Les obligations comptables des entreprises commerciales

DISSERTATION : « Les obligations comptables des entreprises commerciales »

Les commerçants connaissent plusieurs obligations relatives à leur activité et statut. La première qui pèse sur eux se situe au point de départ de leur activité commerciale, c’est l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Les autres obligations de nature fiscale, comptable et juridique se manifestent pendant tout le temps où s’exerce leur activité et découlent de l’inscription au RCS.

C’est autres obligations sont nombreuses et variées et pèsent sur le commerçant tant qu’il exerce son activité.

Parmi elles, l’obligation comptable est une obligation très ancienne. Si les entreprises commerciales doivent tenir une comptabilité c’est que depuis longtemps cela les distingue des entreprises civiles qui n’étaient pas soumises à l’obligation d’en tenir une. Dans le code de 1807, les documents comptables se réduisaient a quelques livres de commerce et servaient de documents de preuve, la réglementation de la forme permettait la garantie de la valeur.

Aujourd'hui ces obligations sont définies aux articles L123-12 et suivants et R123-238 du code de commerce. Ils font obligation aux commerçants d’établir des documents comptables, que les commerçants soient personnes physiques ou morales. L’établissement de ces documents fait donc l’objet de principes, le droit comptable. Ces documents sont des instruments irremplaçables de gestion, information et contrôle qui peuvent servir a des fins d’intérêt privé tout comme d’intérêt public.  

La comptabilité est « une technique qui permet d’enregistrer en unités monétaires les mouvements de valeurs qui affectent continument le patrimoine de l‘entreprise ainsi que de déterminer les résultats globaux de son exploitation au cours d’une période définie ».

Ces textes pose le principe obligeant toutes les entreprises a tenir une comptabilité, ils définissent les contraintes qui découlent de cette obligation et notamment les documents qui doivent être tenus. Cet enregistrement se fait donc à travers divers documents établis au jour le jour, on parle de livres comptables (livre-journal, grand-livre), ou il se fait annuellement et on parlera de comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe). Ces documents permettent d’avoir une vision claire et exacte de l’entreprise, a comptabilité générale permet alors au commerçant individuel et aux dirigeants de société commerciale de connaître la situation économique et financière de l’entreprise. Elle donne aussi un recul dont on ne dispose pas dans le quotidien, recul nécessaire quant à l’analyse de l’entreprise, aide a la prise de décisions futures au vu de l’évaluation de la rentabilité de l’entreprise. C’est donc un instrument de gestion utile et nécessaire quant à la vie de l’entreprise.

De plus, elle sert à informer tous les membres de l’entreprise, ceux qui en font partie comme les actionnaires qui apportent leurs capitaux à l’entreprise, les salaires qui contribuent à la prospérité de l’entreprise mais peuvent en souffrir en cas de déchéance de l’entreprise, les fournisseurs et banquiers qui se renseigne sur la solvabilité de l’entreprise dans leurs missions afin de traiter avec elle, et le fisc qui traite et contrôle les opérations.

A l’origine ces sources étaient essentiellement nationales, elles étaient énormément dispersées et fragmentées. Aujourd'hui avec l’influence du droit communautaire et des pratiques comptables internationales elles se sont adaptées aux exigences d’ouverture et sont soumises aux directives et ordonnances européennes. Les articles L123-12 à L123-28 encadre le sujet concernant les obligations comptables et les codifie.  

Quelles sont les obligations que doivent tenir les entreprises commerciales concernant leur comptabilité ?

Nous allons voir en quoi le code de commerce aux articles L123-12 à L123-28 renforce et diversifie l’obligation faite aux commerçants concernant leur comptabilité (I) puis nous verrons que l’entreprise est soumise a des principes d’obligation comptable (II).

1. Renforcement et diversité des obligations codifiées faites aux commerçants concernant leur comptabilité

L’obligation faite aux commerçants de tenir des documents comptables (A) peut être assouplie en fonction du commerçant (B).

1. L’obligation de tenir des documents comptables

Le code de commerce aux articles L123-12 et suivants impose aux entreprises commerciales la tenue d’un certain nombre de documents. Tous les commerçants quelque soit leur régime fiscal, taille ou personnalité juridique sont tenus en principe d’établir des documents comptables sous peine de sanctions.

Tous les commerçants sont donc soumis a l’obligation de tenir deux sortes de documents comptables, les livres comptables et les comptes annuels.

Il y a essentiellement trois livres comptables obligatoires, le livre-journal, le grand livre et le livre d’inventaire.

Tout d’abord, le livre journal enregistre les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise opération par opération et jour par jour « sans rature ni surcharge ». L’entreprise doit quotidiennement enregistrer dans l’ordre chronologique tous les mouvements affectant son patrimoine sans qualifier l’opération. L’enregistrement peut se faire de manière dématérialisée à condition que l’outil informatique soit conforme aux exigences de l’administration fiscale. Il doit indiquer l’origine, le contenu, les caractéristiques de chaque opération et les références de la pièce justificative qui l’appuie.

Ensuite, le grand-livre regroupe l’ensemble des comptes de l’entreprise ou les mêmes opérations font l’objet d’un enregistrement de sorte qu’il y ait une égalité entre les totaux des écritures du livre-journal et ceux du grand-livre.  Il reprend les écritures du livre-journal en les égalisant selon la nomenclature du plan comptable général (PCG). Le PCG est une systématisation des écritures comptables réglementée qui permet de faire une présentation analytique des opérations en les regroupant par catégorie. C’est donc un moyen d’organiser de manière normalisée et uniforme les différents postes de ressources de l’entreprise de sorte que toutes les personnes qui sont amenées à les consulter sachent ou chercher les informations.

Enfin, le livre d’inventaire est régit par l’article L123-12 alinéa 2 du code de commerce qui précise que l’entreprise doit contrôler par inventaire au mois une fois tous les 12 mois l’existence et la valeur des éléments d’actif et de passif du patrimoine de l’entreprise. C’est donc un récapitulatif chaque année après évaluation de tous les éléments de l’entreprise, aussi bien au passif qu’à l’actif avec les quantités et valeurs fixées à la date de l’inventaire.

La tenue de ces trois livres est obligatoire pour l’entreprise mais il ne lui est pas interdit d’en tenir d’autres appelés livres auxiliaires. Selon l’article L123-2 du code de commerce ces trois livres doivent être établis en euros et langue française. Le livre-journal et le livre d’inventaire sont sans frais cotés et paraphés par le greffier du tribunal de commerce. Les documents informatiques peuvent les remplacer seulement si ils sont identifiés, numérotés et datés par des moyens garantissant avec efficacité la preuve.

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