Fiche descriptive gestion de la PME GRCF

NOM et prénom du candidat

OBERT Alicia

Numéro de candidat

Fiche d’analyse de situation professionnelle

XGRCF

€Communication orale

€Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

N°__1___

Modalité de réalisation

€Avant la formation

€Pendant la formation en établissement

X Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

Date

20.05.19 - 28.06.19

Condition de réalisation

X En autonomie

X Accompagnée

X En observation

Activités concernées

€  Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

€Activité1.2Administration des ventes de la PME

€Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

€  Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

X Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

€  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

La réception de marchandises chez JOST : de la livraison à l’enregistrement dans le système de l’entreprise

Lieu, période et durée de réalisation  

Service administratif et commerciale de l’entreprise.

Durée du travail variable en fonction du nombre de livraison

Cadre de la Situation professionnelle

Travail effectué chez Jost en stage de 6 semaines.

L’entreprise ayant de nombreux fournisseurs et passant de nombreuses commandes on m’a demandé d’éditer les bons de réception de marchandises depuis le PGI de l’entreprise.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Réception et enregistrement de marchandises avec le PGI de l’entreprise

Acteurs et relation entre les acteurs

Philippe le responsable de l’entrepôt et moi

Objectif

Enregistrer toutes les livraisons reçues dans la journée.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

L'entreprise JOST travaille avec de nombreux fournisseurs, les réceptions se passent globalement de la même manière. La marchandise est réceptionnée à l'entrepôt principal la personne en charge récupère le bon de livraison et me le transmet. Il y a de nombreux fournisseurs différents et de nombreuses livraisons, en général on compte minimum 3 livraisons par jour. Le traitement des bons de livraison et l'édition de bon de réception est donc l'une des tâches que j'ai le plus effectué lors de mon stage.

Pour éditer les bons de réception j’ai eu le droit à une courte démonstration puis à un essai accompagné, je m’appuie également sur les commandes passées.

Ressources à disposition

PGI de l’entreprise et les bons de livraisons, un ordinateur, les bons de livraisons et l’historique des commandes passées par l’entreprise.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Utilisation du PGI (point soft) de l’entreprise notamment la fonction qui permet de transformer une commande en bon de réception.

Productions réalisées

Bon de réception de marchandise

Ecrits professionnels produits

/

Oraux professionnels

/

ANALYSE

Analyse de la situation

Les marchandises sont d'abord réceptionnées à l’entrepôt, les personnes présentes réceptionnent le bon de livraison et me le transmette.

Pour valider la réception je dois retrouver la commande dans le PGI, pour se faire je recherche soit directement avec le numéro de la commande soit avec le nom du fournisseur. Une fois sur la commande je sélectionne la transformation en bon de réception, je dois ensuite vérifier les quantités qu'on a commandées et celles qui nous sont livrées, cette partie était plus complexe car certains fournisseurs n’avaient pas les mêmes mesures que nous en quantités. Par exemple nous fonctionnons à la pièce mais un fournisseur peut fonctionner à la palette ou par lot il fallait donc faire la conversion pour vérifier que la quantité correspondait et de même avec le prix.

La difficulté dans cette activité fut de faire la conversion des quantités qui diffère selon les fournisseurs ainsi que la conversion du prix.

Par exemple : Lorsque nous achetons des boulons le fournisseur fonctionne par lot tandis que nous dans notre logiciel les produits est inscrit à la pièce. Le prix et les quantités ne sont donc pas les mêmes sur notre commande et sur le bon de livraison reçu il fallait faire les calculs nécessaires pour vérifier qu'au final les quantités et le prix correspondent.

En cas d’erreur de quantités ou de prix, le code 311 était à inscrire sur le bon numérique, il était alors considéré comme erroné et transférer dans un fichier à part, Patricia la directrice commerciale vérifiait alors si l’erreur venait de l’entreprise ou du fournisseur.

Lorsque la livraison d’une commande n’est pas complète on sélectionne seulement les articles reçus et on généré un reliquat pour le reste.

Contribution de la situation professionnelle à la professionnalisation

J'ai appris à voir une livraison du point de vue du fournisseur, j'ai appris à comprendre son fonctionnement pour pouvoir faire les calculs nécessaires. J'ai appris à utiliser le PGI de l'entreprise dans la fonction bon de réception.