ETUDE DE LA COMMUNICATION

ETUDE DE LA COMMUNICATION

Travail :

1. Distinguez la communication informelle de celle qui est formelle en remplissant le tableau ci-dessous par des croix

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1. Quel est l’objectif de la note de service, du rapport ?

La note de service comme le rapport est un moyen de communication formel à l’intérieur d’une entreprise.

La note de service sert à une hiérarchie à informer de façon descendante, l’ensemble du personnel ou une équipe pour la réalisation d’un projet, d’un travail ou encore le respect de procédure.

Le rapport également document formel, souvent demandé par un supérieur hiérarchique ou sur initiative personnelle a pour but de clarifier le travail d’une équipe ou des destinataires. Il doit mentionner la problématique rencontrée et proposer des solutions envisagées avec un temps d’exécution défini et une simulation de la situation. Le rapport permet alors d’éviter de reproduire des problèmes.

1. Que signifie le terme « réunionnite » ?

Lorsque certaines personnes abusent des réunions et les organisent de façon intempestive, sans réellement de besoin justifié, les équipes concernées considèrent les réunions de façon négative et même inutile.

Cela devient chronophage et prend du temps sur le travail efficace.

Cela devient une manie de faire des réunions sans arrêt, et chaque réunion apparaît comme le moyen de se faire valoir hors du travail quotidien ou une pause agréable préférable au travail nécessaire. Ce terme est péjoratif pour signaler comme une maladie cet abus de réunion d’où ce terme qui fait appel au vocabulaire médical : la Réunionnite.

1. Pourquoi est-il important de fixer l’ordre du jour donné à l’avance aux participants ?

La communication interne est très importante pur s’assurer que les bons messages sont bien passés dans les équipes d’une entreprise. La réunion fait partie d’un moyen formel qui si elle est bien organisée et préparée doit permettre la créativité des individus, les échanges en vue d’amélioration de méthodes de travail et même des relations à l’intérieur d’une équipe.

De nos jours, tout le monde a une grosse charge de travail et il est donc important d’utiliser de façon optimale le temps dédié aux réunions. Il sera plus facile de cibler les problèmes et de leur apporter une résolution.

L’organisateur de la réunion doit prévoir un sujet bien précis avec un ordre du jour annoncé aux participants au moment de l’invitation à la réunion, ils pourront alors se préparer à l’avance sur les points bien spécifiques sans déborder du sujet.

D’autre part, pour les personnes les plus timides ou qui ne sont pas à l’aise avec l’exercice des réunions, le fait de connaître le sujet leur permettra de mieux surmonter l’obstacle et n’auront donc pas de crainte d’improvisation. Les managers doivent tenir compte de cet aspect psychologique pour le bon déroulement de la réunion.

1. Qu’appelle-t-on la rétention d’informations dans l’entreprise ?

La rétention d’information dans l’entreprise est le fait de ne pas diffuser le savoir et de garder les informations à leur niveau.

Ce sont les entreprises qui ne communiquent pas bien qui utilise cette rétention par peur sans doute de ne plus maîtriser cette information qui pourtant est surtout important pour la bonne marche de l’équipe.

C’est complètement différent du secret qui lui est légitime.

La rétention d’information fait qu’il n’y a pas de partage et donc peut freiner les projets et les avancées dans une entreprise. Elle va également créer des frustrations auprès des employés et donc la qualité du travail s’en ressentira.

1. Qu’est-ce qu’une newsletter interne ? Objectifs ?

La newsletter interne est une lettre d’information rédigée par un service pour annoncer des informations liées au fonctionnement d’une équipe, d’un projet, même féliciter un membre d’une équipe pour le mettre en avant. Cette lettre est envoyée par voies électroniques à une liste de destinataires bien définie.

Elle est souvent utilisée pour annoncer des chiffres, des résultats, l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans une équipe un changement de procédure, des informations importantes de fonctionnement de la DRH.

La newsletter interne peut être hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.

Le but n’est pas d’inonder d’information un employé mais de la tenir au courant d’informations dont il aura besoin dans son quotidien.

1. Que préférez-vous ? le tutoiement ou le vouvoiement ? Justifiez votre opinion en quelques lignes et en donnant éventuellement des exemples concrets

J’ai commencé ma carrière dans une grosse entreprise nationalisée dans les années 80 ou le vouvoiement était de rigueur. C’était le fonctionnement, à cette époque-là, nous ne nous posions pas de question, c’était la norme, comme à l’école ou dans la vie, les professeurs nous vouvoyaient, et au quotidien les personnes que nous ne connaissions pas nous devions les vouvoyer également. Puis mon entreprise a été rachetée 18 mois plus tard par une société Américaine, et là, le tutoiement est devenu une nouvelle façon de communiquer avec mes collègues et mes responsables hiérarchiques.

Cela n’a pas été si facile au début, les automatismes liés à mon éducation étaient bien ancrés !

Puis les années ont passé, et je peux dire aujourd’hui que je préfère le tutoiement qui donne une proximité sans pour autant manquer de respect.

Tout le monde à priori est sur un même pied d’égalité au niveau de la relation humaine même si les niveaux hiérarchiques sont différents. Je n’ai pas de ressentis négatif lorsqu’une personne plus jeune, ou quelqu’un que je ne connais pas, me tutoie. Au contraire, je trouve que la glace est brisée plus facilement et permet d’aborder les sujets de travail plus facilement sans barrière.

Il m’est arrivé de tutoyer également des clients réguliers parce que nous avions partagé des moments plus intenses lors de congrès ou de formations avec leur approbation bien sûr.

Même avec mes responsables DRH, le tutoiement était de rigueur et donc je m’y suis habituée au fil des années : Cela n’empêche pas de dire les choses tant que cela est fait avec courtoisie et intelligence.

1. Vous êtes un cadre dirigeant dans une entreprise. Vous constatez que trop d’appels personnels sont passés et de nombreux mails personnels sont écrits. Vous faites une note de service.

Si je m‘aperçois d’une déviance aux procédures de l’entreprise en tant que responsable d’un service comme un excès d’appels personnels pendant les heures de travail et même chose concernant des mails, j’ai la première solution de faire un mail de communication à mon équipe directement pour repréciser les règles à tout le monde ou bien je passe par la DRH qui fera une communication générale à l’ensemble de employés pour rappeler les bonnes règles. Je choisis dans un premier temps de faire une note de service que j’enverrai par mail en fichier joint :

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