10/N 10/10/N 115,10 676,20 08/10/N

08/10/N 4 305,60 705,60 08/10/N

7091 - RRR Accordées 701 - Ventes de PF

10/10/N 587,25

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