La gestion des dossiers du personnel

La gestion des dossiers du personnel

La gestion des dossiers du personnel implique l’utilisation de nombreuses données que l’on peut qualifier de sensibles, puisqu’elles touchent à l’individu en tant que personne et pas seulement en tant que salarié.

Des règles éthiques et juridiques s’appliquent à la gestion de ces données dans un système de plus en plus automatisé.

LES DOSSIERS DU PERSONNEL (GRAND TITRE)

L’employeur doit disposer de renseignements relatifs aux membres du personnel, à leur carrière et à leur suivi.

Les dossiers du personnel doivent être mis à jour régulièrement ; ils sont organisés en fonction de leur contenu.

Le dossier général (sous titre)

Il comprend les documents relatifs à l’ensemble des salariés :

• Les documents adressés aux différents organismes : déclarations sociales ou fiscales, registres, etc. ;
• Les travaux relatifs au recrutement par l’entreprise : annonces, entretiens, tests, etc. ;
• Les documents d’embauche : déclarations obligatoires, par exemple ;
• Le suivi des congés : plannings, documentation sur la comptabilisation des droits, etc. ;
• Les documents relatifs à la préparation et au déroulement des élections professionnelles (dans les entreprises de plus de 11 salariés) ;
• Les registres du personnel, des accidents du travail bénins et le registre unique de sécurité.

Les dossiers individuels (sous titre)

Le dossier individuel n’est pas obligatoire, mais il est vivement conseillé de le constituer. Il retrace la vie professionnelle du salarié. Les documents considérés comme discriminants sont interdits.

Le dossier « personnel » de l’employé

Il comprend les documents ou données relatives à :

• L’identité du salarié et sa situation familiale : par exemple, la photocopie de sa carte d’identité et de sa carte d’assuré social, les changements d’adresse successifs ou les modifications de situation, le nombre d’enfants, etc.
• La formation du salarié : son curriculum vitae, les certificats de travail précédents, les diplômes, etc.

Le dossier « carrière » de l’employé

Il retrace l’évolution de la carrière de l’employé dans l’entreprise. Il contient :

• Les contrats de travail et avenants (modification du contrat) et courriers échangés à cette occasion ;
• Les formations successives suivies par le salarié dans le cadre de l’entreprise ;
• Les évaluations du salarié réalisées chaque année.

Le dossier « suivi » de l’employé

Il rassemble les informations concernant :

• Les absences : arrêts de travail ou maladie, fiches d’aptitudes médicales, demandes de congé, etc.
• Le double des bulletins de paie et les feuilles de présence ;
• Les sanctions : lettres d’avertissement, réponses du salarié, convocations, etc.

LE SYSTÈME DE STOCKAGE ET DE CONSULTATION DES DONNÉES RELATIVES AU PERSONNEL (grand titre)

Il peut s’agir bien sûr de dossiers matérialisés pour les documents sur support papier.

La dématérialisation à l’aide d’une solution de GED permet de rationaliser le processus de gestion de ces données.

Les apports de l’informatisation (sous titre)

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