Fiche E4 Recueillir des consignes de travail du manager

FICHE DESCRIPTIVE DE SITUATION DE COMMUNICATION (E4)

BTS Assistant de manager - Session 2019 -

ÉPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ÉTRANGÈRE

Fiche n°: 1

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription du candidat : XXXX

Langue vivante choisie lors de l’inscription :

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

Observée

X

Intitulé de la situation : Préparation d’une réunion de direction

Type de situation (cf. liste des 9 situations définie par le programme de l’examen p 12) :

Recueillir des consignes de travail du manager

Contrôle de la composition du dossier :

- 4 situations présentées de nature différentes                                                                                   OUI                 NON

- dont une «relative à la collaboration avec le(s) manager(s) »…………………………………….OUI                 NON

- dont deux dans un contexte de travail international mobilisant une langue étrangère……………OUI                 NON

L’ORGANISATION CONCERNÉE

Nom : AIRCOM

Adresse : ........ PARIS

Activité : Avionique

Département ou service : Formation

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Aircom est une entreprise spécialisée dans l’avionique. Les relations au sein de l’entreprise sont fortement marquées par la culture américaine. Les rapports sont directs, l’atmosphère est décontractée, ce qui n’empêche pas un rythme de travail soutenu.

Georges Ducray est le Directeur du service Formation externe. Ce service est chargé des formations qui sont vendues avec les produits Aircom sous la forme de journées de formation chez les clients par des formateurs spécialisés.

Jusqu’à présent, les formations sont des produits standards, mais à la demande de la Direction et sous la pression des clients, on envisage de créer des formations personnalisées qui correspondraient exactement aux demandes des clients.

Georges Ducray est un manager expérimenté, il est un peu autoritaire et avare de paroles. Il sait écouter ses collaborateurs et est prêt à leur accorder sa confiance. Il pratique plutôt un style de management de type participatif car il consulte souvent ses collaborateurs avant de prendre une décision ; il est donc à leur écoute.

Contexte organisationnel :

Une réunion de direction va avoir lieu au siège de Paris en présence de tous les directeurs des filiales françaises. Cette réunion va permettre de faire le point sur l’activité des services Formation sur une période de 3 ans. Ce bilan sera présenté par Georges Duray. Il permettra d’analyser l’activité actuelle du service Formation, ce qui servira de base à une éventuelle évolution de l’offre de formations.  Georges se rend au bureau de son assistant afin de lui donner différentes consignes.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication

Acteurs :

Julien Cartier, assistant de Georges Duray

Georges Duray, chef du service Formation externe

Relations entre les acteurs :

Il y a une relation hiérarchique entre le manager et son assistante (contrat de travail et lien de subordination)

Les acteurs entretiennent une relation de confiance. Julien est l’assistant de Georges depuis 4 ans (relation d’antériorité).

Canal :

Communication orale, en face-à-face

Lieu :

Le bureau de Julien Cartier, l’assistant

Temps :

5 minutes

• Enjeux,

Georges souhaite donner des consignes à Julien pour qu’il lui prépare des documents indispensables avant sa réunion de direction.

Julien doit être digne de la confiance que lui témoigne Georges. Il doit procéder à un recueil de consignes efficace afin de mener à bien les tâches que son manager va lui confier et pouvoir ainsi lui fournir les informations dont M. Duray a besoin dans les délais requis.

• Forme de la communication,

Communication interpersonnelle, interne et formelle.

• Techniques et outils de communication utilisés : Écoute active, bloc-notes